De bewaarplicht van uw boekhouding is dus in feite 5 jaar. Na deze 5 jaar kan de Belastingdienst geen naheffing meer vorderen. En deze papieren, zoals jaaropgaven en loonstroken, kunt u dan gerust wegdoen. Voor alle overige documenten in uw administratie dient u zelf te bepalen voor hoe lang u het wilt bewaren.
Als uw boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat u na 31 december 2019 uw administratie over 2012 en eerdere jaren mag weggooien. Als u bepaalde documenten nog nodig hebt, bijvoorbeeld contracten, pensioen- en lijfrentepolissen, moet u deze echter nog wel bewaren.
Nadat de wettelijke bewaartermijn voor u is verstreken, mag u de basisgegevens van uw administratie opruimen, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie, de kasadministratie, de voorraadadministratie en de gegevens die hieraan ten grondslag ...
Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Financiële administratie is het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van een onderneming en het afleggen van verantwoording daarover.
Maar wat moet je nu eigenlijk bewaren en voor hoe lang? Bewaar alleen documenten die een bewijsfunctie hebben of informatie bevatten die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen. Van alle overige papieren kun je met een gerust hart afscheid nemen.
Als particulier heb je geen wettelijke bewaartermijn voor bankafschriften. Je bent niet verplicht om ze te bewaren. Toch is het wel verstandig om je bankafschriften minimaal 5 jaar te bewaren.
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren.
U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
Wat kunt u nu opruimen? U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.
De fiscale bewaarplicht stelt ondernemers verplicht om bijvoorbeeld de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren. Zodanig, dat inspecteurs van de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren.
Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Facturen en betalingsbewijzen
Vijf jaar na het overlijden vervalt dat. Hetzelfde geldt voor documenten die met de woning te maken hebben: onderhouds - en renovatiewerken. Er geldt een garantie van tien jaar op werken uitgevoerd aan een woning.
Leveranciers van rittenregistratiesystemen mogen de gegevens dus maar maximaal 2 jaar bewaren. Dit is 2 jaar na de gereden rit, en niet 2 jaar na einde boekjaar. Daarna moeten gegevens automatisch verwijderd worden.
U bent verplicht informatie te geven als wij daarom vragen. Daarbij gaat het alleen om informatie die van belang kan zijn voor uw eigen belastingheffing. Hebt u bijvoorbeeld nog bankafschriften en bonnetjes? Dan moet u het mogelijk maken dat wij deze inzien.
Fysieke beveiliging van documenten
Er zijn maar genoeg documenten zoals belangrijke contracten die geprint en getekend fysiek bewaard moeten worden. Om te voorkomen dat deze documenten gestolen kunnen worden, kun je deze het beste opbergen in een kluis, en deze kluis vervolgens in een brandwerende kast.
Bij andere officiële papieren, zoals jaarrekeningen van gas, water en licht, salarisstrookjes, huurovereenkomsten of verzekeringen, is twee jaar voldoende.
De akte blijft eeuwig bewaard. Als de notaris stopt, dan wordt zijn protocol (dossier met akten) overgenomen door een andere notaris (zijn opvolger).
Bij de meeste banken zijn digitale afschriften maar een beperkte tijd online te raadplegen en downloaden; 15 maanden is daarbij een gangbare periode. Dat betekent dus dat je digitale bankafschriften tijdig moet opvragen en thuis digitaal moet opslaan.
Als uw WW-uitkering stopt, moet u de documenten die met uw uitkering te maken hebben altijd 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u namelijk verplicht om documenten aan ons te laten zien. Dat geldt bijvoorbeeld voor loonstroken, sollicitatiebrieven en arbeidsovereenkomsten.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 7 jaren (of de 7 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Alle ondernemers in Nederland zijn wettelijk verplicht zeven jaar lang de administratie van hun bedrijf te bewaren.
E-mail Archiving
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereisten als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Bewaartermijn nodig voor controle Nederlandse Arbeidsinspectie. De werkgever is dus verplicht om de arbeids- en rusttijdenregistratie minstens 52 weken te bewaren. Die termijn van 52 weken begint te lopen vanaf het moment waarop de geregistreerde arbeids- en rusttijden plaatsvinden.