Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Laat wat ruimte over om tijdens de vergadering notities te maken voor elk onderwerp. Geef punten met prioriteit aan of voeg toe hoe lang elk punt besproken moet worden. Bedenk hoe je de vergaderagenda gaat gebruiken en voeg kenmerken toe op basis van je behoeften.
De agenda is een lijst met onderwerpen die aan de orde komen in een vergadering. Meestal staan de belangrijkste zaken bovenaan.
De variabele agendapunten: dit zijn de inhoudelijke punten die uniek zijn voor elke vergadering. De ideale voorzitter leidt elk agendapunt afzonderlijk in, en vat aan het einde van het agendapunt samen wat de vergadering heeft besproken en besloten. Dat vergemakkelijkt het werk van de notulist.
Ook is het verstandig enkele punten vast op de agenda te zetten. Denk daarbij aan onderwerpen als ziekteverzuim, verloop, mededelingen, resultaten van de organisatie, arbo, rondvraag e.d. Deze tips zijn niet meer dan tips. Pas de inhoud en vorm van het werkoverleg dus aan, aan de situatie in uw bedrijf.
Google Agenda
Het is de meest voor de hand liggende keuze omdat deze app standaard geïnstalleerd is op alle Android-toestellen en ook beschikbaar is in de App-Store. Hij heeft alles wat je nodig hebt om je gezinsleven te organiseren.
De voorzitter start de vergadering altijd met de vraag of iedereen het eens is met de agenda. Op dit moment kunnen er punten aan de agenda worden toegevoegd of de volgorde kan worden gewijzigd. Voorafgaand of bij aanvang van de vergadering wordt afgesproken wie de notulen maakt.
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen.
Google Agenda
Deze populaire agenda tool heeft miljoenen gebruikers, en dat is niet voor niets. Deze agenda app van Google is voor zowel iOS als Android beschikbaar. De app kenmerkt zich door zijn eenvoud en de gebruiksvriendelijke interface.
Google Agenda is een van de meest gebruikte werkrooster-apps, vooral onder Gmail-gebruikers. Deze gratis app is beschikbaar voor Android, iOS en desktop. Google Agenda, boordevol eenvoudige maar productieve functies, vereenvoudigt uw dagelijkse planning en laat u toe vergaderingen met anderen te plannen.
Een goede planning biedt structuur en richting aan je dagelijkse activiteiten. Hieronder lees je enkele redenen waarom plannen zo belangrijk is: Efficiëntie: Een goed doordacht plan stelt je in staat om je tijd optimaal te benutten. Zo voorkom je dubbel werk en het helpt je om onnodige omwegen te vermijden.
Het verschil met een agenda is dat je in dit boekje niet het huiswerk noteert, maar opschrijft wanneer je het huiswerk gaat maken. In dit boekje plan je dus wat je gaat doen. Je kunt als planningsboekje een goedkope agenda gebruiken of er zelf één maken van een notitieboekje.
Een agendavoorstel is een onderwerpenlijst met de te bespreken onderwerpen voor een vergadering. De vergaderagenda wordt opgesteld en rondgestuurd onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.
Werkoverleg bestaat uit regelmatig overleg over het werk op een afdeling tussen leidinggevende en werknemers. Dergelijk overleg heeft onder meer tot doel ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren en het werkproces te verbeteren.
Zorg dat een teamoverleg niet verzandt in een vaste agenda en vaste rituelen, maar beperk het in de tijd en maak het inhoudelijk relevant. En vermijd clichématige onderdelen als notulen schrijven en een rondvraag.
Werkoverleg is van belang om informatie te kunnen uitwisselen en om besluiten te kunnen nemen. De communicatie tijdens het werkoverleg moet tweezijdig zijn, dat wil zeggen dat de leidinggevende zich bij de besluitvorming door de medewerkers laat beïnvloeden.
De actie- en besluitenlijst zijn twee verschillende documenten die van onschatbare waarde zijn bij het effectief organiseren en beheren van vergaderingen. Deze documenten helpen bij het vastleggen van belangrijke taken, acties en genomen beslissingen tijdens vergaderingen.
In de praktijk gebeurt dit op twee manieren. Een van de opties is dat de notulen worden vastgesteld en ondertekend door de voorzitter desgewenst in samenspraak met de secretaris/notulist. Een andere optie is om de notulen vast te stellen in de volgende vergadering.