Er komt een grote wijziging aan voor het bedrijfsleven in Nederland: per 1 januari 2022 verdwijnt het fenomeen van de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen dan niet zomaar meer een vaste reiskostenvergoeding aan hun medewerkers aanbieden, maar alleen daadwerkelijk gemaakte reizen mogen onbelast vergoed worden.
Je mag voor reiskosten maximaal 19 cent per kilometer vergoeden, zonder dat je hierover belasting betaalt. Het maakt daarbij niet uit welk vervoermiddel wordt gebruikt door je werknemer. Betaal je meer dan 19 cent per kilometer? Dan moet je over het meerdere wel loonheffingen betalen.
Omzendbrief nr. 705 van 23 juni 2022 stelt het bedrag van de kilometervergoeding vast op 0,4170 euro voor de periode van 1 juli 2022 tot 30 juni 2023.
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
De reiskostenvergoeding mag voor ten hoogste 129 dagen (3 / 5 x 214 dagen) worden berekend. Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,19 (vrijgesteld bedrag per km) x 129 dagen = € 490,20 per jaar = € 40,85 per maand.
Je kunt met deze gegevens op de volgende manier je kilometervergoeding berekenen: Vermenigvuldig de vergoeding per kilometer met het aantal kilometer dat je op een werkdag reist: € 0,19 x 22 = € 4,18.
U heeft recht op de reiskostenvergoeding die in uw contract, cao of bedrijfsregels staat. Staat hier niets over in? Dan is uw werkgever niet verplicht om uw reiskosten te vergoeden. U kunt hier wel over onderhandelen.
Vanaf 1 januari mogen werkgevers aan hun personeel niet 19 cent, maar 21 cent per kilometer belastingvrij uitbetalen. In 2024 stijgt dit bedrag naar 23 cent. Daarmee geeft het kabinet gehoor aan de wens van de Tweede Kamer.
Uw reistijd tussen huis en werk (en terug) telt niet als werktijd. Behalve als u activiteiten uitvoert in opdracht van uw werkgever.
In het algemeen kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) met deze formule: afstand enkele reis x het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze afstand aflegt in een jaar x de vergoeding (waarvan dus € 0,19 per kilometer onbelast is).
Forfaitaire kilometervergoeding
De nieuwe forfaitaire, maximale kilometervergoeding hiervoor bedraagt sinds 1 juli 2021 0,3707 euro per kilometer. Aangezien het om een compensatie voor kosten gaat, is de vergoeding niet onderworpen aan RSZ-bijdragen en belastingen.
De vaste vergoeding voor woon-werkverkeer wordt berekend op basis van de overeengekomen vergoeding per gereisde kilometer (meestal € 0,19 per km), uw woon-werk afstand en een standaard van 214 werkdagen per jaar. 214 werkdagen is het aantal werkdagen wanneer u fulltime werkt.
Wanneer je gebruik maakt van het openbaar vervoer en hiermee minimaal een afstand aflegt van 5 km dan heb je recht op de wettelijke kilometervergoeding. Als je je eigen vervoer, zoals je auto, neemt in plaats van het openbaar vervoer dan is niks meer verplicht voor de werkgever.
Sinds 1 juli 2022 is het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding terug gebracht naar € 0,4170/km en blijft geldig tot 30 juni 2023.
Als er afspraken over reiskosten staan in je cao of arbeidsovereenkomst, heb je er recht op. Je krijgt dan een vaste vergoeding per kilometer van je huis naar je werk en weer terug. Dit noemen we woon-werkverkeer en valt onder het zakelijk reizen.
Autokosten aftrekbaar
Als je met een auto op naam van de zaak rijdt, zijn alle reiskosten aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Hieronder vallen benzine, verzekeringen, onderhoud, parkeren, wasstraat etc. Deze kosten trek je af onder 'overige bedrijfskosten'. Ook de btw van deze kosten mag je terugvragen.
Wanneer douchen en omkleden verplicht is voor de werknemer, bijvoorbeeld omdat het noodzakelijk is in het kader van goed arbobeleid – de werknemer werkt bijvoorbeeld met gevaarlijke stoffen – dan zal douchen en omkleden tot de arbeidstijd horen.
Hieronder staan de voorwaarden: 1. Het eerste halfjaar van een uitkering is een reistijd van maximaal twee uur per dag geoorloofd 2.Na dat halve jaar mag een uitkeringsinstantie vragen om werk te accepteren dat maximaal 3 uur reizen per dag vergt.
Belastingvrij kan je werkgever je voor woon-werkverkeer en dienstreizen € 0,19 per kilometer geven, ongeacht het vervoermiddel. Dit geldt alleen wanneer je geen auto of ov-kaart van de zaak hebt. Die € 0,19 is alleen een grens voor de Belastingdienst. Je werkgever mag je zoveel meer geven als hij of zij maar wil.
Bij het factureren van je reiskosten aan je werkgever of opdrachtgever, ga je uit van een vaste prijs per kilometer en dat is vaak 19 cent per kilometer. Verbruikt je auto 6,7 l/100 kilometer (dat is 1 op 14,9), dan is die vergoeding genoeg om de brandstofkosten te betalen.
0,33 euro per km
Je kunt zelf makkelijk berekenen hoeveel jouw wagen jou kost. Traject hanteert een gemiddelde kost van 33 cent per kilometer. Dat bedrag omvat alle kosten: aankoop, verzekering, brandstof, onderhoudskosten… Voor een snelle berekening vermenigvuldig je dus het aantal afgelegde kilometers met 0,33.
Daarom gebruiken de meeste werkgevers in de praktijk de forfaitaire kilometervergoeding: een vast bedrag dat ze aan werkgevers betalen per gereden kilometer. Die vergoeding dekt normaal de meeste kosten geassocieerd met het voertuig, zoals onderhoud, afschrijving en brandstof.
De tussenkomst van de werkgever is verplicht wanneer de afgelegde afstand minstens 5 kilometer bedraagt, te rekenen vanaf de vertrekhalte (art. 4 van de cao nr. 19/9 van 23 april 2019).
Voor de berekening van de tegemoetkoming voor uw reiskosten is de reisafstand tussen uw woning en uw werklocatie belangrijk. Er wordt uitgegaan van de enkele reisafstand in kilometers. Voor vervoer per auto of motor wordt uitgegaan van de snelste route. Voor vervoer per fiets en brommer geldt de kortste route.
Een auto die op diesel rijdt, verbruikt gemiddeld €0,063 per kilometer, een auto die op benzine rijdt zelfs €0,076 per kilometer. Na de elektrische auto is een auto op LPG het goedkoopst, met €0,031 per kilometer.