Wat is een archiefstuk? Kort gezegd een informatieobject met informatie over mensen, organisaties, gebeurtenissen, objecten, geld en andere middelen en natuurlijk ook over informatie (metadata).
Een archiefstuk kan bijvoorbeeld de vorm hebben van een Word-document of PDF, maar ook een e-mail, video of (digitale) foto, een database, chatberichten zoals Whatsapp-berichten, Excel-spreadsheet met formules of rekenregels.
Een archief is een plek waar mensen feiten, gegevens en bewijsmateriaal uit de eerste hand kunnen verzamelen, afkomstig uit brieven, rapporten, notities, memo's, foto's en andere primaire bronnen .
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
archief (zn): bibliotheek(en) collection of records., boekenkast.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien.
Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
Bibliotheken bieden toegang tot gepubliceerde materialen zoals boeken, partituren, gepubliceerde opnames, films, enz. Archieven bevatten unieke en zeldzame materialen zoals manuscripten, veldopnames, foto's en meer.
Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
Een archief of een verzameling archiefstukken wordt doorgaans geordend in archiefcentra, mogelijk onder speciale veiligheidsomstandigheden en omgevingscontroles. Deze worden echter vaak niet als archief beschouwd als de archiefstukken actief of semi-actief zijn .
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Archiefstukken of manuscripten kunnen bestaan uit zakelijke en persoonlijke correspondentie, dagboeken en tijdschriften, juridische en financiële documenten, foto's, kaarten, architectonische tekeningen, muziekmanuscripten, gedrukte muziek, objecten en artefacten, films, geluidsopnamen, literaire werken en digitale media.
Archieven zijn handig als u terug moet naar een bepaalde versie van uw bestanden, of als u een bestand van uw werkstation wilt verwijderen en later wilt ophalen, indien nodig . U wilt bijvoorbeeld spreadsheets opslaan voor belastingdoeleinden, maar omdat u ze niet gebruikt, wilt u ze niet op uw werkstation laten staan.
Een archief kan bestaan uit agenda's en notulen, dossiers, brieven, akten, kaarten, tekeningen, foto's en nog veel meer.
Archieven worden over het algemeen gedefinieerd als een verzameling documenten of records, vaak historisch, die informatie verschaffen over een individu, plaats, instelling, bedrijf, organisatie of groep mensen. Speciale collecties verwijzen naar elke samenhangende verzameling onderzoeksmaterialen die door oorsprong of door een thematische focus met elkaar verbonden zijn.
De betekenis van 'Archief' is volgens het Woordenboek der Nederlandse Taal (WNT): “De verzameling van geschreven stukken, oorkonden, akten, bescheiden enz., tot het bestuur van staat, gewest of gemeente, tot eene instelling of vereeniging, tot den werkkring van een openbaar ambtenaar, of tot een geslacht behoorende, ...
Een groot verschil tussen een archivaris en een bibliothecaris is de hoeveelheid interactie die ze hebben met het publiek . Omdat archivarissen werken met documenten en archieven, en het grootste deel van hun tijd besteden aan het verwerken en bewaren van deze archieven, hebben mensen in deze rol zelden of nooit interactie met de klanten van hun instellingen.
Gegevens worden gearchiveerd, wanneer deze niet meer direct nodig zijn, maar ze niet weggedaan kunnen worden. Vaak wordt een archief gezien als een soort geheugen van interessante zaken en documenten. Vanuit een goede bedrijfsvoering is een goed archief onmisbaar.
Om te beginnen: Evalueer de digitale records die u hebt, of waarschijnlijk zult ontvangen, om formaten en potentiële volumes te identificeren . Identificeer records die op verwijderbare opslagmedia (zoals geheugensticks of floppydisks) worden bewaard met het oog op het overbrengen ervan naar een veiligere opslagomgeving, zoals een server.
Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
moeten documenten bewaren die nodig zijn om uit te leggen waarom zij bepaalde besluiten hebben genomen. Bijvoorbeeld aan Kamerleden, journalisten of actiegroepen. houden er rekening mee dat mensen aan documenten later nog bepaalde rechten kunnen ontlenen.
Data-archivering is de praktijk van het identificeren van data die niet langer actief is en het verplaatsen ervan uit productiesystemen naar langetermijnopslagsystemen . Archiefdata wordt opgeslagen zodat het op elk gewenst moment weer in gebruik kan worden genomen.