De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
De Archiefwet 1995 geldt voor: overheidsorganen, rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld of publiekelijke rechtspersonen met enig openbaar bevoegd gezag. overheidsorganen die buiten de Algemene wet bestuursrecht vallen, zoals de rechterlijke macht en de Staten Generaal.
e. Archiefwaardig document: een document dat een rol speelt bij de uitvoering van een werkproces. Die rol kan worden gespeeld in het kader van: – Bedrijfsvoering: informatie is één van de productiefactoren in een organisatie en onmisbaar voor management- en procesondersteuning en bron voor kennismanagement.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. (artikelen 27 tot en met 46 en de overgangs- en slotbepalingen).
Kerkelijke archieven (ca 25) beheren archieven van diverse kerkelijke instellingen. Audiovisuele archieven (ca 20) beheren archieven van audiovisuele collecties, vaak onderdeel van Regionale historische centra. Polder en waterschapsarchieven (ca. 15) beheren archieven van Hoogheemraadschappen, waterschappen en polders.
Informatie- en archiefbeheer houdt zich bezig met het bewaren en ontsluiten van overheidsinformatie. Archiefbeheer vindt natuurlijk al heel lang plaats. Maar nu steeds meer overheidsinformatie digitaal is, vraagt ook het bewaren van niet-gearchiveerde informatie om specialistische aandacht.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels. De wettelijke garantietermijn bedraagt namelijk minimaal 2 jaar. facturen en bewijs van betaling voor nutsvoorzieningen. Het gaat vooral over de facturen van gas, water, elektriciteit, telefoon en gsm, internet, teledistributie.
Houdt er rekening mee dat u de administratie van de overledene minimaal vijf jaar dient te bewaren. Indien u daar behoefte aan heeft, vraag dan rouwbegeleiding aan.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 7 jaren (of de 7 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
Geboorteakten zijn openbaar vanaf 100 jaar na geboorte van de persoon. Overlijdensakten zijn openbaar vanaf 50 jaar na overlijden van de persoon. Huwelijksakten zijn openbaar vanaf 75 jaar na voltrekking van huwelijk van de personen.
Archiveren is het zodanig beheren en bewaren van informatie, dat deze nu en ook later bruikbaar is voor andere doelen.
Vaak staat in je OER beschreven hoe lang de school je toets- en examenresultaten bewaart. Gemiddeld is dat zo'n 18 maanden na het behalen van het diploma. Je diploma moet de school op basis van de archiefwet 50 jaar bewaren.
Bewaar het materiaal steeds in hun doos. Zorg dat de dozen vrij van vuil en stof blijven. Stapel nooit optische schijven op elkaar of verpak ze niet samen en vermijd dat ze tegen elkaar kunnen leunen.
Een selectielijst beschrijft de archiefbescheiden van een overheidsorgaan. In een selectielijst geeft u aan of de bescheiden voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Bij archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd.
De Vlaamse overheid raadt aan om je uittreksels vijf jaar bij te houden. Tegenwoordig worden bankafschriften meestal digitaal aangeboden en dit gedurende 10 jaar. Wil je je documenten langer bewaren, dan kan je ze best downloaden en op een veilige plek bewaren of afdrukken.
Uw administratie bestaat uit alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of op een digitale manier. U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren.
Fysieke beveiliging van documenten
Er zijn maar genoeg documenten zoals belangrijke contracten die geprint en getekend fysiek bewaard moeten worden. Om te voorkomen dat deze documenten gestolen kunnen worden, kun je deze het beste opbergen in een kluis, en deze kluis vervolgens in een brandwerende kast.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
Wettelijke bewaarplicht
Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.
E-mail Archiving
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereisten als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Zodra je data hebt gearchiveerd kun je deze data beheren zodat je het later voor andere doeleinden kunt gebruiken. Deze bestanden kunnen later erg waardevol voor jou zijn. Door deze informatie goed te organiseren en structureren kun je alles later op een eenvoudige manier efficiënt terug vinden.
Archiefbescheiden, wat zijn dat? Volgens de Archiefwet art. 1 zijn archiefbescheiden “bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten”. Iedereen heeft wel ongeveer een beeld van wat archiefbescheiden zijn.
Kaders vastgelegd in Archiefwet
De Archiefwet stelt kaders voor het informatiebeheer in Nederland en moet hiermee ook richting geven aan de NEN-ISO standaarden 15489 en 23081. Controleerbaarheid doel archiefwet Expliciete doelstelling van de Archiefwet is het functioneren van de overheid controleerbaar te maken.