Een onkostenvergoeding (of kostenvergoeding) is een vergoeding die vooral werkgevers aan hun werknemers kunnen toekennen ter compensatie van kosten die werknemers maken bij de uitoefening van hun functie. Zo krijgen veel werknemers van hun werkgever een onkostenvergoeding voor hun woon-werk verkeer.
Die vrijgestelde vergoedingen zijn de onbelaste onkostenvergoedingen voor onder andere reiskosten, werkkleding, vakliteratuur of studiekosten. Over deze vergoedingen hoef je dus geen loonbelasting en premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen in te houden.
Onkosten betekent net iets anders dan kosten. Je gebruikt dit wanneer het betrekking heeft op extra, vaak onvoorziene kosten. Deze onkosten zijn vaak ook onplezierige verrassingen. Kosten is de prijs die je betaalt voor een product of dienst bij aankoop.
Inleiding Vaste Kostenvergoeding
Werknemers maken kosten om te kunnen werken. Werkgevers vergoeden deze kosten soms op declaratiebasis waarbij de werknemer de bonnetjes mag inleveren en de werkgever de bonnen vergoedt.
Vrije ruimte verhoogd voor 2020 en 2021
Blijft het totale bedrag onder de 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag u dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat u in de nieuwe situatie € 12.000 onbelast beschikbaar kunt stellen.
U mag een gedeelte van uw totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. We noemen dit de vrije ruimte. In 2022 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000.
Algemene wijzigingen werkkostenregeling (WKR) 2022
In 2022 geldt voor de eerste € 400.000,00 een opbouw van de vrije ruimte van 1,7%. Over het bedrag boven de € 400.000,00 wordt het opbouwpercentage 1,18%. De kosten van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vallen vanaf 2020 onder de gerichte vrijstellingen.
Vergoeding van de kosten medewerker
Vaak zijn dat kosten die de medewerker maakt om zijn werk goed te kunnen vervullen, hierbij moet men denken aan maaltijdvergoeding, lunchvergoedingen, overnachtingen etc. Deze vergoedingen kunnen in beginsel door de werkgever vergoed worden zonder dat dit wordt belast.
Soms ontvangt een stagiair alleen een onkostenvergoeding, bijv. voor gemaakte reiskosten. Een stagiair die geen loon ontvangt, maar alleen een kostenvergoeding, heeft geen dienstbetrekking en daarom hoeft de stagiair niet via de loonadministratie betaald te worden. Verlonen is dan dus niet nodig.
Je boekt de kosten in als zakelijke kosten, bewaart de bon en vraagt aan de Belastingdienst de betaalde btw terug. Je zet de kosten zonder btw op de factuur aan je opdrachtgever: dan is het onderdeel van je normale omzet. Als je de btw niet terug kunt vragen, zet je de kosten inclusief btw op de factuur.
Onkosten zijn geen kosten, maar uitgaven. Het zijn uitgaven door werknemers of particulieren die in principe voor vergoeding in aanmerking komen. De werkgever of de organisatie die de vergoeding zou moeten geven toetst eerst of de uitgaven voldoen aan de regels die zij voor vergoeding hebben geformuleerd.
Kosten heeft betrekking op het bedrag dat je betaalt als je iets aanschaft (dus de prijs van een product of dienst) en het bedrag dat je daarna kwijt bent aan het 'normale' gebruik daarvan. Onkosten heeft betrekking op extra, vaak onvoorziene kosten. Daardoor zijn onkosten vaak onaangename verrassingen.
De gerichte vrijstellingen zijn posten welke binnen de nieuwe werkkostenregeling als vergoedingen en of verstrekkingen onbelast en tellen derhalve niet mee voor de bepaling van de totale werkkosten.
De WKR kent een aantal aan te wijzen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten. Denk hierbij aan reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020), maaltijden tijdens dienstreizen en thuiswerkvergoeding van € 2 per dag (vanaf 2022).
Declareren van gemaakte kosten
Je kunt onkosten op verschillende manieren (laten) declareren. De eerste is een vergoeding op declaratiebasis. Het voordeel is dat dit de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn. Het is dus niet een vooraf gemaakte schatting of vast tarief.
10% zakelijk of minder
De waarde van dit loon bepaalt de werkgever als volgt: bij vergoeding is de hele vergoeding loon; bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon; bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die de werkgever maakt loon.
Het loon dat hij geniet (de stagevergoeding) is naast loon voor de loonbelasting/ volksverzekeringen ook loon voor de werknemersverzekeringen (SV-loon). Er is géén sprake van premieloon (oftewel grondslagaanwas op het cumulatieve premieloon).
Stagevergoeding niet verplicht
Tijdens uw stage is de werkgever wettelijk niet verplicht om u een stagevergoeding te geven. Het mag wel, maar uw werkgever bepaalt zelf hoe hoog het bedrag is. Er is geen minimumbedrag of maximumbedrag voor een stagevergoeding.
Ja, er gaat van jouw stagevergoeding belasting af. Een stagevergoeding wordt namelijk gezien als een vorm van inkomen. Nice to know: Doordat het inkomen is, kun je er loonheffingskorting op laten toepassen. Zo wordt er van je stagevergoeding minder belasting afgehaald en houd je aan het eind van de maand meer over.
Bij ontslag krijgt u een financiële vergoeding van uw werkgever. Dit heet de transitievergoeding. Voorwaarde is dat het initiatief om het dienstverband te beëindigen of niet voort te zetten bij uw werkgever ligt. Dit geldt voor zowel vaste als tijdelijke werknemers.
In Nederland geldt in 2022 nog steeds de volgende regel voor de kilometervergoeding: als je met eigen vervoer naar je werk reist, kan je werkgever je maximaal 19 cent per kilometer vergoeden zonder dat je hierover belasting betaalt.
De gemiddelde ontslagvergoeding die werkgevers bij ontslag met wederzijds goedvinden betalen, is ongeveer € 12.000. De transitievergoeding is het belangrijkste uitgangspunt bij het bepalen van deze vergoeding, maar ook andere afspraken komen regelmatig voor.
U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dat is de vrije ruimte. De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 is in 2020 en 2021 verhoogd van 1,7% naar 3%.
In 2022 is de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 1,7%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18%. Komt het bedrag dat u onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet u over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen.
De gebruikelijkheidstoets bepaalt namelijk dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De fiscus gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal 2.400 euro per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is.