Tijdens het werkoverleg
Spreek de spelregels af (bijvoorbeeld respect voor de mening van een ander, elkaar uit laten praten, een bijdrage van iedereen, op tijd komen en notulen lezen) en vraag of de medewerkers hiermee akkoord gaan. Bespreek belangrijke onderwerpen eerst. Besteed aandacht aan zaken die wel goed lopen.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
De agenda moet het doel van de vergadering bevatten, een lijst met onderwerpen die besproken moeten worden met hun doelen, tijdstoewijzingen en toegewezen begeleiders . Deze structuur biedt een duidelijke routekaart voor de vergadering, zodat alle belangrijke punten worden behandeld.
Een agendapunt is een punt of een afzonderlijk deel van de agenda van een vergadering dat afzonderlijk kan worden gespecificeerd van een groep kwesties die in een vergadering moeten worden overwogen . Agendapunten kunnen worden gemaakt door de gespreksleider die ook de deelnemers aan de vergadering kan uitnodigen om ze aan te vragen.
De goedkeuring van de agenda voor elke vergadering moet echter worden goedgekeurd door de meerderheid van de vergadering aan het begin van de vergadering , en alleen op dit punt is het bindend. Eenmaal goedgekeurd, kan het later nog worden gewijzigd als er een tweederde meerderheid is, unanieme instemming of veronderstelde algemene instemming.
Een goed werkoverleg maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht, verbetert de samenwerking, bevordert werkplezier, vergroot het draagvlak bij veranderingen en verbetert de productiviteit. Dit vraagt vaardigheden van de leidinggevenden, een goede voorbereiding en respecteren van spelregels die hierbij horen.
Formeel: Hallo allemaal, en bedankt voor het meedoen.Mijn naam is [jouw naam], en ik ben de [jouw rol] bij [bedrijfsnaam] . Ik waardeer ieders stiptheid bij deze vergadering. Laten we beginnen.
Een agenda is een lijst met vergaderactiviteiten in de volgorde waarin ze worden behandeld, beginnend met de oproep tot orde en eindigend met de schorsing . Het bevat doorgaans een of meer specifieke zaken die moeten worden behandeld.
Opening: Als voorzitter heet je iedereen welkom.Dan zorg je ervoor dat er genoteerd wordt wie er aan- en afwezig zijn. Notulen van vorige vergadering: Je loopt de notulen van de vorige keer door en vraagt of iedereen akkoord is met deze vastlegging.
De volgorde van de agenda is de voorkeursvolgorde van de agendapunten in de vergadering . Het zou als volgt moeten zijn: oproep tot orde, goedkeuring van de notulen van de vergadering, commissierapporten, speciale orders, onafgemaakte zaken, nieuwe zaken en schorsing.
Antwoord. Uitleg: Het maken van een effectieve agenda voor een vergadering omvat het verzamelen van input van deelnemers om ervoor te zorgen dat de besproken onderwerpen relevant en belangrijk zijn . Door deelnemers aan te moedigen om agendapunten aan te vragen en bij te dragen aan de agenda, wordt ervoor gezorgd dat de vergadering ingaat op hun behoeften en zorgen.
Wie bereidt de eerste versie voor? Meestal de bedrijfssecretaris, de CEO of de bestuurssecretaris . Deze moet vervolgens worden goedgekeurd of gewijzigd door de voorzitter. De agenda en de bestuursdocumenten moeten ten minste 5 dagen plus een weekend voorafgaand aan de bestuursvergadering naar alle directeuren worden gestuurd.
Een vergaderagenda helpt u en uw collega's zich voor te bereiden op een vergadering en u te begeleiden bij de onderwerpen die u moet bespreken . Tijd die u besteedt aan het plannen van een agenda bespaart waarschijnlijk tijd voor alle deelnemers aan de vergadering door een duidelijke set onderwerpen, doelstellingen en tijdsbestekken te bieden.
Vaste items zijn items die altijd op de agenda's van specifieke vergadertypen verschijnen . Vaste items gedragen zich bijna identiek aan gewone items, behalve dat ze worden gedefinieerd in de vergadersjabloon en automatisch worden gemaakt wanneer een vergadering van dat sjabloontype wordt gemaakt.
Geef duidelijk de doelen en objectieven weer die het werkplan zal aanpakken. Verdeel de objectieven in kleinere, uitvoerbare taken of mijlpalen. Bepaal de middelen — bijvoorbeeld tijd, budget en mankracht — die nodig zijn voor elke taak. Stel realistische tijdlijnen en deadlines op voor het voltooien van de taak.