Een simpel 'Hé, hoe gaat het?' is meer dan genoeg, en het antwoord kan je een idee geven van hoe de ander zich voelt. Unieke begroetingen zijn leuk, maar het is waarschijnlijk het beste om die te bewaren voor latere telefoontjes. Mensen klinken vaak anders over de telefoon, dus maak goed duidelijk wie er belt.
Neem altijd rustig de telefoon aan en zorg ervoor dat je klant goed kan horen met wie hij spreekt. Begroet de klant (zeg liever 'goedendag' dan 'hallo') en noem je naam en bedrijfsnaam. Vraag vervolgens waar je de beller mee van dienst kunt zijn. Je zult merken dat klanten dit gebaar enorm waarderen!
Bij de afsluiting van je gesprek geef je een korte samenvatting van gemaakte afspraken en zeg je elkaar gedag. Bijvoorbeeld door de ander een fijne (werk)dag, prettige avond, veel succes of iets anders vriendelijks toe te wensen. De naam noem je hier nogmaals.
Tenzij het een werktelefoontje is, blijf je maar beter van je telefoon af zolang de klok nog geen negen uur slaat. Jij mag dan wel een vroege vogel zijn, dat wil niet zeggen dat je vrienden ook al om 7 uur 's morgens hun bed (laat staan de deur) uit zijn.
Dat doe je door een korte inleiding “Goedemiddag, ABC BV, u spreekt met…”. Zeg altijd 'u' tegen een beller. Leid je naam altijd in met een zinnetje, zodat de bedrijfsnaam en je naam van elkaar gescheiden worden. Dit geeft de beller de tijd om de twee namen van elkaar te onderscheiden.
Je kunt dan bijvoorbeeld iets zeggen als: “Bedankt voor dit gesprek, ik ga nu nog even wat andere mensen gedag zeggen.” Op die manier blijf je eerlijk, zonder al te enthousiast over te komen. Als je wel enthousiast bent over je gesprekspartner en/of jullie gesprek, mag je dat altijd laten merken.
Probeer met je lichaamstaal duidelijk te maken dat je het gesprek wil beëindigen. Neem fysiek wat meer afstand, draai iets weg van je gesprekspartner, sta bijvoorbeeld op uit een stoel en pak je spullen op. Of draai een kwartslag weg, zodat je met je schouder naar je gesprekspartner wijst.
Vooropgesteld, het is strafbaar een gesprek op te nemen als je zelf niet deelneemt aan het gesprek en je dit gesprek ook niet in opdracht van een van de deelnemers opneemt. Zonder eigen deelname aan een gesprek of toestemming, mag je een gesprek niet opnemen en dus ook niet openbaar maken zonder toestemming.
Stel jezelf voor als je de ander nog niet eerder ontmoet hebt. Als je met een vreemde wilt praten, stap dan op hem of haar af, maak oogcontact en glimlach. Groet de ander en zeg hoe je heet, zodat je gesprekspartner zich beter op zijn of haar gemak voelt in jouw gezelschap.
Je laat eerst door je houding (dichtbij gaan staan, mensen aankijken) of door het maken van een cliché-achtige opmerking blijken dat je met het gesprek mee wilt doen. Voorbeelden zijn 'Hoi, hoe is het met jullie?' , 'Vinden jullie het goed dat ik er bij kom?' , of 'Dat klinkt wel interessant'.
Het feitelijke adviesgesprek bestaat uit vier fasen: de voorbereiding, de inleiding, de kern en de afronding. Een eventuele vijfde fase kan na het werkelijke gesprek plaatshebben. We spreken in die fase wel van een informeel nagesprek.
Noem de naam van de persoon die je aan de lijn hebt en bedank hem voor het wachten, bijvoorbeeld: “Mevrouw Ketelaars, bedankt voor het wachten. Ik heb het even nagevraagd en ...”
Geef aan dat je hem/haar gaat doorverbinden en naar wie of naar welke afdeling je dat doet. Vraag om een moment en bedank de klant. Verbind je klant altijd warm door zodat je je collega alvast wat informatie kunt geven. Geef de naam door en als je weet waar het over gaat, vertel dit dan ook.
Telefoneren lijkt zo eenvoudig, maar er komt meer bij kijken dan je in eerste instantie vermoedt. Zo heb je te maken met het gedrag van de klant aan de telefoon. Denk daarbij aan iemand die een klacht heeft of dat je vervelend nieuws moet brengen. Klantgericht telefoneren begint bij de telefoonetiquette.
Neem de telefoon niet té snel op, hier kunnen klanten namelijk van schrikken. Maar laat de telefoon niet langer dan 3 tot 5 seconden overgaan. Klanten kunnen vanaf dat moment geïrriteerd raken en hangen op. Zorg dus voor voldoende bezetting.
De beller zal je gezicht niet kunnen zien, maar je bent automatisch een stuk vriendelijker. De glimlach is daardoor hoorbaar in je stem. Door de glimlach zullen positieve chemische reacties worden aangemaakt in je hersenen en daardoor kom je een stuk vriendelijker over.