Neem altijd rustig de telefoon aan en zorg ervoor dat je klant goed kan horen met wie hij spreekt. Begroet de klant (zeg liever 'goedendag' dan 'hallo') en noem je naam en bedrijfsnaam.Vraag vervolgens waar je de beller mee van dienst kunt zijn. Je zult merken dat klanten dit gebaar enorm waarderen!
Dat doe je door een korte inleiding “Goedemiddag, ABC BV, u spreekt met…”. Zeg altijd 'u' tegen een beller. Leid je naam altijd in met een zinnetje, zodat de bedrijfsnaam en je naam van elkaar gescheiden worden. Dit geeft de beller de tijd om de twee namen van elkaar te onderscheiden.
Sluit netjes af. Rond een gesprek altijd netjes af. Vraag de beller of er nog vragen zijn, vertel de beller indien nodig wat voor een actie jij nog gaat ondernemen naar aanleiding van het gesprek en wens de beller altijd een fijne dag toe.
Noem de naam van de persoon die je aan de lijn hebt en bedank hem voor het wachten, bijvoorbeeld: “Mevrouw Ketelaars, bedankt voor het wachten. Ik heb het even nagevraagd en ...”
Neem de telefoon niet té snel op, hier kunnen klanten namelijk van schrikken. Maar laat de telefoon niet langer dan 3 tot 5 seconden overgaan. Klanten kunnen vanaf dat moment geïrriteerd raken en hangen op. Zorg dus voor voldoende bezetting.
Neem altijd rustig de telefoon aan en zorg ervoor dat je klant goed kan horen met wie hij spreekt. Begroet de klant (zeg liever 'goedendag' dan 'hallo') en noem je naam en bedrijfsnaam. Vraag vervolgens waar je de beller mee van dienst kunt zijn. Je zult merken dat klanten dit gebaar enorm waarderen!
De beller zal je gezicht niet kunnen zien, maar je bent automatisch een stuk vriendelijker. De glimlach is daardoor hoorbaar in je stem. Door de glimlach zullen positieve chemische reacties worden aangemaakt in je hersenen en daardoor kom je een stuk vriendelijker over.
Telefoongesprek opnemen op een Android-telefoon (Samsung)
Heb je een Android-telefoon zoals een Samsung? Dan kun je niet altíjd een telefoongesprek opnemen. Alleen als jouw toestel nog een oudere versie heeft, zoals Android 8.0 Oreo, kun je met een app telefoongesprekken opnemen. De beste app hiervoor is Call Recorder.
Hou je smartphone stevig in de hand
Je hand zal namelijk altijd wat bewegen tijdens het fotograferen of opnemen. Het is dus aan te raden om je smartphone met beide handen vast te houden voor een beter resultaat.
Bij de afsluiting van je gesprek geef je een korte samenvatting van gemaakte afspraken en zeg je elkaar gedag. Bijvoorbeeld door de ander een fijne (werk)dag, prettige avond, veel succes of iets anders vriendelijks toe te wensen. De naam noem je hier nogmaals.
Een gesprek met een overbezorgde emotionele dochter, met die collega die 'alles beter weet' of met die norse cliënt die niets wil. Je weet dan al dat het een 'lastig' gesprek wordt en dat je goed moet opletten om professioneel te blijven reageren. Dat betekent dat je ook bij lastige gesprekken de regie hebt en houdt.
Een lastig gesprek heb je niet zomaar. Bijna altijd is er 'iets' voorgevallen. Of, je vermoedt dat er iets zou kunnen gebeuren. Je hebt bij voorbaat al een (waarde)oordeel over je gesprekspartner en juist als dat (waarde)oordeel niet al te positief is, kun je spreken van het ontbreken van vertrouwen.
Stel jezelf voor als je de ander nog niet eerder ontmoet hebt. Als je met een vreemde wilt praten, stap dan op hem of haar af, maak oogcontact en glimlach. Groet de ander en zeg hoe je heet, zodat je gesprekspartner zich beter op zijn of haar gemak voelt in jouw gezelschap.
25 vragen waarmee je moeiteloos een gesprek aangaat.
De volgende twee vragen helpen je dat te doen: “Hoi, sorry dat ik je stoor, maar ik zou graag je mening willen weten over het volgende:… ” “Hallo, mijn vrienden en ik komen er maar niet uit. Zou jij willen fungeren als de doorslaggevende factor?”
Een gesprek kun je beginnen met het stellen van een (niet-originele) open vraag, bijvoorbeeld 'Hoe vond je de werkgroep?' Een open vraag lokt meer dan alleen maar 'ja' of 'neen' uit en stimuleert een gesprek. Een gesloten vraag, bijvoorbeeld 'Vind je dit boek interessant?'
Opnemen als u gebeld wordt
Veeg het groene pictogram naar rechts om op te nemen. Of tik op het groene pictogram. Dit kan verschillen per telefoon. Veeg het rode pictogram naar links als u het gesprek wilt weigeren of laat de telefoon overgaan totdat de beller stopt met bellen.
Probeer bijvoorbeeld eens TapACall, waarmee je onbeperkt gesprekken kunt opnemen. De gesprekken worden vervolgens in de cloud opgeslagen. De apps Call Recorder en Call Recording bieden soortgelijke opties.
De belangrijkste kenmerken van een goed gesprek zijn: De tijd nemen, contact maken en actief luisteren. Respecteren en verplaatsen in het standpunt van de ander. Gelijkwaardigheid en tweerichtingsverkeer.