Bij archiveren wordt vaak gedacht aan teksten en afbeeldingen die zijn vastgelegd op papier of in een computerbestand. Zoals brieven, beleidsstukken, begrotingstabellen en bouwtekeningen. Maar er zijn nog heel veel andere vormen van informatie. Zoals mails, webpagina's, databasegegevens, videobeelden en tweets.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent.
De belastingdienst geeft op haar site aan dat iedere ondernemer wettelijk verplicht is zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Archieven zijn documenten die ongeacht hun drager, datum of materiële vorm, werden opgemaakt of ontvangen door een organisatie, een persoon of een groep personen bij de uitoefening van hun functie of hun activiteiten, en die minstens enige tijd bewaard moeten worden.
Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert. Wanneer je een bericht negeert: Reacties komen niet in je inbox terecht. Je kunt het gesprek zoeken als je het wilt terugvinden.
Bewaar de e-mails duurzaam
E-mailclients en mailservers zijn niet ontwikkeld om e-mails duurzaam te bewaren. Daarom moeten archiefwaardige e-mails steeds buiten de e-mailapplicatie bewaard worden. Sommige e-mailclients en webmailapplicaties bieden een archiveringsfunctie aan.
Als je geen tijd hebt om een e‑mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Hoewel foto's gemaakt zijn om naar te kijken, kunnen ze het beste op een donkere plaats worden bewaard. Plaats uw foto's nooit in direct zonlicht, omdat ze hierdoor vroegtijdig verbleken en verkleuren.
Met de functie Chat archiveren kun je een individuele chat of groepschat in de lijst met chats verbergen om je gesprekken zo beter te ordenen. Belangrijk: Het archiveren van chats betekent niet dat chats worden verwijderd of gekopieerd naar je SD-kaart.
Alle berichten openen
Als een bericht is gearchiveerd, kun je het vinden door het label 'Alle e-mail' te openen.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data.
Het doel van de bewaarplicht is om de controle op fiscale, financiële en juridische zaken te waarborgen. Onder de financiële administratie vallen verschillende documenten en gegevens zoals facturen, bonnen, bankafschriften, contracten, correspondentie, jaarrekeningen, belastingaangiften en -aanslagen.