Er zijn geen kosten om je in te schrijven in het UBO-register. Het kan kosteloos via de KvK.
Op de website van de KvK vindt u dan ook informatie over het UBO-register. Bijvoorbeeld hoe u zich kunt inschrijven. En ook hoe u kunt bepalen wie de UBO van uw organisatie is. U kunt ook bellen met de KvK UBO-lijn: +31 88 585 4 585.
U moet de ultimate beneficial owners (UBO's) van uw bedrijf inschrijven in het UBO-register. Het UBO-register laat zien wie uiteindelijk beslissen in organisaties die in Nederland zijn opgericht. Het UBO-register moet witwassen en financiering van terrorisme voorkomen.
Je hebt ook een geldig identiteitsbewijs van de UBO's nodig
Een geldig identiteitsbewijs is een paspoort, identiteitskaart, Nederlands rijbewijs of vreemdelingendocument. Maak een kopie van dit identiteitsbewijs.
Als je zelf als UBO in het UBO-register geregistreerd bent, of als tekenbevoegde van een organisatie met UBO's in het Handelsregister staat, kun je wel UBO-gegevens raadplegen. Ben je een tekenbevoegde met volledige volmacht? Dan kun je geen UBO-gegevens inzien.
In Nederland moeten organisaties sinds 27 maart 2022 hun UBO's ingeschreven hebben in het UBO-register. Ultimate Beneficial Owners (UBO's), zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over, een organisatie. In dit register registreert KVK wie dit precies zijn voor een organisatie.
Een onderdeel hiervan is vaak de UBO-verklaring. Dit is een verklaring waarin de cliënt de gegevens van alle uiteindelijke belanghebbenden met een belang van 25% of meer opgeeft en de instelling belooft om eventuele wijzigingen door te geven. De UBO('s) in kwestie dienen de verklaring te ondertekenen.
De echtgenoot/echtgenote of geregistreerd partner van de wettelijk vertegenwoordiger of de UBO.
Niet iedere organisatie hoeft UBO's in te schrijven. Bijvoorbeeld eenmanszaken, verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming en verenigingen van eigenaren (vve's) doen dit niet. Controleer of je organisatie UBO's moet inschrijven.
UBO's uitschrijven
Je kunt in de UBO-opgave ook personen uitschrijven omdat ze geen UBO meer zijn. Let op: Als een persoon geen UBO meer is moet je dit binnen 7 dagen doorgeven in een UBO-opgave. Let er bij het uitschrijven van UBO's op of je andere UBO's moet inschrijven in het UBO-register.
Hebt u op dit moment uw UBO's nog niet juist en volledig ingeschreven in het UBO-register? Dan bent u in overtreding.Daarvoor kunnen wij een boete of een dwangsom opleggen. Een boete is maximaal € 22.500.
Een juridische entiteit kan één of meer UBO's hebben (of pseudo-UBO's). Wie UBO is verschilt per soort rechtspersoon of vennootschap (zie hierna). Soms is er geen UBO of bestaat er twijfel of de achterhaalde persoon wel echt de UBO is. In die gevallen moet worden teruggevallen op één of meer pseudo-UBO's.
U bent op de UBO-fiche van de entiteit. Ga naar de controlestructuur en klik op "wijzigen" onderaan de pagina. Registratie van een natuurlijk persoon: Klik in de kolom "Actie" op en vul de gegevens van de uiteindelijke begunstigde in.
De personen die namens je coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of vereniging wijzigingen in het Handelsregister mogen doorgeven, zijn tekenbevoegd voor de UBO-opgave. Dit zijn bijvoorbeeld alle bestuurders.
De KVK informeert de BEH. Als de KVK ziet dat organisaties die in het Handelsregister staan hun UBO's niet hebben ingeschreven in het UBO-register dan geven zij dit door aan de BEH. Ook als organisaties hun UBO's onjuist of onvolledig registreren dan zal de KVK dit doorgeven aan de BEH.
Ook als je niet meer dan 25% belang hebt in een BV, kun je een Ultimate Beneficial Owner (UBO) zijn. Het is namelijk mogelijk dat je de 'feitelijke zeggenschap' hebt binnen een onderneming. Van feitelijke zeggenschap is bijvoorbeeld sprake als jij het bestuur van je BV kan benoemen of ontslaan.
Hieronder zullen we per organisatie uitleggen wie als UBO's moet worden aangewezen. Een organisatie kan meerdere UBO's hebben. Er is altijd in ieder geval één (peusdo-) UBO.
Moet elke vereniging of stichting zijn UBO's registreren? Ja, alle stichtingen en verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid moeten hun UBO's registreren.
Een organisatie of bedrijf kan één of meerdere UBO's kan hebben. Je bent UBO als je voldoet aan bepaalde criteria, die per rechtsvorm anders zijn. Je leest meer over de criteria voor UBO's onder de kop 'UBO per rechtsvorm'.
1. Mensen die recht hebben op meer dan 25% van het vermogen van je stichting. Deze mensen zijn begunstigden van het vermogen en kun je aanmerken als UBO's. Als je stichting maximaal 3 begunstigden heeft, zijn deze mensen allemaal UBO.
Bepaalde organisaties met de rechtsvorm kerkgenootschap moeten ook UBO's inschrijven. De organisaties waar dat voor geldt hebben hierover een brief van KVK gekregen. Kerkgenootschappen hoeven alleen UBO's in te schrijven als: de organisatie verplicht staat ingeschreven in het Handelsregister en.
Inschrijven in het UBO-register is verplicht als je een onderneming hebt met een van de volgende rechtsvormen: Stichtingen en verenigingen: met volledige en beperkte rechtsbevoegdheid, maar met onderneming. Onderlinge waarborgmaatschappijen en coöperaties. Niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen.
Sinds dinsdag 22 november 2022 zijn de UBO-gegevens niet meer openbaar en is het niet meer mogelijk om een KVK uittreksel UBO-register aan te vragen.
UBO's zijn de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie.
Zijn er houders van feitelijke zeggenschap op basis van andere middelen dan stemrecht? Dan kun je deze mensen aanmerken als UBO's. Als een persoon bestuurder is, en daarnaast geen ander (direct of indirect) belang heeft in de organisatie, is deze persoon geen UBO op basis van feitelijke zeggenschap.