Een vereniging is een rechtspersoon met ten minste twee organen: een bestuur en een algemene ledenvergadering. De wetgever heeft bepaald dat de algemene ledenvergadering het hoogste orgaan is binnen de vereniging en altijd het laatste woord heeft.
Elke vereniging heeft ten minste twee organen: het bestuur en de algemene ledenvergadering (ALV). Op grond van de wet liggen de meeste bevoegdheden bij de ALV. Naast deze twee organen kunnen de statuten andere organen in het leven roepen, zoals een barcommissie of een raad van toezicht.
Het bestuur van een vereniging is belast met het besturen van de vereniging en is als zodanig formeel eindverantwoordelijk voor het voortbestaan van de vereniging. Op grond van de wet moet het bestuur uit minimaal drie bestuursleden bestaan, namelijk een voorzitter, secretaris en penningmeester.
Aantal bestuursleden
Tenzij de statuten anders bepalen, moet een bestuur op grond van artikel 2:37 lid 7 BW minimaal uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester bestaan. Praktisch gezien is het wenselijk om in de statuten de aanstelling van deze drie bestuursleden specifiek te benoemen.
In de statuten van een vereniging staat ten minste de naam en zetel van de vereniging, het doel van de vereniging, de verplichtingen van de leden, de wijze van bijeenroepen van de algemene (leden)vergadering en de wijze van benoeming/ontslag van de bestuurders.
Naast een bestuur kunt u ook een raad van commissarissen hebben. Dit heet ook wel een raad van toezicht (rvt). De raad van commissarissen (rvc) houdt toezicht op het bestuur en het beleid van de organisatie. Een rvc is niet verplicht.
Een directeur van een vereniging of stichting wordt in het algemeen aangesteld door het bestuur. In de statuten kunnen andere afspraken worden gemaakt over de aanstelling. De positie van een directeur van een vereniging of stichting is niet op een bijzondere wijze in de wet geregeld.
Beheerder van de financiën. De penningmeester is, als lid van het bestuur, samen met de andere bestuurders verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de vereniging. Daarnaast is een penningmeester de persoon binnen de vereniging die zich bezighoudt met de financiën.
Doorgaans bestaat een bestuur minimaal uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Andere veel voorkomende functies binnen een bestuur zijn vicevoorzitter, commissaris intern en commissaris extern of pr-commissaris.
In de statuten kan van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat, een penningmeester van een kleine vereniging tegelijkertijd ook voorzitter kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. De meest voorkomende combinatie van functies is overigens penningmeester en secretaris.
Hoe lang mag je voorzitter zijn? Wettelijk gezien kun je onbeperkt voorzitter zijn.
In principe onbeperkt, er is namelijk geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn. In de praktijk zie je dat bij veel verenigingen een statutaire beperking is opgenomen, waarbij een penningmeester voor een periode van vier jaar benoemd wordt en daarna één of twee keer herkozen kan worden.
In de statuten kan echter van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat een voorzitter van een kleine vereniging tegelijkertijd ook secretaris kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen.
De voorzitter is het gezicht van de vereniging of stichting, naar binnen en buiten. Zijn of haar taken zijn: Leiden van de algemene vergadering en de vergaderingen van het bestuur en leden. Leiden van het bestuur: initiatieven nemen, coördineren en het uitvoeren van bestuurswerkzaamheden.
Het bestuur wordt uit de leden benoemd, De statuten kunnen echter bepalen dat bestuurders ook buiten de leden kunnen worden benoemd. De benoeming geschiedt door de algemene vergadering.
De nadelen:
Zorg: je bent niet verzekerd voor de sociale verzekeringen. Aansprakelijkheid: kies je voor een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid dan ben je als bestuurder aansprakelijk met het privévermogen. Financieel: het doel van de vereniging mag niet winst maken zijn.
De taken van het bestuur zijn wettelijk beperkt: een bestuur mag zich alleen bezig houden met alles wat nodig is om de vereniging te laten functioneren. Dat betekent dat het bestuur geen handelingen mag verrichten die de vereniging (kunnen) schaden of die niets met het functioneren van de vereniging te maken hebben.
Een secretaris is onlosmakelijk verbonden met de voorzitter van de stichting. Samen leiden ze de vergadering. De voorzitter zit de vergadering voor en de secretaris zorgt dat de agenda van tevoren wordt verstuurd en de besluiten worden genotuleerd.
Een goede teamleider/voorzitter/gespreksleider houdt mensen tijdens het werkoverleg bij het onderwerp, bewaakt de tijd, zorgt ervoor dat er besluiten genomen worden en dat er genoeg continuïteit is. Een hele goede voorzitter stuurt daarnaast op procesniveau. Hij of zij stuurt op wat zich –deels- onder water afspeelt.
Een kascommissie controleert of het financieel verslag dat het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Bijna alle verenigingen hebben een kascommissie. Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van het financieel verslag heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is.
De penningmeester (M/V) regelt de financiële administratie van een vereniging, commissie, club of stichting. Dit is geen beschermd beroep met een keurmerk; in feite kan iedereen met affiniteit voor boekhouden een penningmeester worden.
In principe onbeperkt, er is namelijk geen wettelijke bepaling over een maximale bestuurstermijn. In de praktijk zie je dat bij veel verenigingen een statutaire beperking is opgenomen, waarbij bestuurders voor een periode van vier jaar benoemd worden en daarna één of twee keer herkozen kunnen worden.
Kan dit zomaar? Wettelijk en reglementair kan een VvE niet zonder een bestuur. Wanneer het VvE bestuur wil opstappen, doet de vergadering van eigenaars er verstandig aan om geen ontslag te verlenen totdat er nieuwe bestuurders zijn benoemd.
Hoofdstuk 6.6 Schorsing, ontslag en vervangen van de voorzitter. Als de voorzitter van het bestuur niet functioneert, moet de vereniging daar iets aan kunnen doen. Uiteraard is het mogelijk de voorzitter op zijn disfunctioneren aan te spreken.