Dynamische fase of dynamisch archief Documenten die dagelijks opgemaakt en gebruikt worden. Zij worden beheerd door verschillende diensten en blijven binnen handbereik. Semi-statische fase of semi-statisch archief Oudere documenten dan de voorgaande, maar waarvan de administratieve bewaartermijn nog niet verstreken is.
Het deel van het archief dat betrekking heeft op de archiefbescheiden, die volgens de Archiefwet 1995 bewaard moeten worden.
Digitaal archiveren betekent het: doelbewust bewaren (selecteren), organiseren (ordenen) en beschrijven (toegankelijk maken) van informatie met het doel om deze later te kunnen raadplegen, (her)gebruiken of over te dragen.
De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk. Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben daardoor voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief.
Archiefonderzoek analyseert verzamelde gegevens en past statistische maatregelen toe om de informatie eenvoudiger te beschrijven . Een essentiële stap in archiefonderzoek is het analyseren van patronen in gegevens, zoals die van een programma of bedrijf. De onderzoeker, de persoon die het onderzoek uitvoert, kan primaire bronnen gebruiken.
Een elektronisch archief is een verzameling digitale databases die eenvoudig kunnen worden verspreid en geraadpleegd door onderzoekers . Hierdoor vervaagt het onderscheid tussen primair en secundair materiaal en wordt de toegankelijkheid van historische gegevens vergroot.
Een archief of een verzameling archiefstukken wordt doorgaans geordend in archiefcentra, mogelijk onder speciale veiligheidsomstandigheden en omgevingscontroles. Deze worden echter vaak niet als archief beschouwd als de archiefstukken actief of semi-actief zijn .
Dynamische fase of dynamisch archief Documenten die dagelijks opgemaakt en gebruikt worden. Zij worden beheerd door verschillende diensten en blijven binnen handbereik. Semi-statische fase of semi-statisch archief Oudere documenten dan de voorgaande, maar waarvan de administratieve bewaartermijn nog niet verstreken is.
Het Levend Archief is een groeiende beweging waarbij mensen en organisaties zich kunnen aansluiten om hun eigen steentje bij te dragen aan de bescherming van inheemse planten. De diverse (natuur)organisaties en personen vormen samen het Netwerk Levend Archief, dat wordt gecoördineerd door FLORON.
Statische archivering behoudt het originele formaat van gegevens, waardoor een onveranderlijk record van e-mails ontstaat . Dit is van onschatbare waarde voor het behouden van de authenticiteit van communicatie, vooral wanneer gegevensintegriteit cruciaal is voor naleving van regelgeving of wettelijke vereisten.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Er zijn over het algemeen 3 soorten archieven in de IT van ondernemingen: Governance-archieven (ook wel bekend als juridisch bewaar- of compliance-archieven) en Cold storage-archieven.
De Archiefwet stelt algemene eisen aan het beheer van alle archiefbescheiden van de overheid. Daarmee is de Archiefwet de belangrijkste wet voor de informatievoorziening van de Nederlandse overheid. Overheidsarchieven kunnen een belangrijke bron zijn voor de geschiedenis.
Maak meerdere onafhankelijke kopieën van digitaal materiaal en sla deze op verschillende geografische locaties op . Gebruik een combinatie van online opslagsystemen en offline media. Gebruik verschillende soorten opslagtechnologie om risico's te spreiden en een balans te bereiken tussen gegevensveiligheid, eenvoudige toegang en beheersbare kosten.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Om te beginnen: Evalueer de digitale records die u hebt, of waarschijnlijk zult ontvangen, om formaten en potentiële volumes te identificeren . Identificeer records die op verwijderbare opslagmedia (zoals geheugensticks of floppydisks) worden bewaard met het oog op het overbrengen ervan naar een veiligere opslagomgeving, zoals een server.
Als we beginnen met de basisdefinitie van digitaal archief, is het een proces van het bewaren en organiseren van digitale gegevens voor langetermijntoegang en -opvraging . Simpel gezegd is het een vervanging voor het papieren archief, waarbij sprake is van een systematische opslag van elektronische gegevens en informatie.
Een archiveringssysteem in de context van Computer Science verwijst naar een methodologie voor het uitvoeren van taken op een systematische en herhaalbare manier die consistent succesvolle resultaten oplevert . Het bestaat uit verschillende componenten die deze methodologie ondersteunen en nodig zijn voor de implementatie van database-archiveringsprojecten.
In de bibliotheek- en archiefwetenschap is digitale bewaring een formeel proces om ervoor te zorgen dat digitale informatie met blijvende waarde op de lange termijn toegankelijk en bruikbaar blijft.
Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent.
Als primaire regel geldt dat u items in de volgorde moet houden waarin ze oorspronkelijk zijn gemaakt, onderhouden en gebruikt . Als er geen volgorde is of als de oorspronkelijke volgorde is verstoord, probeer dan te bepalen wat de natuurlijke volgorde van de items zou moeten zijn.
Op het moment dat u die documenten nodig heeft, vindt u die graag zo snel mogelijk terug. Daarom is het nuttig om na te denken over een goed klasseersysteem. Een klassement moet binnen handbereik staan. Documenten i.v.m. afgewerkte dossiers die u niet direct meer nodig heeft, slaat u op in een archief.