Als deelnemer in de vergadering heb je een algemenere rol, zonder specifieke verantwoordelijkheden. Je luistert naar de voorzitter, discussieert over de agendapunten en neemt beslissingen. Deelnemers hebben een belangrijke rol voor het creëren van inhoud en het bereiken van doelen binnen de vergadering.
Werkoverleg bestaat uit regelmatig overleg over het werk op een afdeling tussen leidinggevende en werknemers. Dergelijk overleg heeft onder meer tot doel ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren en het werkproces te verbeteren.
Er zijn drie meest voorkomende vergaderdoelen: informeren, discussiëren en besluitvorming. Welk doel staat tijdens jouw vergadering bij de Ondernemershoeve centraal?
Bereik consensus over belangrijke beslissingen . Zorg ervoor dat alle deelnemers de gekozen handelwijze begrijpen en zich eraan committeren. Stem teamleden af op organisatiestrategieën en -doelen. Definieer rollen en verantwoordelijkheden bij het uitvoeren van beslissingen.
Tactische vergaderingen richten zich op de middellange termijn.Met de visie van het strategische plan in de hand, bepaal je in dit overleg vooral hoe je deze visie gaat waarmaken. Welk beleid is er nodig om je plan uit te voeren? Hoe gaan we dit nieuwe beleid monitoren?
Een succesvol team bestaat uit teamleden die samen zaken voor elkaar krijgen. Samenwerking is de sleutel tot succes, maar hierbij is het ook belangrijk om het eigen aandeel te dragen. Ieder teamlid draagt zijn of haar eigen deel van de werklast en begrijpt goed waar hij of zij in de bedrijfsvoering past.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Communiceer duidelijk het doel, de verwachtingen en de doelen van de vergadering . Beschrijf de structuur en de lengte. Leg uit wat er moet worden voorbereid en wat de verantwoordelijkheden van elk lid zijn. Crowdsource eventuele vragen of discussiepunten voorafgaand aan de vergadering.
Een duidelijk doel van de vergadering vertelt deelnemers wat de vergadering wil bereiken . Deze duidelijkheid helpt mensen om voorbereid te komen, wat tijd bespaart en discussies productiever maakt.
Tijdens een vergadering komen drie of meer personen samen om gemeenschappelijke doelen en activiteiten te bespreken. Meestal komt een vergadering inhoudelijk neer op: hoe gaat het, wat willen we bereiken, hoe gaan we dat doen en wie doet wat en per wanneer?
Faciliteren . Faciliteren is het werk dat betrokken is bij het ontwerpen en leiden van een succesvolle vergadering.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Begin met een rondje hoe het met iedereen gaat! In plaats van direct de taaie inhoud in te stappen, maak even contact met elkaar, door twee minuten aan iedereen de tijd te geven of even kort te vertellen hoe het gaat en waar iedereen mee bezig is.
Kort gezegd is een check-in tijdens een vergadering of meeting een korte oefening aan het begin van een vergadering. Deelnemers krijgen de kans om zich te uiten en te delen wat er in hen omgaat.Dit kan helpen om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en een positieve en open sfeer te creëren.
De meest toegankelijke vorm van de check-in is simpelweg de vraag te stellen, voordat je de inhoud induikt: “Hoe gaat het met je?”, “Hoe zit je erbij?” of “Wat verwacht je van vandaag?” Of als je wat meer tijd hebt, met een grotere groep mensen, kan juist meer gebruik maken van grappige plaatjes om uit te kiezen.