Als deelnemer in de vergadering heb je een algemenere rol, zonder specifieke verantwoordelijkheden. Je luistert naar de voorzitter, discussieert over de agendapunten en neemt beslissingen. Deelnemers hebben een belangrijke rol voor het creëren van inhoud en het bereiken van doelen binnen de vergadering.
De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten. In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren.
Een goed werkoverleg maakt duidelijk wat er van iedereen wordt verwacht, verbetert de samenwerking, bevordert werkplezier, vergroot het draagvlak bij veranderingen en verbetert de productiviteit. Dit vraagt vaardigheden van de leidinggevenden, een goede voorbereiding en respecteren van spelregels die hierbij horen.
Er zijn drie meest voorkomende vergaderdoelen: informeren, discussiëren en besluitvorming. Welk doel staat tijdens jouw vergadering bij de Ondernemershoeve centraal?
Soms wordt er aan het begin van een vergadering een rondvraag gehouden, waarbij elke deelnemer de gelegenheid krijgt om zijn of haar verwachtingen en doelen voor de bijeenkomst te delen.
Vaste agendapunten zijn punten die elke vergadering terugkomen, zoals een opening, vaststellen van agendapunten, de rondvraag en sluiting. De variabele agendapunten zijn de punten die elke meeting veranderen. Bij een structureel goede vergadering zijn dit altijd de gespreksonderwerpen of vergaderpunten.
Vragen stellen is een makkelijke manier om te beginnen met spreken in vergaderingen. Bereid vragen van tevoren voor of stel ze op basis van de discussie in de vergadering. Door vragen te stellen laat u uw team niet alleen zien dat u betrokken bent bij en nadenkt over het project, maar het stimuleert ook betrokkenheid tijdens de vergadering.
Een teamvergadering is per definitie een gepland gesprek waarbij werknemers een bepaald onderwerp of een lijst met onderwerpen bespreken. Die onderwerpen staan op een vooraf geplande agenda staan die is opgesteld door de leider van de vergadering.
Een goede gesloten vraag houdt rekening met de doelgroep. Wanneer het om een meerkeuzevraag gaat, weerspiegelen de mogelijke antwoorden de werkelijkheid. Voorkom dat u de respondent een bepaalde richting op duwt door uitsluitend opties te geven waar de respondent zich niet mee kan identificeren.
Kort gezegd is een check-in tijdens een vergadering of meeting een korte oefening aan het begin van een vergadering. Deelnemers krijgen de kans om zich te uiten en te delen wat er in hen omgaat. Dit kan helpen om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen en een positieve en open sfeer te creëren.
Het eindresultaat van een succesvolle vergadering zijn duidelijke stappen en acties . Neem aan het einde van elke vergadering de tijd om de volgende stappen te verduidelijken. Zorg er ook voor dat u positief eindigt, zodat iedereen zich energiek voelt. Dit zou een taak moeten omvatten en vervolgens iemand die aan die taak is toegewezen.
Wat voor vergadertechnieken zijn er? Agenda opstellen en volgen: zorg voor een duidelijke agenda die van tevoren wordt gedeeld. Volg deze tijdens de vergadering om gefocust te blijven. Actiepunten noteren: Houd bij wie welke acties op zich neemt en zorg ervoor dat deze duidelijk worden gecommuniceerd na de vergadering.