Het beschrijven en in kaart brengen van huidige processen helpt om inzicht te krijgen in de daadwerkelijke uitvoering van activiteiten binnen het proces, die vaak afwijken van hoe ze oorspronkelijk bedacht waren. Het visualiseren van processen schept duidelijkheid en bevordert de Flow van het proces.
Doel van procesbeschrijvingen
Het doel van processen in kaart brengen is dat organisaties en bedrijven de efficiëntie verhogen. Procesbeschrijvingen geven inzicht in een proces, helpen teams om te brainstormen over ideeën voor procesverbetering, verbeteren de communicatie en leveren procesdocumentatie op.
Processen beschrijven
Het dient als "kapstok" voor de andere aspecten: input, output, organisatie, kwaliteit, regelgeving, ondersteunende informatiesystemen, enz. De samenhang is belangrijk. Je kunt er nu naar kijken vanuit het proces of vanuit een bepaald aspect.
Registraties zorgen ervoor dat je grip krijgt op de output van de processen. Hiermee zie je wat de processen verrichten wanneer er volgens de procedures wordt gewerkt. Wanneer je ziet dat dit niet de gewenste output oplevert, kan hierop meteen actie ondernomen worden.
Aan de slag met het beschrijven van processen
WAT er gedaan moet worden (de activiteiten, of ook wel processtappen genoemd) door WIE (welke rol(len) per activiteit, welke functionaris vervult welke rol) aan welke NORMEN moet worden voldaan. de hulpmiddelen WAARMEE het proces wordt uitgevoerd.
Karakteristieken van een proces:
De output wordt opgeleverd aan de interne of externe klant. Een proces bestaat uit opeenvolgende processtappen die weer bestaan uit activiteiten en handelingen. Er zijn mensen/middelen nodig om het proces uit te voeren.
Primaire processen (ook wel operationele processen) Managementprocessen (ook wel besturende processen) Ondersteunende processen.
Een procedurebeschrijving is een document, waarin een bepaalde werkwijze (zoals een proces of een deel daarvan) wordt uitgeschreven met behulp van een aantal kopjes/aspecten. Het beschrijven van procedures komt tegemoet aan eisen die kwaliteitszorgsystemen (ISO/HACCP/ARBO/HKZ enzovoort) doorgaans stellen.
Procesbeschrijving = Omschrijving van een werkproces of een keten van werkprocessen. Procesmanagement = Het beheersen, coördineren, afstemmen en optimaliseren van de processen. Procesondersteunende applicatie Applicaties die de uitvoering van het werkproces ondersteunen.
Procesverbetering heeft als doel zwakke punten en knelpunten in je bedrijfsvoering weg te nemen. Door die zwakke punten op te sporen, kun je je bedrijf helpen om: De uitvoeringsduur van processen te verkorten. De efficiëntie en kwaliteit van processen te verbeteren.
Denk bij een proces voorbeeld aan het aanvragen van een paspoort, een verklaring omtrent het gedrag of verlengen van je rijbewijs bij een gemeente, het boeken van een reis en het aanvragen van een verzekering bij een reisorganisatie.
Wat is een procesanalyse? Een procesanalyse voer je uit om processen te identificeren en te beschrijven. Aan de hand van deze beschrijving en identificatie, is het de bedoeling om zo inzicht te krijgen in wat er goed gaat en wat beter kan.
Definitie van Procesmodel
Een procesmodel is een voorstelling van een proces, waarin bouwstenen van een proces op een logische manier met elkaar worden verbonden. Het verschilt dan ook van een procesdiagram in de zin dat het geen losse tekening is, maar een systeem met afhankelijkheden.
Een proces omvat wat en door wie er moet worden gedaan met de input om het beoogde resultaat - de output - te bereiken. Een procedure beschrijft verhalend wat en hoe moet worden gedaan en raakt daarbij doorgaans meerdere processen.
processtructuur: de manier waarop procesclusters, processen en activiteiten zijn geordend met behulp van procesbeschrijvingen, procedures, werkinstructies, systemen en andere proces-structuurelementen.
Wat zijn werkprocessen dan wel? Werkprocessen zijn een reeks opeenvolgende handelingen tussen een duidelijk start- en eindpunt in functie van een specifiek doel. Organisatieprocessen zijn sterk verbonden met de kernactiviteiten van de organisatie.
Een procesbeschrijving (procesbeschrijving definitie) is een gespecificeerde werkwijze die aangeeft hoe een medewerker of manager een proces dient uit te voeren. Bij goedkeuring door de directie is het tegelijkertijd een norm voor de juiste procesvoering.
De kernprocessen zijn alle eindprocessen die onze kerncompetenties bevatten. Dit zijn de bedrijfsprocessen wat betreft de productontwikkeling, het voldoen aan de eisen van de klant en alle serviceprocessen.
Elke organisatie heeft drie soorten processen: Primaire processen, ondersteunende processen en besturingsprocessen.
Een procesanalist is iemand die zich bezighoudt met het optimaliseren van de bedrijfsprocessen in een organisatie. Een procesanalist is voortdurend op de hoogte van wijzigingen aan deze processen en is continu op zoek naar verbeteringen in de manier van werken om tot betere eindresultaten te komen.
Primaire processen houden in alle activiteiten die rechtstreeks een bijdrage leveren aan het tot stand komen van het product en/of dienst. Voorbeelden zijn; inkopen, produceren en verkopen.
Een kritisch bedrijfsproces is een proces waarvan de impact van uitval van dat proces onacceptabel groot is.
Procesmetingen:
Dit kun je doen aan de hand van verschillende performance metrics zoals bijvoorbeeld de takttijd (ritme van leveren), doorlooptijd (hoe lang duurt het proces van begin tot eind) of de proces efficiency (hoeveel tijd gedurende het hele proces wordt er ook echt aan het product/ de dienst gewerkt).
Analyseren is het proberen te begrijpen van een probleem, situatie of vraagstuk door het grondig te onderzoeken en te ontleden.