Gegevens worden gearchiveerd, wanneer deze niet meer direct nodig zijn, maar ze niet weggedaan kunnen worden. Vaak wordt een archief gezien als een soort geheugen van interessante zaken en documenten. Vanuit een goede bedrijfsvoering is een goed archief onmisbaar.
Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie.Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard.
Bijvoorbeeld omdat ze onvindbaar of onleesbaar zijn. Dat is zonde, want veel van deze informatie kan nog van waarde zijn voor toekomstig gebruik. Daarom wordt de afgehandelde informatie zodanig beheerd dat deze ook in de toekomst nog bruikbaar is voor verschillende doelen. Dit noemen we archiveren.
Een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm als ook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn.
Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie: het is het duurzaam toegankelijk maken én houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Bijvoorbeeld burgers, journalisten, onderzoekers, maar ook voor overheden zelf.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert. Wanneer je een bericht negeert: Reacties komen niet in je inbox terecht. Je kunt het gesprek zoeken als je het wilt terugvinden.
Wettelijke eisen archiefruimten
De ruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen brand, inbraak en wateroverlast. Daarnaast moet er een systeem voor klimaatbeheersing in de ruimte zijn. Deze eisen zijn uitgewerkt in de Archiefregeling.
Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Volgens de AVG mag u persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld. Daarna moet u de gegevens vernietigen.
Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert. Wanneer je een bericht negeert: Reacties komen niet in je inbox terecht. Je kunt het gesprek zoeken als je het wilt terugvinden.
De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven. Voorbeelden van openbare archieven zijn het Nationaal Archief en de Regionale Historische Centra.
Een e-mail archiveren kun je zien als een minder definitieve versie van verwijderen. Het bericht verdwijnt uit je inbox en daarmee uit het zicht. Maar de mail is niet volledig verdwenen: je vindt deze altijd terug in het archief.
De basisgegevens uit uw administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek, moet u altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kunt u afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Een digitaal archief is een stuk efficiënter dan een papieren archief. Met krachtige zoekfuncties kun je eenvoudig en snel het gewenste document of e-mail terugvinden. Bovendien is de informatie overal beschikbaar, op elk moment en waar je ook bent.
Archiefbescheiden (archiefstukken, archiefwaardige documenten): alle documenten die een rol spelen in de werkprocessen van het COA en nodig zijn ter verantwoording of bewijsvoering en daarom onder archiefbeheer moeten worden gebracht).
Een archief bestaat vaak uit een groot aantal documenten. Om hierin de weg te kunnen vinden is er van ieder archief een 'inhoudsopgave' gemaakt. Hierin kunt u zien wat voor soort documenten in het betreffende archief aanwezig zijn. Deze inhoudsopgave noemen we een archiefinventaris.
Bij fysiek archief zijn informatie en verschijningsvorm onlosmakelijk met elkaar verbonden. Denk aan papier met in inkt vastgelegde informatie. Bij digitale informatie is dat anders, want die is opgeslagen als enen en nullen, in een bepaald bestandsformaat, in een database of bijvoorbeeld als Linked Open Data.
archief (zn): bibliotheek(en) collection of records., boekenkast.
Hoe lang een e-mail in het archief blijft, hangt af van de bewaartermijn. Die kun je naar wens instellen voor elk e-mailaccount. Als je niet zelf een periode kiest, slaat het systeem je mails automatisch 11 jaar lang op.
Gearchiveerde gesprekken terugvinden (Android)
Tik in WhatsApp op het tabblad Chats. Veeg omhoog totdat u Gearchiveerd ziet staan. Tik op Gearchiveerd. Tik op het gesprek om het te lezen.
Bewaar de e-mails duurzaam
E-mailclients en mailservers zijn niet ontwikkeld om e-mails duurzaam te bewaren. Daarom moeten archiefwaardige e-mails steeds buiten de e-mailapplicatie bewaard worden. Sommige e-mailclients en webmailapplicaties bieden een archiveringsfunctie aan.