Particulieren hoeven hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) niet verplicht te bewaren. Maar de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Bewaartermijnen in specifieke wetten
Het doel van de Archiefwet is het bewaren van belangrijke informatie door overheidsinstanties. Ook staat in de Archiefwet dat de overheid alle informatie vernietigd, zodra deze informatie niet meer noodzakelijk is voor het doel van de verwerking (dit uitgangspunt komt uit de AVG).
Voordat we bij de tips aankomen, is het belangrijk om te begrijpen waarom je bonnen moet bewaren. Dit heeft namelijk te maken met de bewaarplicht van de administratie van de Belastingdienst. De Belastingdienst stelt ondernemers verplicht om zijn of haar bonnen en facturen tot zeven jaar na aankoop te bewaren.
Houdt er rekening mee dat u de administratie van de overledene minimaal vijf jaar dient te bewaren. Indien u daar behoefte aan heeft, vraag dan rouwbegeleiding aan.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Je verzekeringspapieren hoef je over het algemeen niet lang te bewaren. Polisblad: Voor veel verzekeringen ontvang je jaarlijks een nieuw polisblad, bijvoorbeeld voor je zorgverzekering of inboedelverzekering. De polissen van voorgaande jaren kun je weggooien zodra je je nieuwe verzekeringspapieren hebt ontvangen.
Als particulier ben je wettelijk niet verplicht om je bankafschriften te bewaren, maar je doet er wel verstandig aan ze toch vijf jaar lang te archiveren.
aankoopfacturen en/of garantiebewijzen van elektrische toestellen, meubels. De wettelijke garantietermijn bedraagt namelijk minimaal 2 jaar. facturen en bewijs van betaling voor nutsvoorzieningen. Het gaat vooral over de facturen van gas, water, elektriciteit, telefoon en gsm, internet, teledistributie.
Denk bijvoorbeeld aan bankafschriften, belastingaanslagen, salarisstroken, pensioenoverzichten of verzekeringspolissen.
Nadat de wettelijke bewaartermijn voor u is verstreken, mag u de basisgegevens van uw administratie opruimen, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de loonadministratie, de kasadministratie, de voorraadadministratie en de gegevens die hieraan ten grondslag ...
We raden u wel aan het pensioenoverzicht te bewaren. U behoudt dan alle gegevens die voor de opbouw van uw pensioen belangrijk zijn. Mocht u ooit vermoeden dat er iets niet klopt aan uw pensioen, dan kunt u dat nagaan aan de hand van de pensioenoverzichten.
E-mail Archiving
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereisten als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
De akte blijft eeuwig bewaard. Als de notaris stopt, dan wordt zijn protocol (dossier met akten) overgenomen door een andere notaris (zijn opvolger).
Op je PC of laptop (via Mijn ING)
In Mijn ING kun je afschriften over je Betaalrekening tot 10 jaar (9 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar) terugzoeken. Bij een Spaar- en/of Beleggingsrekening kun je tot 2 jaar terug.
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren.
U bent verplicht informatie te geven als wij daarom vragen. Daarbij gaat het alleen om informatie die van belang kan zijn voor uw eigen belastingheffing. Hebt u bijvoorbeeld nog bankafschriften en bonnetjes? Dan moet u het mogelijk maken dat wij deze inzien.
Hoe lang moet ik de boekhoudkundige documenten bewaren? De boekhoudkundige documenten – en alle stukken aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan vastgesteld worden – moeten bewaard worden gedurende de 7 jaren (of de 7 boekjaren) die volgen op de belastbare periode waarop ze betrekking hebben.
De Belastingdienst controleert alle 12 miljoen aangiftes inkomstenbelasting die elk jaar binnenkomen. Want controleren behoort tot onze kerntaak. Dat moeten we doen, zodat we juist en volledig belastingen kunnen heffen en innen.
U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.