In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Alle e-mail
Een gearchiveerd bericht verdwijnt uit de inbox, maar hoe kun je het dan terugvinden? Als je alle berichten – dus ook de gearchiveerde berichten – wilt zien, dan moet je de knop Alle e-mail gebruiken die in de linkerkolom staat. Bij alle gearchiveerde berichten staat het Archief-pictogram in lichtgrijs.
Standaard gebruikt Outlook AutoArchiveren om items met regelmatige tussenpozen te archiveren . Zie Oudere items automatisch archiveren voor meer informatie. U kunt items ook handmatig archiveren wanneer u maar wilt. Op die manier kunt u bepalen welke items u wilt archiveren, waar u ze wilt opslaan en hoe oud een item moet zijn voordat het kan worden gearchiveerd.
Je kunt e‑mails verplaatsen naar de map 'Archief', zodat je postbus 'Inkomend' niet te vol raakt. In tegenstelling tot e‑mails die je naar de prullenmand verplaatst, blijven gearchiveerde e‑mails in de map 'Archief' staan totdat je ze verwijdert.
Waar gaan gearchiveerde e-mails naartoe op de iPhone? Gearchiveerde e-mails gaan naar uw archiefmap op de iPhone, waar u ze later gemakkelijk kunt vinden. Vanaf hier kunt u ze terugsturen naar uw inbox of ze verwijderen wanneer u ze niet meer nodig hebt.
De boosdoener is vaak een functie in Gmail die is ontworpen om uw inbox opgeruimd te houden door automatisch beantwoorde e-mails te archiveren . Het is gemakkelijk om deze instelling per ongeluk in te schakelen zonder het te beseffen.
Als je geen tijd hebt om een e‑mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Open Gmail op uw computer.Open het bericht dat u wilt archiveren.Klik bovenaan op Archiveren .
Alle e-mails worden voor een periode van tien jaar bewaard. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. Van daartoe aangewezen sleutelfuncties worden de e-mails overgedragen.
Herstel gearchiveerde tekstgesprekken, oproepen of voicemails
Houd het gesprek, de oproep of de voicemail die u wilt herstellen ingedrukt . Optioneel: Als u meerdere gearchiveerde items wilt herstellen, houdt u het eerste gesprek, de oproep of de voicemail ingedrukt en selecteert u vervolgens meer items. Tik rechtsboven op Gesprekken herstellen.
Als u wilt voorkomen dat uw postvak volloopt, kunt u oude items die u wilt bewaren, verplaatsen naar een archief, een apart Outlook-gegevensbestand (.PST) dat u kunt openen in Outlook zodra u het nodig hebt.
Als je een bericht verwijdert, blijft het nog 30 dagen in de prullenbak staan. Na 30 dagen wordt het bericht definitief uit je account verwijderd. Je kunt het dan niet meer herstellen.
Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie.Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard.
In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Om de AutoArchiveringsfunctie uit te schakelen, schakelt u het selectievakje AutoArchiveren elke n dagen uit . Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd Kies of u een herinneringsbericht wilt weergeven voordat AutoArchiveren uw Outlook-items verwerkt. Wanneer er vragen verschijnen, kunt u op Nee klikken in het herinneringsbericht om die AutoArchiveringssessie te annuleren.
Met e-mailarchivering kunt u een overzicht bijhouden van alles wat u verzendt en ontvangt, zodat u altijd een kopie van uw berichten en eventuele bijgevoegde documenten hebt . Door uw belangrijke gegevens en documenten te archiveren, worden ze veilig opgeslagen in een aparte map. Dit betekent dat de kans kleiner is dat u ze verwijdert of kwijtraakt.
Een gearchiveerde chat staat niet op het tabblad 'Chats', maar in een speciaal archief. Daar kun je ze nog gewoon bekijken. Als iemand een nieuw bericht in de chat plaatst, is het gesprek weer uit het archief. Het staat dan weer in het overzicht met alle chats.
Archiveren is de oplossing als je jouw mailbox opgeruimd en overzichtelijk wilt houden. In de archiefmap plaats je alle mailtjes die je nog niet wilt verwijderen. Hou het bij voorkeur bij één map, als het echt niet anders kan een paar mapjes.
Zoeken in archieven
Via de algemene zoekfunctie kunt u zoeken op trefwoorden, bijvoorbeeld 'VOC'. Als u op dit trefwoord zoekt ziet u onder het tabje 'Inventarissen' alle archieftoegangen verschijnen waar het woord 'VOC' in voorkomt.
Uw berichten worden verplaatst naar de map Archief. Als u een bericht per ongeluk archiveert, gaat u naar de map Archief en verplaatst u het bericht terug naar uw Postvak IN. Opmerking: De knop Archiveren is alleen zichtbaar in Outlook 2016, Outlook 2019 en Outlook voor Microsoft 365.