Een zakelijke lunch en een zakelijk diner worden beschouwd als representatiekosten en zijn gedeeltelijk aftrekbaar van je winst. Als grootboekrekening voor lunchkosten en dinerkosten gebruik je het best één rekening: 'Representatiekosten'.
Iedereen moet eten: je lunch of diner is dus niet standaard aftrekbaar. Heeft het eten een zakelijk karakter (aantoonbaar), dan kun je het deels aftrekken. Een 'gewone' lunch tijdens werktijd is dus niet aftrekbaar, maar als je luncht met een klant heeft het een zakelijk karakter en kun je het deels aftrekken.
Moet je je fooi opgeven bij de belastingdienst? Fooien zijn niet belast in de loonbelasting omdat ze geen loon vormen, maar worden wel als belastbaar inkomen gezien voor de inkomstenbelasting. Je moet je ontvangen fooi dus wel als inkomen opgeven als je belastingaangifte doet.
Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om jouw zaak goed te presenteren, waar geen directe tegenprestatie aan verbonden is. Denk bijvoorbeeld aan feestjes, etentjes en zakelijke kleding. In beginsel zijn kosten aftrekbaar.
De aftrek van kosten van voedsel, drank en genotmiddelen (verteer) is in de inkomstenbelasting beperkt. Deze kosten zijn, met de kosten voor representatie, congressen en dergelijke, tot een bedrag van € 4.700 niet aftrekbaar (of tot 20% van de werkelijke kosten).
Restaurantkosten die volledig worden doorgerekend aan de klant zijn voor 100% aftrekbaar. De kosten moeten dan per factuur worden teruggevorderd en de aard van de dienst, de naam van het restaurant en de datum van het etentje moet duidelijk op de factuur worden vermeld.
U mag de btw alleen in aftrek brengen als u het eten en drinken niet afneemt als eindgebruiker. Dit is het geval wanneer u als ondernemer deze prestatie doorbelast aan een derde, waarbij u btw in rekening brengt. Op de factuur geeft u dan aan dat het gaat om het verstrekken van eten en drinken voor gebruik ter plaatse.
Volledig aftrekbare kosten
Zaken zoals professionele huisvestingskosten, de boekhouder, werkkledij, zakelijke reiskosten, sociale bijdragen, kantoorbenodigdheden, professionele kosten voor telefoon en internet, aanvullende verzekeringen kan je volledig inbrengen als beroepskost.
Een zakelijke lunch valt onder de post 'representatie-kosten' waar bijvoorbeeld ook congressen, seminars, en studiereizen onder vallen. Voor zakenlunches gelden dus andere regels dan voor 'normale' bedrijfskosten. De kosten van een zakenlunch mogen wel worden opgevoerd als bedrijfsmatige kosten, maar niet volledig.
Voedsel, drank en genotmiddelen die u privé gebruikt, zijn niet aftrekbaar. Onder de post 'voedsel' vallen zakenlunches en -diners (ook de fooien). Denk bij 'drank' aan koffie, thee, melk en frisdrank. Met 'genotmiddelen' bedoelen wij onder meer sigaretten en sigaren.
Via pinnen of betalen met een creditcard wordt fooi ook vaak digitaal afgerekend. Dan ontvangt niet de werknemer, maar de ondernemer het extra geld. In de wet is vastgelegd dat ook deze fooien buiten de met btw te belasten vergoeding blijft, mits de bedragen door de ondernemer worden doorbetaald aan zijn medewerker(s).
In Nederland mag je dus helemaal zelf bepalen of je fooi geeft en hoeveel. De vuistregel is vaak 5 tot 10 procent van het bedrag. Althans als je uit eten gaat. ,,Als je een drankje doet op het terras is vaak naar boven afronden al genoeg”, zegt Anne-Marie van Leggelo, directeur van Het Etiquette Bureau.
Het bedrag dat u extra ontvangt, telt u op bij uw omzet.
Voorbeelden van zakelijke uitgaven zijn uitgaven voor vakliteratuur en zakelijke telefoongesprekken. Die zijn aftrekbaar. Uitgaven voor koffie en toiletpapier voor gebruik thuis, zijn privé-uitgaven. En dus niet aftrekbaar.
Btw op je lunch
Koop je een broodje in de supermarkt en eet je dat samen met je klant op de zaak, dan mag je de btw wel terugvorderen. Kosten die je maakt in horeca gelden als 'verteringskosten', daarvan mag je 80% opvoeren bij je aangifte.
De Belastingdienst ziet werkfruit als een bijdrage aan gezonde en vitale medewerkers, en hierdoor zijn de kosten van werkfruit fiscaal aftrekbaar. En niet zomaar, maar de kosten zijn voor 100% aftrekbaar en dit geldt ook voor de btw.
Restaurantkosten zijn 69% aftrekbaar. Al bevordert een etentje met een klant de professionele relatie, u mag deze kost niet volledig inbrengen. Representatiekosten zijn 50% aftrekbaar. Hieronder vallen recepties die u organiseert of relatiegeschenken.
“Ja, in de basis is de btw over de inkoopprijs van een klein relatiegeschenk (zoals een boek, een fles wijn, een pen of een cadeaubon) aftrekbaar. Maar let op: wanneer je aan een klant één relatiegeschenk of meerdere relatiegeschenken geeft met een totale waarde van meer dan € 227,- excl.
Volledig aftrekbare kosten
Kosten binnen je onderneming zijn 100% aftrekbaar. Hierbij hoort onder meer het kantoormateriaal, sociale bijdragen en verzekeringen. Ook specifieke beroepskledij (bijvoorbeeld een doktersjas, veiligheidsschoenen of de schort van een slager) mag je ingeven.
Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.
Het verspreiden van kosten over meerdere jaren heet 'afschrijven'. De hoofdregel is dat je investeringen in een bedrijfsmiddel wat langer dan één jaar mee gaat en in aanschaf meer dan € 450,- excl. btw kost, over vijf jaar moet afschrijven.
Alcohol en tabak zijn veelvoorkomende geschenken. Hoewel ze voor 50% aftrekbaar zijn van je inkomstenbelasting, is de btw voor 0% aftrekbaar. Zelf als de kostprijs onder de €50 per jaar, per klant ligt.
Eten en drinken (niet-alcoholhoudend) in horecabedrijven valt onder het 9%-tarief. Dit tarief geldt ook voor afhaalmaaltijden.
Eten en drinken met relaties buiten het bedrijf
Eten en drinken met klanten en leveranciers hebben een zakelijke karakter. Dit moet je wel kunnen aantonen.