Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
De e-mail zelf begint met een aanhef, een begroeting van de lezer. Als begroeting is zowel geachte, beste als dag mogelijk. Geachte is bruikbaar in officiële en formele contexten; het roept een bepaalde afstand op. Beste en Dag zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, zoals in mails aan klanten.
Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden. Als de naam van de aangeschreven persoon bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'.
Van een bekende ontvanger weet je in ieder geval de naam en mogelijk ook het geslacht. Bij zakelijke correspondentie ligt dan een aanhef met Geachte voor de hand. Als je iemand beter kent, dan gebruik je een informele aanhef met bijvoorbeeld Beste, Dag of Hallo.
Als ook de naam van de geadresseerde niet bekend is, is een aanhef met een rolbenaming mogelijk, bijvoorbeeld Beste klant. Als het niet mogelijk is om een naam of een rolbenaming te vermelden in de aanhef, kan Beste (of Geachte) zelfstandig worden gebruikt als aanhef.
Weet je de naam van degene naar wie je de mail stuurt? Dan kun je 'beste' of 'geachte' mevrouw/meneer + voornaam en/of achternaam gebruiken als aanhef. Wil je het liever wat informeler? Dan kun je ook gaan voor 'hoi' en alleen een voornaam.
Aanhef zakelijke brief
Een zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Meestal begin je met een professionele aanhef zoals "Geachte mevrouw/meneer" of "Beste [naam]" en zet je aan het einde een professionele afsluiting en contactgegevens. Verder is de toon formeel en zonder informeel taalgebruik.
Onderwerp: Hoe [jouw bedrijf] jou kan helpen om [doel]
Ik ben [jouw naam] van [jouw bedrijf]. Wil je ontdekken hoe je meteen [voordeel van je product/service]? Je bent vast druk met [specifiek resultaat waar jouw product/service bij kan helpen], dus ik hou het kort.
Spreek de geadresseerde met de voornaam aan als u de geadresseerde persoonlijk kent of als u de geadresseerde op een gemoedelijke, ongedwongen manier wilt aanspreken. Ook minderjarigen kunt u met de voornaam aanspreken. Als begroeting zijn onder meer Beste, Dag, Hallo of Hoi mogelijk.
Wij hopen spoedig iets van u te vernemen.Graag zie ik uw antwoord zo spoedig mogelijk tegemoet.Ik zie uw reactie graag tegemoet.In afwachting van uw spoedige reactie, …
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Bij een formele aanhef als Zeer geachte mevrouw of Weledelgestrenge heer, past Hoogachtend of Met de meeste hoogachting het best. Brieven die beginnen met Geachte heer of Geachte mevrouw, kunnen zowel met Met vriendelijke groet(en) als met Hoogachtend worden afgesloten.
Wat zijn de regels voor aanhef en titelgebruik? Gebruik Geachte (formeel) of Beste (informeel). Schrijf mevrouw en heer met een kleine letter.
Een veelgebruikte neutrale slotformule is Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten. Je kunt hiervoor kiezen bij zowel formele als informele correspondentie. Als je het formeel wilt houden, dan kun je gebruikmaken van Hoogachtend.
Een brief of e-mail aan een man kan beginnen met Beste meneer/heer + achternaam, Dag meneer + achternaam of Geachte heer + achternaam. Een aanhef met geachte is formeel en vooral geschikt voor officiële contexten.
Weet je of de geadresseerde in de sollicitatiebrief een man of een vrouw is, dan gebruik je 'Geachte heer (achternaam)' of 'Geachte mevrouw (achternaam)'. Onthoud dat het altijd beter is om wel je aanhef persoonlijk te maken door eerst te achterhalen wie de persoon is waarnaar je schrijft.