Juridisch gezien kun je een functioneringsgesprek niet opleggen of verplichten. Er staat niets in het arbeidsrecht over het feit dat een functioneringsgesprek een verplicht element zou zijn. Er staat ook niets in de wet opgetekend over het feit dat weigering reden zou zijn voor ontslag.
Omdat beide gesprekken niet in de wet voorkomen, zijn er ook geen wettelijke regels voor het voeren en afwikkelen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Zo is een werkgever niet verplicht om jaarlijks werknemersgesprekken te voeren.
Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen de direct leidinggevende en de medewerker. Is de direct leidinggevende niet bij het gesprek betrokken dan heeft een functioneringsgesprek weinig zin. Het gaat immers ook over het functioneren van de samenwerking tussen de leidinggevende en de medewerker.
Beoordelingsgesprek: niet verplicht
De werkgever is wettelijk niet verplicht om jaarlijks een beoordelingsgesprek te voeren met zijn werknemers. Daarom zijn er ook geen wettelijke regels waar beide partijen zich aan moeten houden bij zo'n gesprek.
Na een slechte beoordeling zal de werkgever meestal een mogelijkheid geven om te verbeteren. Er wordt samen met de werknemer een verbeterplan opgesteld om zo tot het gewenste resultaat te komen. Voldoet de werknemer niet aan het verbeterplan, dan zal vaak een ontslagtraject worden ingezet.
Een functioneringsgesprek vraagt om een goede voorbereiding. Zorg daarom dat de gesprekspunten voor het gesprek al bekend zijn. Dat geeft je de gelegenheid goed na te denken over het functioneren van je werknemer. Tijdens het gesprek kun je je richten op je werknemer en gericht notities maken.
In een functioneringsgesprek praat je over persoonlijke inzet, sfeer en mogelijke verbeterpunten. In een beoordelingsgesprek wordt gekeken naar prestaties van een bepaalde periode en wordt gekeken naar arbeidsvoorwaarden (zoals een salarisverhoging).
Reserveer ruim een uur voor het gesprek, niet veel langer. Een functioneringsgesprek dat langer dan 1,5 uur duurt is eigenlijk te lang. Laat het gesprek nooit langer dan 2 uur duren, dat roept alleen maar vermoeidheid en onbewuste irritatie op. Plan indien nodig een vervolggesprek.
voor gezien: Als je tekent 'voor gezien' geef je aan dat je een beoordelingsgesprek hebt gehad en dat je de inhoud van het beoordelingsformulier hebt gezien. Je geeft dus nog niet aan dat je het eens bent met deze inhoud. Je kunt nu nog bezwaar maken tegen je beoordeling.
Het verslag van het functioneringsgesprek is een officieel document, dat ondertekent dient te worden door de werkgever en werknemer.
In veel bedrijven en organisaties voer je in de eerste maanden van het jaar een functioneringsgesprek en tegen het einde van het jaar een beoordelingsgesprek. In het beoordelingsgesprek wordt dan vaak terugverwezen naar de afspraken die je in het functioneringsgesprek hebt gemaakt.
Waar een aantal jaar geleden elk bedrijf zowel beoordelings- als functioneringsgesprekken voerde, zien we nu dat steeds meer bedrijven deze gesprekken afschaffen.
Maister: "Er zijn twee manieren om de effecten van een manager te meten. In de eerste plaats kun je kijken naar de prestaties van de groep: winst, groei, klanttevredenheid, ontwikkeling van mensen. In de tweede plaats kun en moet je mensen uit de groep vragen om te evalueren of hun manager toegevoegde waarde levert.
Beoordelen van het functioneren gaat dus over een aantal zaken: de taken, de verantwoordelijkheden, de bevoegdheden, de houding of attitude en de motivatie. Dat vraagt niet alleen objectiviteit maar ook inzicht en bekwaamheid van de leidinggevende.
De spontane ongecensureerde meningen van collega's over degene die feedback van jou moet krijgen, zijn ongezouten positief of negatief en vaak op niets gebaseerd. Haal dus niet de mening van anderen erbij, en vertrouw op je eigen inzichten. Dat maakt het feedbackgesprek eerlijker en sympathieker.
Het doel van een beoordelingsgesprek de prestaties van een medewerker te beoordelen. Het resultaat van zo'n gesprek is de basis voor het nemen van beslissingen over bijvoorbeeld loonsverhogingen. Het doel van een functioneringsgesprek is het bespreken van de ontwikkeling en groei van de medewerker.
In een beoordelingsgesprek bespreek je het werk dat je de afgelopen tijd hebt gedaan en de doelen die je voor jezelf hebt gezet (tijdens je eindejaarsgesprek). Ga dus bij jezelf na: heb ik mijn doelen bereikt? Waarom wel en waarom niet?
In een eenzijdig ingestoken beoordelingsgesprek spreekt de leidinggevende zijn oordeel uit en blikt terug op het functioneren. De vraag staat centraal of de medewerkers doen wat zij moeten doen en doen of zij dat goed doen. Als dat eenzijdig blijft, wordt het inderdaad niet een motiverende bijeenkomst.
Wat is je hoogste prioriteit aankomende week en welke support heb je van mij nodig? Welk onderdeel van je werk geeft je de meeste energie en motivatie? Wat heb je nodig om je (langetermijn)doelen te behalen? Wat kan ik als leidinggevende doen om je werk fijner te maken?