Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar wel heel verstandig. Het geeft je inzicht in je gewerkte uren. De urenverantwoording kun je gebruiken richting klanten of opdrachtgevers. Zo'n urenoverzicht maakt duidelijk wat je wanneer hebt gedaan.
In artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet (Atw) staat beschreven dat de werkgever verplicht is om een urenregistratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van werknemers. Dit is verplicht, zodat de Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan controleren of dat de wet wordt nageleefd.
Controle Belastingdienst
Bij een controle door de Belastingdienst, vraagt de inspecteur om je administratie. Daarin moet hij of zij duidelijk kunnen zien dat je echt minimaal 1.225 uur aan je bedrijf hebt besteed. Het kan zijn dat je extra bewijzen moet laten zien, zoals mails waarin de klant de afspraak bevestigd.
Wat als je het urencriterium niet haalt? Haal je het urencriterium niet, dan mag je geen gebruik maken van bepaalde aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de meewerkaftrek. Doe je dit toch en krijg je controle van de Belastingdienst, dan krijg je een fikse boete.
Zzp'ers zijn ondernemers en komen dus in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek. Hiervoor geldt het urencriterium van 1225 uur en moet je een urenregistratie bijhouden.
Als je niet voldoet aan het urencriterium en minder dan 1225 in een jaar werkt, heb je in dat jaar geen recht op aftrekposten als zelfstandigenaftrek en (eventueel) startersaftrek. Bij controle wil de Belastingdienst inzage hebben in alles wat met jouw bedrijf te maken heeft.
U besteedt in het kalenderjaar minimaal 1.225 uren aan uw onderneming(en). Onderbrak u uw werk als ondernemer door uw zwangerschap? Dan tellen de niet-gewerkte uren over totaal 16 weken toch mee als gewerkte uren. U moet meer tijd besteden aan uw onderneming dan aan andere werkzaamheden (bijvoorbeeld in loondienst).
De Belastingdienst heeft het recht om 5 jaar terug te kijken, dus hoe langer de opdracht des te groter het mogelijke financiële gevolg. Gelukkig zijn er meerdere criteria en is één criterium niet bepalend maar het is goed om de risico's in de juiste proporties te zien wanneer je gaat starten als zzp'er.
Er zijn geen regels voor werktijden en rusttijden voor u als zzp'er. Behalve als er een gezagsverhouding is tussen de opdrachtgever en u. Dan geldt de Arbeidstijdenwet wel. Deze wet geldt ook als u in het vervoer of in de mijnbouw werkt.
1225 uur, voor ondernemers een haast magisch getal. Want als je minimaal 1225 uur per jaar besteedt aan je bedrijf heb je recht op belastingvoordeel, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Dit kan je duizenden euro's per jaar schelen.
Je leest het goed: als zzp'er hoef je in 2021 over een winst tot €30.439,- geen belasting te betalen. Als je aan bepaalde voorwaarden voldoet natuurlijk. Let op, je betaalt wel inkomstenbelasting maar krijgt een aantal heffingskortingen terug waardoor je uiteindelijk op nul uitkomt.
De Belastingdienst kan u vragen stellen over uw administratie omdat bepaalde kengetallen niet aansluiten met vergelijkbare bedrijven. Bij ernstige twijfels kan de Belastingdienst de administratie ook verwerpen. Dit is een zware sanctie van de Belastingdienst welke niet zomaar mag worden toegepast.
Het urencriterium is 1.225 uur per kalenderjaar. Dit komt neer op zo'n 24 uur per week. Haal je die 1.225 uren niet? Dan kun je wel ondernemer zijn, maar geen zelfstandigenaftrek en startersaftrek toepassen.
Het bewijs kan je op verschillende manieren leveren. Zo kan je bijvoorbeeld de gefactureerde uren gebruiken, maar je persoonlijke agenda, telefoonrekening en rittenadministratie (verplaatsingen naar klanten tellen ook mee) helpen eveneens om het aantal gewerkte uren aan te tonen.
Werkgever moet deugdelijke administratie bijhouden
Voor wat betreft te weinig betaald loon of overuren sluit de rechtspraak bij dit principe aan. Dat betekent dat op de werkgever de verplichting rust om een deugdelijke urenadministratie bij te houden. Doet de werkgever dat niet, dan loopt hij een groot risico.
Bij een werkdag van meer dan 10 uur, pauzeert u minimaal 45 minuten. U kunt deze pauze splitsen in meerdere pauzes van ten minste 15 minuten. Pauze is geen werktijd. Naast regels voor pauze zijn er ook regels voor onafgebroken rusttijden per week of per 2 weken.
Onderaan de streep zal een gemiddeld verdienende zzp'er netto niet veel meer verdienen dan een werknemer in loondienst. Het hogere uurtarief dat een gemiddeld verdienende zzp'er opstrijkt, weegt in onze ogen absoluut niet op tegen de zekerheden die je als werknemer in loondienst geniet en die je als zzp'er misloopt.
Je leest het goed: als zzp'er hoef je in 2022 over een winst tot € 30.339,- geen belasting te betalen. Als je aan bepaalde voorwaarden voldoet natuurlijk. Let op, je betaalt wel inkomstenbelasting maar krijgt een aantal heffingskortingen terug waardoor je uiteindelijk op nul uitkomt.
De Belastingdienst legt een boete op als er tussen opdrachtgever en zzp'er feitelijk sprake is van een arbeidsrelatie. Dan worden er ten onrechte geen loonheffingen betaald. De Belastingdienst focust hierbij op schijnzelfstandigheid.
Als je maar 1 opdrachtgever hebt over een heel jaar dan zal de Belastingdienst dit als loondienst kunnen beschouwen. Dat betekent dat je geen recht hebt op ondernemersaftrekposten en dat er nog loonbelasting en premies volksverzekeringen moeten worden betaald.
De Arbeidsrelatiewet voorziet geen strafsancties. Schijnzelfstandigheid wordt strafrechtelijk beteugeld via een inbreuk op de Dimona-wetgeving (de niet inschrijving als werknemer).
Veel mensen denken dat je minimaal 3 opdrachtgevers per jaar nodig hebt om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst voor zelfstandigheid als zzp'er. Dit is een hardnekkig misverstand! De Belastingdienst heeft geen regels over het aantal opdrachtgevers dat je moet hebben om als zelfstandige te worden gezien.
Declarabele uren
Voor een goede bereking van je uurtarief bepaal je eerst hoeveel uur per jaar je declarabel bent. Als je uitgaat van een werkweek van 5 dagen en 30 dagen reserveert voor vakantie en feestdagen, dan blijven er 230 werkdagen over. Op jaarbasis is dat 1.840 uur.
Zzp naast loondienst
Dat kan ook. Bespreek wel eerst met je werkgever of hij extra werkzaamheden als zzp'er bij een andere opdrachtgever toestaat. Check of je een concurrentiebeding of relatiebeding hebt getekend en wat daar precies in staat.