Peppol BIS als leidende standaard Daarin is opgenomen dat een factuur vanaf juli 2024 moet zijn opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt.
Oudere standaard: SI-UBL 1.2
Inmiddels zijn er nieuwere standaarden, zoals de Peppol BIS. Daarom heeft de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) de SI-UBL 1.2 optioneel verklaard per 1 juli 2022. Dit betekent dat gebruikers van het Peppol-netwerk niet langer verplicht zijn e-facturen met die standaard te accepteren.
U maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuurt u een factuur.
Wanneer je een account aanmaakt, registreren wij je gratis op het Peppol-netwerk.De eerste 15 dagen kun je het platform volledig gratis gebruiken. Na 15 dagen moet je een tariefplan kiezen dat aansluit bij het aantal facturen dat je verstuurt en ontvangt.
Kosten Peppol
Aan het gebruik van Peppol zijn geen kosten verbonden. Enkel voor de activatie van Peppol dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.
Peppol is dé internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen en orders. Met Peppol kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uitwisselen.
Ga naar Administratienaam > Instellingen en klik op het tabblad Elektronische facturen.Klik in de sectie Peppol-registratie op de knop Registratie starten. De knop is alleen beschikbaar als je de gegevens hebt ingevuld die je nodig hebt voor de registratie. Selecteer de gewenste opties in de sectie Fiattering.
Standaard worden facturen over PEPPOL verzonden via het BTW-nummer of ondernemingsnummer van de klant. De klant registreert zich namelijk op het PEPPOL-network met zijn BTW-nummer of ondernemingsnummer zodat gekend is waar de facturen kunnen worden ontvangen.
Beweeg met je muis boven het bedrijf dat je wilt registreren in het Peppol-netwerk en klik op de knop Registreren. Het volgende scherm wordt geopend waarin het ondernemingsnummer en btw-nummer getoond zullen worden. Dit zijn gegevens die verplicht zijn om te kunnen registreren in het Peppol-netwerk.
Op grond van de wet verjaart een vordering 5 jaar (artikel 3:307 BW) nadat deze opeisbaar is geworden. Verstuurt u alsnog een factuur binnen deze periode van 5 jaar nadat u uw prestatie / of goederen heeft geleverd, dan is er niets aan de hand en kan nakoming in en buiten rechte worden gevorderd.
Je kunt een factuur weigeren als je het niet eens bent met de inhoud of de hoeveelheid van de factuur. Het is belangrijk om de redenen waarom je de factuur weigert duidelijk te communiceren aan de leverancier of verkoper.
Wanneer je niet akkoord gaat met het uiteindelijk bedrag op de factuur, dan kan je dit betwisten. Van een onderneming wordt wel verwacht dat dit gebeurt binnen een redelijke termijn. Voorzichtigheidshalve doet een consument er ook goed aan om een betwiste factuur (tijdig) te betwisten.
Peppol is dé internationale standaard op het gebied van e-facturatie en e-ordering. Met Peppol kunnen overheden en organisaties wereldwijd veilig, snel en goedkoop elektronische berichten uitwisselen. Op deze pagina leest u wat Peppol is, wat dit u oplevert, waar het verplicht is en hoe u kunt aansluiten.
In Europees verband is gebouwd aan een routeringsinfrastructuur, via dit netwerk is het mogelijk om internationaal inkoopgegevens uit te wisselen. Om dit netwerk te beheren, is er een afsprakenstelsel opgezet. Dit stelsel heet Peppol. (Pan-European Public Procurement OnLine).
E-factureren maakt namelijk van een factuur een gestructureerd digitaal bestand. Doordat de gegevens gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde boekhoudsysteem elektronisch te verwerken in het andere boekhoudsysteem. Hierdoor is handmatige verwerking dus niet meer nodig.
Een factuur zonder kvk-nummer is ongeldig. Als privépersoon of particulier een factuur sturen zonder KVK-nummer heeft dus weinig nut. Je kunt wél een kwitantie sturen. Ook als je een bedrijf wilt beginnen en nog geen KVK-nummer hebt, mag je geen facturen sturen zonder KVK-nummer.
Als particulier mag je geen factuur maken. Ook een kassabon maken is niet toegestaan. Enkel ondernemers die een btw-nummer hebben en die ingeschreven zijn bij de KvK kunnen dat doen. Doe je het toch?
Je kan dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inzetten. Die innen namens jou de factuur. De kosten hiervan mag je in rekening brengen bij de klant. Houd er rekening mee dat je deze kosten zelf betaalt als het alsnog niet lukt om de klant te laten betalen (als die failliet is, bijvoorbeeld).
Mercurius verzekert de overdracht van alle elektronische facturen die aan het gestandaardiseerde Peppol-kader beantwoorden. Dankzij Mercurius (en Peppol) is elke verzender dus vrij om de operator te kiezen die hij het meest geschikt vindt, met de zekerheid dat alle Belgische overheden zijn facturen zullen ontvangen!
Terwijl Peppol een internationaal netwerk is dat via access points e-procurement en e-facturatie faciliteert, is Mercurius het softwareplatform waarop Belgische overheidsdiensten e-facturen en andere documenten in UBL-formaat kunnen ontvangen, verwerken en versturen.
Mercurius is het softwareplatform waarop Belgische overheidsdiensten e-facturen en andere documenten in UBL-formaat ontvangen en verwerken. Net als het facturatieplatform van Billit is het verbonden met een gecertificeerd PEPPOL acces point.
De kasbeheerder zorgt dat de betaling via de bank kan (en dus controleert of er genoeg geld is) en de boekhouder registreert de factuur.