De gewone aanschrijfvorm voor een volwassen, al dan niet gehuwde (jonge) vrouw is tegenwoordig mevrouw, zowel in de adressering als in de aanhef van een brief of mail.
Als er mevrouw, meneer of heer gebruikt wordt, krijgt die genderaanduiding een kleine letter. Die aanduiding is geen naam en er is ook geen andere reden om een hoofdletter te gebruiken.
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
De voor- en achternaam van personen schrijf je met hoofdletters. Als de achternaam begint met een tussenvoegsel, krijgt dat tussenvoegsel ook een hoofdletter als het vooraan staat: De Vries, Van der Laan.
De traditionele titels staan voor de naam (na eventuele aanspreekvormen als mevrouw, de heer of professor) in de volgorde dr., mr., ir., drs., ing., bc. Ze worden van elkaar gescheiden door een spatie. Bij het behalen van de doctorstitel vervalt een eventuele doctorandustitel.
Doctorandus. Doctorandus (titulatuur: drs.) is in Nederland de titel voor de academische graad van master. In Vlaanderen wordt de term gereserveerd voor universitaire studenten die aan een doctoraatsthesis werken.
Antwoord. In Nederland is mevrouw Jacobs-van Dijk de gangbare schrijfwijze. In België wordt de persoonsnaam altijd geschreven zoals op de identiteitskaart is aangegeven; van wordt er meestal met een hoofdletter geschreven. De gewone schrijfwijze in België is dus mevrouw Jacobs-Van Dijk.
Staan er geen voornamen- of letters voor de achternaam, maar een andere benaming? Voorbeelden: meneer, mevrouw, de heer, drs., professor, dominee, etc. Schrijf dan het tussenvoegsel met een hoofdletter: de heer De Groot.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Na een voornaam of voorletter schrijf je tussenvoegsels NIET met een hoofdletter. Als er geen voornaam of voorletter staat schrijf je tussenvoegsels wel met een hoofdletter.
Beste en Dag zijn informeler.Ze klinken iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Ze zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten.
De afkorting voor de heer is dhr., met een kleine letter en een punt. Je gebruikt alleen een hoofdletter “D” als de afkorting aan het begin van de zin staat. In formele teksten wordt aangeraden om “de heer” voluit te schrijven, maar in informele teksten of zorgrapporten en -verslagen is het gebruikelijk om dhr.
Groeten voor zakelijke brieven
De meest formele begroeting is Beste, [titel], en dan de achternaam. Als u niet zeker bent van de voornaamwoorden van de persoon, is het een goed idee om Beste [Voor- en achternaam] of Beste [Voornaam] te gebruiken. Als u de naam van de ontvanger niet weet, kunt u Hallo of Groeten gebruiken .
Regels voor hoofdlettergebruik
Schrijf titels en eretitels die voor een naam staan met een hoofdletter (Dr., Mr., Mrs., Miss., Ms.). Na een naam worden titels echter met een kleine letter geschreven (Barack Obama is de president). Schrijf de dagen van de week, maanden en speciale dagen met een hoofdletter (maandag, februari, Valentijnsdag).
Antwoord. Een brief of e-mail aan een vrouw kan beginnen met Beste mevrouw + achternaam, Dag mevrouw + achternaam of Geachte mevrouw + achternaam. Een aanhef met geachte is formeel en vooral geschikt voor officiële contexten.
Merknamen en soortnamen
Merknamen schrijven we met een hoofdletter, soortnamen met een kleine letter. Ik wil graag een Coca-Cola. Nee, ik wil geen andere cola, ik wil de echte, want dat proef ik.
Antwoord. Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek.
Geachte mevrouw. Geachte heer. Geachte heer of mevrouw (als ook het geslacht onbekend is)
De varianten met Beste zijn informeler dan de varianten met Geachte. Het hangt ervan af hoe je als afzender wilt overkomen. Wil je vooral afstandelijk-beleefd en correct zijn, dan past Geachte goed. Wil je vooral uitstralen dat je contact zoekt met de lezer en zelf ook benaderbaar bent, dan is Beste geschikt.
Vermeld achtereenvolgens: Naam. Straat + huisnummer (en “bus” + het busnummer als er één is)Postnummer + gemeente.
In brieven of e-mails die gericht zijn aan iemand in een bepaalde functie, kan de functie in de aanhef worden vermeld, bijvoorbeeld Mijnheer de minister of Geachte directeur. In informele contexten is een aanhef met alleen de voornaam mogelijk, bijvoorbeeld Beste Peter.
'Geachte heer/mevrouw' is nooit een goede manier om een sollicitatiebrief aan te heffen, omdat deze begroeting ouderwets en onpersoonlijk overkomt. Daarnaast kom je er ongeïnteresseerd en fantasieloos mee over. Je kunt een recruiter het beste aanspreken bij diens naam.
De afkorting dhr. of Dhr. wordt steeds gevolgd door de naam. De afkorting hr.
De aanspreking
Als je die kent, vermeld dan de academische titel ('prof.' of 'dr.') plus de achternaam. Is de academische titel niet duidelijk en ken je enkel de voor- en achternaam, spreek die persoon dan aan met 'heer' of 'mevrouw' plus achternaam.