U maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuurt u een factuur.
Op grond van de wet verjaart een vordering 5 jaar (artikel 3:307 BW) nadat deze opeisbaar is geworden. Verstuurt u alsnog een factuur binnen deze periode van 5 jaar nadat u uw prestatie / of goederen heeft geleverd, dan is er niets aan de hand en kan nakoming in en buiten rechte worden gevorderd.
Facturen verstuur je naar je klanten om geld te ontvangen voor geleverde goederen en diensten. Op de factuur vermeld je ook de btw. Als ondernemer verplicht de Belastingdienst je namelijk om btw in rekening te brengen bij je afnemers.
Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten, en hun prijs. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen, daardoor is het een schuldvordering (het saldo dat klanten verschuldigd zijn aan een bedrijf voor geleverde goederen of diensten).
Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf jaar. Verkoop je een product aan een consument, dan verjaart de factuur al na twee jaar.
Als een factuur heel laat is verzonden, kan de ontvanger zich op de verjaring beroepen. Een vordering, en dus ook de factuur die dit bewijst, kan nu eenmaal verjaren en blijft niet eeuwig bestaan.
Een factuur of vordering kan verjaren en is dus niet eeuwig geldig. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar, afhankelijk van het feit of het om zakelijke klanten of consumenten gaat.
Goederen en diensten aan particulieren
Dan bent u niet verplicht een factuur uit te reiken, met uitzondering van de volgende situaties: U bent een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van uw afnemers is ondernemer.
De consument heeft het recht om de factuur gratis te krijgen. Hij heeft ook het recht om pas na de ontvangst van de factuur te betalen. Dit "uitstel" van betaling vormt een toepassing van de exceptio non adimpleti contractus.
Er zit in principe geen limiet aan de hoogte van een kwitantie. Let wel op dat als je heel veel inkomsten hebt uit overige werkzaamheden, de belastingdienst je wellicht als ondernemer kan gaan zien. Op dat moment moet je je inschrijven bij de KvK en btw gaan afdragen.
Als u diensten levert aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen, brengt u meestal geen btw in rekening. De klant berekent de btw en geeft die aan in eigen land. U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: de btw-identificatienummers van u én uw klant.
Vrijstelling van btw
Als u als beginnende zelfstandige jaarlijks maximaal €25.000 verdient, dan hoeft u geen btw aan uw klanten te verrekenen en kunt u opteren voor een btw-vrijstelling. Op uw factuur moet u dan het volgende vermelden: "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting.
Als particulier een factuur opstellen is niet toegestaan
Als particulier mag je geen factuur maken. Ook een kassabon maken is niet toegestaan. Enkel ondernemers die een btw-nummer hebben en die ingeschreven zijn bij de KvK kunnen dat doen.
Wanneer u niet akkoord gaat met het gefactureerde bedrag, is het in uw belang om de factuur per aangetekend schrijven te betwisten. Bij de betaling is een onderscheid te maken tussen het niet-betwiste gedeelte en het betwiste gedeelte. De redenen van betwisting moeten voldoende gegrond en gemotiveerd zijn.
Je protesteert een factuur waarmee je het niet eens bent, schriftelijk en per aangetekende post. Dit gelet op de bewijslast. Een mondeling protest (bv. per telefoon) kan je niet bewijzen.
Kan je dan een factuur sturen? Nee, je maakt dan een kwitantie. De belastingdienst ziet een factuur als een document dat een bedrijf alleen kan versturen. Er zijn namelijk een aantal eisen aan een factuur, deze moet bijvoorbeeld een BTW nummer en KVK nummer vermelden.
Een nulfactuur is een rekening die al betaald is en die de gemeenten dus niet hoeven te betalen.
Als consument ben je verplicht de afgesproken prijs te betalen en de verkoper moet jou een deugdelijk product leveren. Dat wil zeggen, een product dat gedurende een bepaalde tijd aan alle eisen voldoet die je daaraan bij normaal gebruik mag stellen. En aan bijzondere eisen als dit bij de koop is vastgelegd.
Wat is de wettelijke betalingstermijn van een factuur? De wettelijke betalingstermijn van een factuur bedraagt 30 dagen als geen betalingstermijn is overeengekomen. Het is mogelijk om een kortere betaaltermijn af te spreken, maar de wet stelt grenzen aan langere betaaltermijnen.
Een factuur verjaart in principe vijf jaar na de dag dat de vordering opeisbaar is geworden, dus vijf jaar na de uiterste betaaldatum. Heeft u als zakelijke verkoper een product aan een consument verkocht (bijvoorbeeld een wasmachine of een bankstel)? Dan verjaart de factuur al na twee jaar.
Op elke factuur die u krijgt moeten de volgende gegevens staan: de naam en het adres van de leverancier. het btw-identificatienummer van de leverancier. uw naam en adres.