Elke stichting moet een bestuur hebben. Dit is het enige verplichte orgaan binnen elke stichting. Het is dan ook van belang dat u de regels omtrent het bestuur meeneemt in de oprichting. Het bestuur is er uiteindelijk verantwoordelijk voor dat het doel van de stichting bereikt wordt.
Een rechtspersoon, zoals een stichting, vereniging of besloten vennootschap, moet altijd een bestuur hebben. De wet bepaalt niet uit hoeveel bestuurders het bestuur maximaal moet of kan bestaan. Ook is niet verplicht dat het bestuur uit een even of oneven aantal bestuursleden moet bestaan.
Juridisch is het mogelijk dat een vereniging geen bestuursleden heeft, namelijk indien alle (resterende) bestuursleden ontslagen worden, aftreden, of ontslag nemen. Echter, de wet geeft geen regeling over wat er in dat geval moet gebeuren, en geeft ook niet aan hoe een nieuw bestuur gekozen kan worden.
Het algemeen bestuur is daarbij in de regel breed samengesteld terwijl het dagelijks bestuur zich (vooral) met de dagelijkse gang van zaken bezig houdt. Op 1 juli treedt de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) in werking.
Wel schrijft de wet voor dat de statuten de wijze van benoeming en ontslag van bestuurders moeten bevatten. In veel statuten is opgenomen dat het bestuur zichzelf benoemt (coöptatie), dat de bestuurders zijn benoemd voor een periode van vier jaar en dat zij één- of tweemaal herbenoembaar zijn.
Omdat het bestuur ieder jaar met een jaarrekening en bestuursverslag verantwoording aflegt aan de aandeelhouders, waarover de aandeelhouders iets moeten vinden, zullen de aandeelhouders dus minimaal eenmaal per jaar bijeen moeten komen om deze te bespreken en een besluit over de vaststelling daarvan te nemen.
In de statuten kan van die bepaling worden afgeweken. Dat betekent dat, een penningmeester van een kleine vereniging tegelijkertijd ook voorzitter kan zijn, mits deze mogelijkheid in de statuten is opgenomen. De meest voorkomende combinatie van functies is overigens penningmeester en secretaris.
In een vereniging zijn de leden de baas. Het hoogste orgaan van de vereniging is de Algemene Ledenvergadering. De ALV neemt alle belangrijke besluiten: wie gaat er in het bestuur, wat is de begroting, welke regels hanteren we onder elkaar? De ALV vergadert ieder voorjaar en soms in het najaar.
Bestuursleden van stichtingen en verenigingen die zijn opgericht zonder een notariële akte zijn elk hoofdelijk aansprakelijk. Elk bestuurslid kan dus aansprakelijk gesteld worden voor het volledige bedrag aan schulden.
Als je jouw bestuursfunctie wilt opzeggen moet je dat schriftelijk doen. Een mailtje is ook voldoende. Dit stuur je aan de andere bestuurders. In het bestuur gaan jullie bespreken hoe jullie een nieuw bestuurslid gaan vinden.
Moet een vereniging een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben? Ja, verenigingen moeten volgens de wet een voorzitter, secretaris en penningmeester hebben. Maar je kunt in de statuten wel anders bepalen. Bijvoorbeeld een andere of juist geen functieverdeling.
Je kan zelf jouw bestuursfunctie opzeggen. Dit doe je schriftelijk en stuur je naar de andere bestuurders. Tijdens de vergadering zal hier een besluit over worden genomen.
Het dagelijks bestuur (DB) geeft leiding aan het OR-werk. Je zorgt ervoor dat de OR doelen stelt en daar resultaatgericht aan werkt. De voorzitter leidt de OR-vergadering en zorgt voor heldere besluitvorming. In de OV bewaakt hij dat OR en bestuurder elkaar goed begrijpen en tot heldere afspraken komen.
Taken van het dagelijks bestuur
Concreet is dit orgaan verantwoordelijk voor: de dagdagelijkse gang van zaken in de vereniging; de minder belangrijke beslissingen; en alles wat hoogdringend is.
Vaak bepalen de statuten hoe de stichting een bestuurder beloont. Bijvoorbeeld dat een bestuurder geen recht heeft op loon, maar alleen op een onkostenvergoeding en/of vacatiegeld. Vacatiegeld is een vergoeding die bestuursleden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van vergaderingen.
Taken burgemeesters
De gemeenteraad bepaalt waar het bestuur zich op hoofdlijnen mee bezighoudt. En controleert het college van burgemeester en wethouders (college van B&W). De raad bestaat uit gekozen volksvertegenwoordigers. Het college van B&W bestuurt de gemeente; de burgemeester is voorzitter van het college.
Tenzij in de statuten anders is geregeld, is dit de Algemene Vergadering (AV). Wettelijk kan dit zonder opgaaf van redenen, maar meestal zal dit in de praktijk natuurlijk wel gebeuren. Uiteraard moet in alle gevallen het bestuurslid de mogelijkheid krijgen zich te verweren, zowel mondeling als schriftelijk.
Binnen het bestuur heeft de voorzitter ook de meest centrale taak: leiding geven aan het bestuur en – samen met anderen – leiding geven aan het samenwerkingsproces. Taken van de voorzitter bestaan uit: Bestuursvergaderingen inhoudelijk voorbereiden. Vergaderingen leiden en zorgen voor een pro-actieve besluitvorming.
In tegenstelling tot een vereniging heeft een stichting geen leden. Wel kan er een raad van toezicht zijn aangesteld, die het handelen van de bestuursleden controleert. Een vereniging is democratischer, de leden controleren altijd het handelen van het bestuur.
Dan is de vereniging verplicht een kascommissie in te stellen. Deze bestaat uit leden van de vereniging en controleert de penningmeester.
Iedereen die kan boekhouden kan penningmeester worden, want het is geen beschermde functie. Bij een kleine club of vereniging van eigenaren is het werk meestal simpel.
De wet stelt geen eisen aan het aantal vergaderingen per jaar of de wijze waarop overleg moet plaatsvinden. De wet schrijft wel voor dat op verzoek van de medezeggenschapsraad of een geleding daarvan (bijvoorbeeld de oudergeleding) er een overleg plaatsvindt met het schoolbestuur (art. 6 lid 1 Wms).
Gebruikelijk is een minimum van 6 overlegvergaderingen per jaar. En er zal altijd een vergadering moeten plaatsvinden (binnen twee weken) als de ondernemingsraad of de bestuurder daarom vraagt. Dat is dan vaak een extra of “tussentijdse” OV.
Het bestuur van een stichting kan besluiten de statuten te wijzigen. Maar alleen als dit is toegestaan volgens de statuten. Wijzigingen moeten steeds in een nieuwe notariële akte worden vastgelegd.