Nee, een betalingsherinnering is wettelijk niet verplicht. Wel is het goed gebruik om een debiteur eerst te herinneringen voordat u hem tot betaling aanmaant. Juridisch gezien kunt u uw vordering echter direct ter incasso uit handen geven zodra de geldende betalingstermijn is verstreken.
Als u rekeningen niet of niet op tijd betaalt, kan de schuldeiser een incassobureau inschakelen. U krijgt te maken met het volgende: De schuldeiser moet minimaal 1 betalingsherinnering (aanmaning) sturen, voordat hij incassokosten bij u in rekening mag brengen.
Is uw klant een consument? Dan moet u eerst een kosteloze aanmaning sturen. U rekent dan geen aanmaningskosten. Als uw klant een bedrijf is, bent u dit niet verplicht.
Zodra een betalingstermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie tot vijf werkdagen met verzenden van een herinnering of aanmaning. Hanteer voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen en verzend niet meer dan drie herinneringen/aanmaningen.
Wettelijk gezien mag u aanmaningen versturen vanaf de dag na een gemiste betaling.
U kunt het 24 uur na de eerste e-mail verzenden. U kunt langer wachten, maar bij voorkeur niet langer dan 72 uur. Als deze geen reactie krijgt, stuurt u de tweede herinnering na twee dagen.
Een schuld kan dus verjaren na een bepaalde tijd. Als de schuldeiser contact met u opneemt, begint op dat moment het tellen van de termijn opnieuw. Met het versturen van een aanmaning kan de schuldeiser dus het verjaren tegengaan.
Een betalingsherinnering wordt verstuurd vóórdat een aanmaning wordt verstuurd. Een aanmaning is strenger van toon dan een herinnering. In een aanmaning wordt de debiteur een laatste mogelijkheid geboden om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven.
Het is gebruikelijk om uw klanten vijf tot zeven dagen voor de vervaldatum een vriendelijke herinneringsmail of sms te sturen. Zo hebben ze wat tijd om eventuele vragen over de factuur te stellen. Het is een goede gewoonte om een gedetailleerde factuur te verstrekken zodra de service is voltooid.
Het is verstandig om uw debiteur te blijven herinneren aan uw vordering. Wacht daarom, als de termijn van uw betalingsherinnering is verstreken, niet langer dan drie dagen met het verzenden van een aanmaning.
Als u geen factuur stuurt dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart: 5 jaar nadat de voorgeschreven betalingstermijn voorbij is als u aan zakelijke klanten verkoopt.
Herinneringsmails moeten kort en bondig zijn. De ontvanger van de e-mail wil het duidelijk begrijpen en niet onbeleefd of grof overkomen . De toon van uw e-mail moet altijd professioneel, vriendelijk en bondig zijn. Spreek de ontvanger aan met naam en adres.
Citaat: "Als je niets van een respondent hebt gehoord, stuur dan tussen de één en drie herinneringen , waarbij je elke keer vernieuwde taal gebruikt, zodat je niet simpelweg het origineel herhaalt. Je moet de balans vinden tussen een zachte duw om te reageren en vervelende spam.
Zelfs vóór de vervaldatum van een factuurbetaling is het belangrijk om een betalingsherinneringsmail naar de klant te sturen. U moet deze e-mail ongeveer een week vóór de vervaldatum van een betaling verzenden en deze moet alle informatie bevatten die nodig is voor de tijdige ontvangst van eventuele aankomende betalingen.
1. Wanneer moet een factuur verzonden worden? De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijftiende dag van de maand na die waarin de btw opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs. De vijftiende dag is een uiterste termijn.
Beste [Naam], Dit is een vriendelijke herinnering dat we geen betaling hebben ontvangen voor factuur [Factuurnummer]. De betaling was verschuldigd op [Vervaldatum]. We zijn niet op de hoogte van openstaande problemen of redenen voor het uitblijven van betaling, dus we willen u vriendelijk verzoeken om zo snel mogelijk te betalen.
In Nederland is het gebruikelijk om eerst een betalingsherinnering te versturen voordat je een aanmaning verstuurt. Maar het is niet wettelijk verplicht om deze herinneringen te versturen. Wettelijk gezien mag je direct nadat de betalingstermijn is overschreden, de factuur overdragen aan een incassobureau.
Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt.
Het zijn twee verschillende woorden: Een 'herinnering' is een notitie of waarschuwingsschema dat bedoeld is om u aan iets te herinneren, zoals een vergadering, het betalen van een rekening, een naderende verjaardag, enz. Een 'rest' is de hoeveelheid die overblijft na een oneven deling, d.w.z. 7 gedeeld door 3 is 2 en heeft een rest van 1.
Een factuur of vordering verjaart en is dus niet eeuwig incasseerbaar. De verjaringstermijn van een factuur voor zakelijke klanten is in principe vijf jaar, net als bij facturen aan consumenten als het om diensten gaat. Verkoop je een product aan een consument, dan is de verjaring van een factuur al na twee jaar.
Verjaring van Vorderingen:
Schadevergoedingen of boetes verjaren meestal na 5 jaar, maar er kunnen uitzonderingen zijn. Zoals in het geval van milieuschade en schade door gevaarlijke stoffen, waar een verjaringstermijn van 30 jaar geldt. Voor productaansprakelijkheid geldt een verjaringstermijn van 3 jaar.
Vorderingen verjaren over het algemeen na twintig jaar nadat een vordering is ontstaan of opeisbaar is. Een vordering tot betaling van (achterstallige) huur verjaart echter al na vijf jaar. Een uitzondering hierop is indien door de rechter is vastgesteld dat de termijn langer is.