Als die dag voor jou past, laat me dan weten welk tijdstip jou het beste uitkomt, dan zorg ik dat ik er ben. Nogmaals mijn excuses. Ik heb me erg op onze afspraak verheugd en wil graag weer met je afspreken zodra jouw agenda dat toelaat.
Wees duidelijk
Door direct aan het begin van het gesprek te zeggen dat je niet wil afspreken, laat je geen onduidelijkheid bestaan over het wel of niet doorgaan van de afspraak. Eventueel kan je iemand anders voorstellen die hem/haar, afhankelijk van het onderwerp van de afspraak, veel beter van dienst kan zijn.
Zeg het simpel, maar duidelijk
Volgens carrière-expert Mary Abbajay kun je prima iets zeggen als: 'Het spijt me, ik ben niet in staat om je daar nu mee te helpen. ' Je kunt de situatie nog wel sympathieker maken door voor te stellen om het op een ander moment te doen, wanneer je wél tijd hebt.
Tip 1: Wees eerlijk en duidelijk
Als je nee wilt zeggen tegen een verzoek of opdracht, wees dan eerlijk en duidelijk over de reden waarom. Bijvoorbeeld: “Ik wil graag helpen, maar mijn huidige takenlijst is te vol en ik kan het niet op korte termijn afhandelen”.
Nee zeggen als je geen tijd hebt
Ik kan het deze week/maand/jaar niet redden . Ik ben nu echt bezig met mijn prioriteiten, dus dat lukt niet. Ik heb nu teveel op mijn bordje, ik kan het nu gewoon niet aan.
Ik hoop dat dit bericht u in goede gezondheid aantreft. Vanwege onvoorziene omstandigheden moet ik de serviceafspraak die gepland staat voor [Datum en tijd] op [Locatie] annuleren. Mijn excuses voor de korte termijn en het ongemak dat dit kan veroorzaken. Ik wil de afspraak zo snel mogelijk opnieuw inplannen.
Beste [ naam ontvanger ] , Het spijt me u te moeten mededelen dat ik de reservering/boeking die ik eerder bij uw dienst heb gemaakt, moet annuleren. Mijn excuses voor het eventuele ongemak. Indien mogelijk verplaats ik de afspraak graag naar een later tijdstip.
"Beste [naam van de klant], Ik moet u helaas mededelen dat onze geplande afspraak op [datum] om [tijd] moet worden geannuleerd vanwege onvoorziene omstandigheden. Ik verontschuldig mij voor het ongemak dat dit kan veroorzaken. Laat het me weten als u de afspraak wilt verzetten, dan zal ik mijn best doen om u tegemoet te komen.
Wijs een uitnodiging voor een vergadering beleefd af
Beste [ naam ontvanger ] , Bedankt dat u mij hebt uitgenodigd voor de vergadering. Helaas kan ik er niet bij zijn vanwege een planningsconflict. Mijn excuses voor het eventuele ongemak dat dit kan veroorzaken.
Je weet zelf hoe vervelend is als iemand last-minute afzegt, dus als je wil cancelen doe dit ruim van tevoren. Zeg je wel last-minute af, wees dan wel eerlijk over de reden. Het is eerlijk en oprecht om tegen je vriend of vriendin te zeggen dat je je niet zo top voelt door de rotdag die je achter de rug hebt.
Laat de persoon zo snel mogelijk weten dat je moet annuleren. Bied je excuses aan en leg kort uit waarom je de afspraak niet kunt nakomen . Bied aan om de afspraak te verzetten om te laten zien dat je nog steeds geïnteresseerd bent in een ontmoeting.
Met andere woorden: als je per e-mail akkoord gaat met een aanbod, is die e-mail een rechtsgeldige verklaring die tot een overeenkomst leidt net zoals bij een papieren of mondeling akkoord.
"Ik keek er echt naar uit om je te zien, maar ik moet een nieuwe afspraak maken vanwege XYZ. Wanneer ben je weer vrij?" Om transparantie te behouden en vertrouwen te blijven opbouwen, moet je duidelijk zijn over waarom je de datum moet annuleren . Vaagheid kan afschrikwekkend aanvoelen als plannen worden verstoord.
Een van de gemakkelijkste manieren om iemand beleefd af te wijzen, is door woorden van dank toe te voegen voordat je de ander afwijst, zoals 'Bedankt voor', 'Ik waardeer het', 'Ik ben vereerd' en 'Klinkt geweldig'.
Wees direct over de noodzaak om te annuleren en geef een korte reden zonder in te veel details te treden. Je zou iets kunnen zeggen als: "Ik voel me niet lekker en moet vanavond uitrusten" of "Ik ben overweldigd en heb wat tijd nodig om op te laden." Eerlijkheid duurt het langst en laat de andere persoon je situatie begrijpen.
Zeg bijvoorbeeld: “Sorry, ik vind je leuk als collega maar meer ook niet.” Ook als hij je nummer probeert te vragen kan je direct doch respectvol antwoorden met: “Leuk dat je m'n nummer vraagt, maar ik ga 'm niet geven. Ik heb namelijk geen interesse.” “Maar Mathijs, wat als hij het dag in dag uit blijft proberen?”
“Ik heb geen tijd” kan beter worden geformuleerd als: “ dat is niet belangrijk genoeg voor mij .”
“Sorry, ik vond het echt leuk om je te leren kennen en je bent een fijn persoon, maar ik voel geen echte klik en wil onze tijd niet verspillen.” “Ik vond het leuk om je te leren kennen, maar ik denk dat we niet hetzelfde willen. Het is waarschijnlijk beter om onze volgende afspraak af te zeggen.”