De Vergadering neemt de (meeste) VvE besluiten en beslist daarbij over de belangrijkste onderwerpen met betrekking tot de financiën, (groot) onderhoud of bijvoorbeeld de wijziging van de akte van splitsing. De besluiten van de Vergadering worden vervolgens door het bestuur ten uitvoer gebracht.
Noem in de agenda naast een starttijd ook een eindtijd (bij gewone jaarvergaderingen zonder verstrekkende besluiten en een ervaren voorzitter zou 1,5 uur ruim voldoende moeten zijn).
Het begrip VvE vergadering heeft eigenlijk een tweetal betekenissen. Allereerst is het letterlijk een (periodieke, meestal jaarlijkse) vergadering waarin de eigenaars, of VvE-leden, alle lopende kwesties over de VvE (jaarrekeningen, onderhoud, etc.) bespreken (ook wel ALV genoemd).
De Vereniging van Eigenaren (VvE) moet minimaal één keer per jaar vergaderen. Sommige VvE's vergaderen (veel) vaker, sommige VvE's vergaderen helemaal niet. Het bestuur bepaalt hoe vaak de leden vergaderen. Toch kunnen de leden (vaker) behoefte hebben aan een vergadering, terwijl het bestuur die behoefte niet heeft.
Alle eigenaars kunnen stemmen over de voorstellen van het bestuur. In het splitsingsreglement staat hoeveel stemmen er in totaal zijn en hoeveel stemmen iedere eigenaar heeft. Soms hebben alle eigenaars evenveel stemmen, maar lang niet altijd. Hoeveel stemmen iedereen heeft, staat in het splitsingsreglement.
Wanneer een besluit unaniem moet worden aangenomen, geldt vaak een quorum van 100%. Alle stemmen binnen de VvE dienen dus bij de vergadering aanwezig te zijn. Bovendien moet 100% van de aanwezige stemmen met het besluit akkoord gaan.
Als VvE moet je minimaal één keer per jaar vergaderen. Het bestuur presenteert tijdens deze bijeenkomst de jaarrekening en het jaarverslag. Vaker vergaderen kan natuurlijk, als het bestuur het nodig vindt of als de VvE-leden om een vergadering vragen. Meestal heb je hiervoor 10% van de stemgerechtigde leden nodig.
In Modelreglement 2006 is bepaald dat als een eigenaar minimaal 7 dagen voor de VvE vergadering (ALV) een agendapunt aandraagt, het bestuur verplicht is om dat te agenderen. Daarnaast is het bestuur dan verplicht om de andere eigenaren onverwijld in kennis te stellen van het nieuwe agendapunt.
Het uitgangspunt is dat alle leden van de VvE toegang hebben tot de vergadering. Zij hebben het recht om daar aanwezig te zijn, het woord te voeren en om stemrecht uit te oefenen. Dat recht kan niet worden beperkt of uitgesloten.
Zo'n vergadering wordt ook wel de vergadering van eigenaars genoemd. Wil of kan geen van de eigenaars voorzitter zijn? Dan kunnen de VvE-leden besluiten om voor deze taak iemand van buiten aan te trekken. Dat kan iemand zijn van een beheerderskantoor, maar kan ook iemand zijn die je als voorzitter gaat inhuren.
Hij geeft leiding aan de vergadering, zorgt ervoor dat mensen het woord krijgen en telt het aantal stemmen dat uitgebracht wordt. De voorzitter heeft nog een aantal andere belangrijke taken, zoals het organiseren van vergaderingen en meetekenen als er uitgaven uit het reservefonds worden gedaan.
Juridisch is het mogelijk dat een vereniging geen bestuursleden heeft, namelijk indien alle (resterende) bestuursleden ontslagen worden, aftreden, of ontslag nemen. Echter, de wet geeft geen regeling over wat er in dat geval moet gebeuren, en geeft ook niet aan hoe een nieuw bestuur gekozen kan worden.
Kan ik mijn lidmaatschap van de VvE opzeggen? In tegenstelling tot het lidmaatschap van een voetbal- of tennisvereniging, kan het lidmaatschap van de VvE niet opgezegd worden. Iedereen die een appartementsrecht koopt wordt samen met de andere appartementseigenaren eigenaar van het gehele gebouw.
Ook kamergewijze verhuur is in beginsel toegestaan, maar kan verboden zijn op basis van het splitsingsreglement of op basis van gemeentelijke regels. Het splitsingsreglement kan alle vormen van verhuur verbieden, maar kan ook directe regels bevatten over het al dan niet toegestaan zijn van kamerverhuur.
Servicekosten VvE
De servicekosten van de Vereniging van Eigenaren zijn de kosten die de eigenaar van een appartementsrecht moet betalen voor het onderhoud aan het gebouw, opstalverzekering en bijvoorbeeld het schoonmaken van de algemene ruimtes. Ook energiebesparende maatregelen kunnen hieronder vallen.
Wat mag het VvE-bestuur? Het bestuur voert de besluiten van de vergadering van eigenaars uit. En treedt op als algemeen vertegenwoordiger van de VvE. De bevoegdheden van het bestuur staan in de wet, de akte van splitsing en het splitsingsreglement.
Algemene ledenvergadering
Staat een statutenwijziging of ontbinding van de vereniging op de agenda, dan moet het bestuur de leden daar minimaal zeven dagen van tevoren van op de hoogte brengen.
Een ALV moet ten minste één keer per jaar worden georganiseerd. Alle leden worden hiervoor uitgenodigd en krijgen de mogelijkheid om mee te stemmen over de toekomst van de vereniging; het beleid, de activiteiten, de bestuurders, de financiën, enzovoort. Alle leden hebben stemrecht, dus de stem van ieder lid geldt.
Hoogte reservefonds bepaald door 0,5% van herbouwwaarde
Dan moet een VvE jaarlijks minstens 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw reserveren of op een alternatieve wijze reserveren voor groot onderhoud. De herbouwwaarde van een gebouw staat op het polisblad van de brand- en opstalverzekering.
0,5 % van de herbouwwaarde
Elke vereniging van eigenaren moet een reservefonds hebben voor onderhoud. De leden van de VvE moeten samen ervoor zorgen dat zij genoeg geld reserveren in het reservefonds.
Meldpunt klachten
Als belangenbehartiger voor VvE's heeft Stichting VvE Belang besloten een dergelijk meldpunt in het leven te roepen. Dus kom je er met jouw beheerder niet uit, dan kan je jouw klacht bij het meldpunt neerleggen. Zij zullen dan contact met je opnemen en de klacht onderzoeken.
De wijze van vaststellen van de breukdelen is belangrijk. De wet bepaalt dat deze breukdelen in principe gelijk zijn, maar het is mogelijk om daarvan af te wijken maar dan dient in de akte van splitsing opgenomen te worden op welke wijze de breukdelen zijn berekend. Het is mogelijk om de breukdelen aan te passen.
Directeur van de rechtspersoon heeft stemrecht in VvE
In de wet staat dat het bestuur van die rechtspersoon – ook wel directie genoemd – de rechtspersoon vertegenwoordigt. Dat wil zeggen dat hij of zij degene is die het stemrecht uitbrengt.
Van een versterkte meerderheid is sprake indien meer dan de helft moet voor stemmen. Bijvoorbeeld twee/derde of drie/vierde. In statuten wordt dit ook wel aangeduid met percentages. Naast versterkte meerderheden kom je in statuten ook wel quorum voorschriften tegen.