Een e-factuur is een elektronisch bestand dat per computer wordt aangeleverd. Een e-factuur wordt automatisch verwerkt. Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen. E-facturen worden vaak rechtsreeks gestuurd vanuit administratie- of boekhoudsoftware.
Leveranciers van de Rijksoverheid mogen hun facturen al enkele jaren elektronisch verzenden naar de rijksdiensten. Sinds 1 januari 2017 is dat verplicht bij alle nieuwe inkoopovereenkomsten met het Rijk.
Een factuur is een overzicht van geleverde goederen of diensten en de prijs daarvan. Een factuur verplicht een aankoper om te betalen: een factuur is een schuldvordering. De totaalprijs is het saldo dat de klant verschuldigd is aan een bedrijf voor de genoemde geleverde goederen of diensten.
Een factuur sturen als particulier zonder kvk mag dus niet, in de plaats daarvan kan je een kwitantie maken. Een kwitantie is een document dat ondertekent is door de particulier, die daarmee verklaart dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten ontvangen heeft.
Kosten Peppol
Aan het gebruik van Peppol zijn geen kosten verbonden. Enkel voor de activatie van Peppol dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.
Langs PEPPOL wordt de factuur via het BTW-nummer van de klant verzonden. Zowel u als de klant ontvangen een bevestiging wanneer de factuur succesvol werd verzonden. Facturen worden elektronisch verzonden (UBL/e-fff) waardoor deze geautomatiseerd kunnen worden verwerkt door uw klant.
Waarom is e-facturatie belangrijk? E-facturatie is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren.
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel tussen providers, dat het voor aangesloten organisaties mogelijk maakt elektronische documenten uit te wisselen. In Nederland is het gebruik van Peppol voor e-facturatie niet verplicht. De Rijksoverheid raadt aan om Peppol hiervoor te gebruiken.
DigiInkoop is een dienst voor de Rijksoverheid en haar leveranciers. DigiInkoop maakt het elektronisch aanmaken en verwerken van contracten, bestellingen en facturen mogelijk. Dit proces is in DigiInkoop volledig geautomatiseerd.
NLCIUS is de open standaard voor elektronisch factureren. Die helpt bij het uitwisselen van data. En voorschrijft welke gegevens e-facturen moeten vermelden. Zijn minder administratieve handelingen nodig.
De wet kent, zoals wel vaker, uitzonderingen op deze regel. Voor zakelijke klanten bijvoorbeeld, verjaart een factuur of vordering vijf jaar nadat hij opeisbaar is geworden, ofwel: na de betalingstermijn. In de regel is dat 14 of 30 dagen na de factuurdatum.
Als u diensten levert aan klanten in EU-landen die btw-aangifte doen, brengt u meestal geen btw in rekening. De klant berekent de btw en geeft die aan in eigen land. U stuurt een factuur zonder btw en vermeldt daarop: de btw-identificatienummers van u én uw klant.
Je kun met Exact Online een verkoopfactuur aanmaken door naar Verkoop > Facturen > Verkoopfacturen > te gaan en vervolgens op Aanmaken te klikken.
Download de gratis PEPPOL handleiding en ontdek alles wat je nodig hebt om te starten.
UBL facturen zijn een specifieke vorm van facturen. Deze UBL facturen, bestaande uit een XML en PDF bestand of een embedded PDF in een XML bestand, kunnen gemakkelijk ingelezen worden in de administratie. De manier waarop dit gaat, verschilt op een aantal punten van het verwerken van een 'gewone' factuur.
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor facturen. Een e-factuur is géén PDF-bestand. Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen.
Overheden ontvangen hun facturen via Mercurius. Dit is een federaal platform dat alle overheden zal ontsluiten. Omdat bedrijven in staat willen zijn om e-facturen te zenden naar al hun (publieke en private) klanten, was een oplossing nodig die dezelfde standaard en hetzelfde afsprakenkader biedt voor alle partijen.
De wet maakt onderscheid tussen zakelijke klanten en consumenten. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar voor facturen aan zakelijke klanten. Bij consumenten verjaart een factuur na vijf jaar als het gaat om een dienst en na twee jaar als het gaat om een product.
Uit onderzoek van diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (waaronder Aberdeen Group, Hackett en Gartner) blijkt dat de handmatige afhandeling van een factuur gemiddeld 25 euro kost. Bij een organisatie waarin de factuurverwerking geautomatiseerd is liggen de kosten een stuk lager, namelijk €2,50 per factuur.
Een factuur sturen als particulier mag niet, maar je mag gelukkig wel een kwitantie maken en dat is erg makkelijk. Jij, als particulier, ondertekent deze kwitantie en verklaart daarmee dat het betreffende bedrijf – jouw klant – de betaling heeft voldaan en de producten of diensten ontvangen heeft.