Een e-factuur is een elektronisch bestand dat per computer wordt aangeleverd. Een e-factuur wordt automatisch verwerkt. Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen. E-facturen worden vaak rechtsreeks gestuurd vanuit administratie- of boekhoudsoftware.
Langs PEPPOL wordt de factuur via het BTW-nummer van de klant verzonden. Zowel u als de klant ontvangen een bevestiging wanneer de factuur succesvol werd verzonden. Facturen worden elektronisch verzonden (UBL/e-fff) waardoor deze geautomatiseerd kunnen worden verwerkt door uw klant.
Leveranciers van de Rijksoverheid mogen hun facturen al enkele jaren elektronisch verzenden naar de rijksdiensten. Sinds 1 januari 2017 is dat verplicht bij alle nieuwe inkoopovereenkomsten met het Rijk.
DigiInkoop is een dienst voor de Rijksoverheid en haar leveranciers. DigiInkoop maakt het elektronisch aanmaken en verwerken van contracten, bestellingen en facturen mogelijk. Dit proces is in DigiInkoop volledig geautomatiseerd.
Kosten Peppol
Aan het gebruik van Peppol zijn geen kosten verbonden. Enkel voor de activatie van Peppol dient u eenmalig € 1,- via iDEAL te betalen.
Waarom is e-facturatie belangrijk? E-facturatie is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt de ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren.
Peppol is een internationaal afsprakenstelsel tussen providers, dat het voor aangesloten organisaties mogelijk maakt elektronische documenten uit te wisselen. In Nederland is het gebruik van Peppol voor e-facturatie niet verplicht. De Rijksoverheid raadt aan om Peppol hiervoor te gebruiken.
Download de gratis PEPPOL handleiding en ontdek alles wat je nodig hebt om te starten.
Wat is een Peppol ID? Met een Peppol ID kunnen bedrijven en overheden veilig facturen sturen. Doordat ze een over een uniek ID-nummer beschikken, kunnen de partijen elkaar namelijk automatisch herkennen, net zoals een telefoonnummer de geregistreerde naam van de bellende persoon weergeeft.
NLCIUS is de open standaard voor elektronisch factureren. Die helpt bij het uitwisselen van data. En voorschrijft welke gegevens e-facturen moeten vermelden. Zijn minder administratieve handelingen nodig.
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor facturen. Een e-factuur is géén PDF-bestand. Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen.
Overheden ontvangen hun facturen via Mercurius. Dit is een federaal platform dat alle overheden zal ontsluiten. Omdat bedrijven in staat willen zijn om e-facturen te zenden naar al hun (publieke en private) klanten, was een oplossing nodig die dezelfde standaard en hetzelfde afsprakenkader biedt voor alle partijen.
Een factuur sturen als particulier zonder kvk mag dus niet, in de plaats daarvan kan je een kwitantie maken. Een kwitantie is een document dat ondertekent is door de particulier, die daarmee verklaart dat het bedrijf de betaling heeft voldaan en de goederen of diensten ontvangen heeft.
In de regel is dat 14 of 30 dagen na de factuurdatum. Afhankelijk van wat je met je klant in de overeenkomst hebt afgesproken, kan de verjaringstermijn echter ook korter of juist langer dan vijf jaar zijn. Verder gelden in het buitenland vaak andere verjaringstermijnen dan in Nederland.
De wet maakt onderscheid tussen zakelijke klanten en consumenten. De verjaringstermijn is in principe vijf jaar voor facturen aan zakelijke klanten. Bij consumenten verjaart een factuur na vijf jaar als het gaat om een dienst en na twee jaar als het gaat om een product.
Volgens de wet bent u verplicht uw KvK-nummer te vermelden op alle van uw onderneming uitgaande: Brieven. Orders. Facturen.
UBL facturen zijn een specifieke vorm van facturen. Deze UBL facturen, bestaande uit een XML en PDF bestand of een embedded PDF in een XML bestand, kunnen gemakkelijk ingelezen worden in de administratie. De manier waarop dit gaat, verschilt op een aantal punten van het verwerken van een 'gewone' factuur.
Bij een XML-factuur worden gestructureerde gegevens (data die duidelijk op de factuur is weergegeven en te verwerken en te interpreteren is) verwerkt in de vorm van platte tekst (die bestaat uit letters, spaties, cijfers en leestekens). Via het PEPPOL netwerk worden vastgestelde XML-formaten uitgewisseld.
Een UBL factuur maken kan niet in Word of Excel. Hier heeft u een facturatiepakket, zoals WeFact voor nodig. Maakt u een factuur in WeFact dan wordt er automatisch een mooie leesbare PDF gegenereerd maar ook een UBL bestand.