In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt. – Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best vermeld worden in de aanhef.
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals 'Geachte heer/mevrouw'. Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met 'ik'.
Formele aanhef. Als de naam van de ontvanger bekend is, wordt die opgenomen in de aanhef: Geachte mevrouw Janssens. Geachte heer Van den Berg.
Een zakelijk brief schrijf je met een vaste indeling: aanhef, inleiding, kern, slotalinea en afsluiting. Het is belangrijk dat je boodschap helder is. Denk dus na over wie de ontvanger is en over wat je wilt bereiken voordat je gaat schrijven. Vroeger moest je een zakelijke brief schrijven in formele taal.
Antwoord. Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek. Ook een aanhef met Geachte + voornaam/voorletters + achternaam is mogelijk.
Als dat niet mogelijk is, kan Beste of Geachte zelfstandig worden gebruikt als aanhef. Ook een informelere begroeting als Dag, Goeiedag, Goedemorgen, Goedemiddag, Goedenavond of Hallo, zonder aanvulling, is mogelijk als aanspreking van een persoon van wie men de naam niet kent.
Als de naam van de aangeschreven persoon wel bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting. Zo'n aanhef is persoonlijker dan een aanhef met alleen Beste of Geachte. In zakelijke en officiële contexten wordt in de aanhef meestal de achternaam van de geadresseerde vermeld, zoals in (1)-(4).
Weet je de naam van degene naar wie je de mail stuurt? Dan kun je 'beste' of 'geachte' mevrouw/meneer + voornaam en/of achternaam gebruiken als aanhef. Wil je het liever wat informeler? Dan kun je ook gaan voor 'hoi' en alleen een voornaam.
Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden. Als de naam van de aangeschreven persoon bekend is, is het aan te bevelen om die toe te voegen na de begroeting.
Zorg voor een vriendelijke inleiding en start je bericht nooit met 'ik'. Houd de e-mail kort en ben zo concreet mogelijk.
Een aanspreking met Geachte is het formeelst en bruikbaar in onder meer officiële contexten. Beste en Dag zijn informeler. Ze klinken iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Ze zijn bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten.
'Geachte' of 'beste'? In formele brieven geef je het best de voorkeur aan 'geachte'. Die aanspreking schept wat meer afstand dan 'beste', dat je dan weer wel kunt gebruiken als aanspreking in een brief die gericht is aan personen die je al kent: collega's, vrienden, teamleden…
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.
Verschil informeel bericht en e-mail naar bedrijf
Meestal begin je met een professionele aanhef zoals "Geachte mevrouw/meneer" of "Beste [naam]" en zet je aan het einde een professionele afsluiting en contactgegevens. Verder is de toon formeel en zonder informeel taalgebruik.
Bij een formele aanhef als Zeer geachte mevrouw of Weledelgestrenge heer, past Hoogachtend of Met de meeste hoogachting het best. Brieven die beginnen met Geachte heer of Geachte mevrouw, kunnen zowel met Met vriendelijke groet(en) als met Hoogachtend worden afgesloten.
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Volgens een ongeschreven regel mogen zinnen niet met een voegwoord beginnen. Voegwoorden verbinden gewoonlijk een hoofdzin met een voorafgaande hoofdzin. Deze zinnen dienen dan idealiter een samengestelde zin te vormen, met een komma er tussen.
De afsluitende groet
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting.
Vervang deze eens door de moderne variant: Uw antwoord zie ik graag tegemoet.Ik vertrouw erop u voldoende te hebben geïnformeerd.
Veel mensen hebben geleerd dat het onbeleefd is om jezelf eerst te noemen. Dat zou ook gelden voor het begin van een brief. Maar hoewel het netjes is om je bescheiden op te stellen, kan het in veel gevallen toch heel functioneel zijn om een brief (of een e-mail of andere tekst) met ik te laten beginnen.
Maar echter is geen voegwoord, het is een bijwoord. En een zin mag wel degelijk met een bijwoord beginnen. Na dat bijwoord 'echter' komt eerst het onderwerp en daarna de persoonsvorm: 'Echter, we geven geen garantie op de draaiende delen. '
Woordvolgorde. Zoals gezegd, is echter een bijwoord. Dat betekent dat het op verschillende plekken in de zin kan staan: na de persoonsvorm, na het eerste zinsdeel of aan het begin van de zin. De raad van bestuur is echter van mening dat de medewerkers op de juiste wijze zijn geïnformeerd.
Aan het begin van een brief is hierbij of hiermee correct. Hierbij is het gebruikelijkst. Openingszinnen met hierdoor zijn zo ongebruikelijk en ouderwets geworden dat ze beter vermeden kunnen worden.