Een formele begroeting begint met Geachte.Daarna volgt mevrouw of meneer en dan de familienaam als je die kent. Beste is informeel. Daar schrijf je geen mevrouw of meneer achter.
Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega's is “Hallo” of “Hi” acceptabel.
Als je de naam van de ontvanger kent, gebruik je die ook in de aanhef. Bij geachte past de achternaam het best: Geachte heer Winkel, Geachte mevrouw Amrani. Bij een informele aanhef past een voornaam beter: Beste Tim, Dag Soumaya. Sommigen combineren voor- en achternaam: Geachte Tim Winkel, Beste Soumaya Amrani.
Formele aanhef. Als de naam van de ontvanger bekend is, wordt die opgenomen in de aanhef: Geachte mevrouw Janssens. Geachte heer Van den Berg.
In verreweg de meeste gevallen volstaat Geachte. Wilt u toch de formele titulatuur gebruiken, zorg er dan voor dat u de juiste aanhef gebruikt. – Als de naam van de geadresseerde bekend is, kan die het best vermeld worden in de aanhef.
Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek. Ook een aanhef met Geachte + voornaam/voorletters + achternaam is mogelijk. Die aanhef is formeel en vooral geschikt voor officiële contexten.
Brief aan een onbekende
Als je echt niet weet naar wie je de brief schrijft, dan schrijf je: Geachte heer, mevrouw.
Het woord heer hoort, zoals gezegd, nooit alleen te staan. In bijvoorbeeld een adressering schrijf je de heer (of afgekort: dhr.), en in een aanhef Geachte heer of Beste heer. Daar komt de achternaam achter, als je die weet: 'Geachte heer Van Wingerden'. Meestal gaat het goed en word ik aangeschreven als 'De heer'.
Beste is informeler dan Geachte. Het klinkt iets persoonlijker en minder afstandelijk dan Geachte. Beste is bruikbaar in allerlei (zakelijke) contexten, bijvoorbeeld in brieven aan klanten. Naast Beste kan in zulke gevallen ook Dag gebruikt worden.
Opbouw van een brief: de kern. De kern van je brief is voor de informatie die je aan de lezer wilt vertellen. De mededeling die voor de lezer het allerbelangrijkst is, zet je direct bovenaan in de kern. Dus in de eerste regel van de tweede alinea (als je de inleiding als eerste alinea telt).
Schrijf dan 'Beste deelnemers aan de training Kei in taal'. Hierdoor weet de lezer meteen in welke hoedanigheid hij wordt aangesproken. Dat vergemakkelijkt het lezen. Kortom, schrijf nooit alleen beste, hoi of goedemiddag als aanhef boven een mail of brief.
Wees concreet en verwijs naar duidelijke gebeurtenissen waarbij je datum en plaats noemt. Beschrijf helder wat je wilt en wat je van de geadresseerde verwacht. Laat je brief eventueel door iemand anders lezen voordat je hem verstuurt.
Aanhef zakelijke brief
Een zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
Als je een zakelijke e-mail begint, maak dan een connectie met je ontvanger. Gebruik geen algemene aanhef zoals “Beste betreffende”. Gebruik de naam van de ontvanger. Afhankelijk van het niveau van formaliteit dat je voor ogen hebt, kan ” Beste”, “Hoi” of ” Hallo” gepast zijn.
Formele e-mails beginnen meestal met een formele aanhef, zoals "Geachte heer/mevrouw [achternaam]" of "Geachte [functietitel/functie]", gevolgd door een dubbele punt. Het gebruik van de achternaam van de ontvanger en een passende titel voegt een niveau van respect en formaliteit toe.
Het onderscheid formeel / informeel wordt gebruikt om naar stilistische variatie in het woordgebruik te verwijzen. Met formele varianten worden woorden en woordcombinaties bedoeld die een stijf, plechtig karakter hebben.
Bij de aanspreking van een non-binaire persoon wordt Geachte meestal gecombineerd met de voorletter(s) van de persoon in kwestie. Daarnaast komt ook Geachte met een voornaam en een achternaam af en toe voor (vooral in België), bijvoorbeeld Geachte Kim Verbeek.
Wij hopen spoedig iets van u te vernemen. Graag zie ik uw antwoord zo spoedig mogelijk tegemoet. Ik zie uw reactie graag tegemoet. In afwachting van uw spoedige reactie, …