Net als in een brief mogen een gepaste aanhef en slotgroet niet ontbreken in een e-mail. Gebruik een gewone, zakelijke aanhef zoals Geachte heer Claessens of Geachte mevrouw De Geest. In vervolgmails of in informele en interne e-mails hebt u meer vrijheid, bijvoorbeeld: Beste Marc, Dag Karen.
Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
Als je iemand beter kent, dan gebruik je een informele aanhef met bijvoorbeeld Beste, Dag of Hallo. In beide gevallen heb je de mogelijkheid om de aanhef persoonlijk te maken. Bij meerdere ontvangers (zoals een groep collega's) zul je meestal verwijzen naar een groep.
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Beste wordt gecombineerd met een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord. In de praktijk wordt Beste vaak zelfstandig als aanhef gebruikt, maar niet iedereen wordt graag op die manier aangeschreven. Het is daarom aan te raden om Beste altijd te laten volgen door een voornaam of een ander zelfstandig naamwoord.
Een formele brief: de indeling
Begin met de gegevens van de afzender. Geef hierbij het bedrijf (eventueel), de naam, straatnaam en de postcode weer. Een enter hieronder zet je de gegevens van de geadresseerde. Een enter hieronder zet je de plaats en datum van verzending.
De tips voor een goede slotzin op een rijtje
De laatste zin moet iets toevoegen aan je verhaal. Met de slotzin probeer je de lezer aan te zetten tot actie. Zorg er wel voor dat het geen commerciële of reclameachtige zin is. Er moet een balans zijn tussen zelfverzekerdheid en bescheidenheid.
Zakelijke brieven en e-mails bestaan grotendeels uit dezelfde basiselementen: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens.
De gebruikelijke volgorde is: – firmanaam van de geadresseerde; – eventueel: nadere adresaanduiding (bijvoorbeeld naam van de afdeling); – naam van de geadresseerde, voorafgegaan door De heer of Mevrouw (voluit);
Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma.
Wil je een aantal vragen aan de geadresseerde stellen, formuleer je vragen dan puntsgewijs en zo specifiek mogelijk. In het geval dat je een e-mail beantwoordt, geef dan op zo'n heldere en volledige wijze antwoord. Doe dit – in verband met de leesbaarheid – wederom puntsgewijs.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast. Mails naar vrienden kunnen gerust met minder formele afsluitzinnen beëindigd worden.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Mogelijk zijn bijvoorbeeld Geacht bestuur, Geachte commissie of eventueel Geachte dames en heren. Geacht bestuur en Geachte commissie zijn tamelijk formeel. Informeler zijn bijvoorbeeld Beste bestuursleden en Beste leden van de tuincommissie.
De aanhef of aanspreking is een (meestal vriendelijke) introducerende zin van een brief of e-mail. Het gaat doorgaans om standaardformuleringen waarmee de schrijver zich tot de geadresseerde richt.
Klik linksboven op Nieuwe e-mail. Aan de rechterkant verschijnt een venster voor het opstellen van een nieuwe e-mail. Klik helemaal rechts achter 'Aan' op CC en BCC. Klik achter 'BCC' en typ de e-mailadressen van de ontvangers, met na elk e-mailadres een puntkomma.
In plaats van “meneer” of “mevrouw” kun je iemands naam gebruiken in de aanhef van een brief of mail. Waar je eerst bijvoorbeeld “Beste meneer Malali” zou zeggen, zeg je nu: “Beste Rodrigo Malali”. Of Rodrigo nu een man, vrouw of non-binair persoon is, is dan irrelevant.
Geachte heer/mevrouw, (wanneer je niet weet of het een man of vrouw is en je weet geen achternaam). Dit gebruik je in officiële brieven. Je gebruikt het wanneer je iemand niet kent of wanneer iemand ver van je af staat.
Meneer 'Jansen' is huisarts of specialist
Correct aanspreken van een arts die niet gepromoveerd is, is meneer 'Jansen'. Het gebruik van het zelfstandig naamwoord ofwel beroep als aanspreektitel is zeer ongebruikelijk. Men spreekt een verpleegkundige ook niet aan met verpleegkundige 'Jansen'.