Bewaartermijn nodig voor controle Nederlandse Arbeidsinspectie. De werkgever is dus verplicht om de arbeids- en rusttijdenregistratie minstens 52 weken te bewaren. Die termijn van 52 weken begint te lopen vanaf het moment waarop de geregistreerde arbeids- en rusttijden plaatsvinden.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Zaken die maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden. verslagen van functioneringsgesprekken (vastgelegd in de AVG); let op: deze moeten ook minimaal 2 jaar worden bewaard.
Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Facturen en betalingsbewijzen
Vijf jaar na het overlijden vervalt dat. Hetzelfde geldt voor documenten die met de woning te maken hebben: onderhouds - en renovatiewerken. Er geldt een garantie van tien jaar op werken uitgevoerd aan een woning.
Onder andere medische gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Een email van je werknemer waarin hij zich ziek meldt en waarin staat vermeld wat de klachten zijn moeten, formeel gezien, door de werkgever worden vernietigd.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Wat kunt u nu opruimen? U kunt dus na het verlopen van de bewaartermijn uw oude administratie weggooien. Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en eerdere jaren mag weggooien.
We raden u wel aan het pensioenoverzicht te bewaren. U behoudt dan alle gegevens die voor de opbouw van uw pensioen belangrijk zijn. Mocht u ooit vermoeden dat er iets niet klopt aan uw pensioen, dan kunt u dat nagaan aan de hand van de pensioenoverzichten.
Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Wie mag welke personeelsgegevens inzien? Ondersteuners, adviseurs en personeelsfunctionarissen maken deel uit van de organisatie die de persoonsgegevens verwerkt. Ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst of de ambtelijke aanstelling mogen deze functionarissen personeelsgegevens inzien.
Werkgevers kunnen personeelsgegevens zowel verstrekken aan personen binnen de organisatie als aan bepaalde personen of instanties buiten de organisatie. Zoals de Belastingdienst, een advocaat of de vakbond. Werknemers hebben hun gegevens echter in vertrouwen gegeven.
Wettelijke bewaarplicht
Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.
Er is geen verschil met de papieren facturen. Alle facturen en kopieën van facturen moet u voor de FOD Financiën gedurende zeven jaar bewaren.
Als uw boekjaren de kalenderjaren volgen, betekent dit dat u na 31 december 2019 uw administratie over 2012 en eerdere jaren mag weggooien. Als u bepaalde documenten nog nodig hebt, bijvoorbeeld contracten, pensioen- en lijfrentepolissen, moet u deze echter nog wel bewaren.
Volgens de wettelijke bepalingen moet je boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaren zoals je ze hebt ontvangen. In de originele staat, dus de primaire vastlegging van de brongegevens.
1 jaar. Van elke verzekering ontvangt u jaarlijks een nieuwe polis. Ook van uw energiekosten en de lokale belastingen krijgt u eens per jaar een overzicht. U bewaart de oude polissen en afrekeningen tot u de nieuwe heeft ontvangen.
E-mail Archiving
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereisten als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Maar wat moet je nu eigenlijk bewaren en voor hoe lang? Bewaar alleen documenten die een bewijsfunctie hebben of informatie bevatten die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen. Van alle overige papieren kun je met een gerust hart afscheid nemen.
Facturen, kredieten en erelonen
Als algemeen principe geldt dat u, zodra de verjaringstermijn verstreken is, het document niet meer kunt gebruiken om uw gelijk te bewijzen. De Federale overheidsdienst Economie raadt u wel aan om al uw facturen hoe dan ook gedurende 10 jaar te bewaren.
Aan welke verplichtingen uw HR-afdeling moet voldoen hangt dus van veel factoren af. In de arbowetgeving staat dat u als werkgever verplicht bent om: Een arbobeleid te ontwikkelen en uit te voeren. Gevaren voor uw personeel zoveel mogelijk bij de bron aan te pakken.
Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen.
de werkgever maakt een kopie van de bankpas en bewaart deze kopie bij de administratie. Maar let op: op de kopie plak je het pasnummer en de uitgiftedatum af. De werkgever heeft immers geen enkel belang bij de registratie van die gegevens.