Vaak staat in het onderwijs- en examenreglement (OER) beschreven hoe lang de school je toets- en examenresultaten bewaart. Gemiddeld is dat zo'n 18 maanden na het behalen van het diploma. Je diploma moet de school op basis van de archiefwet 50 jaar bewaren.
Een school moet het werk van het centraal examen bewaren tot minimaal 6 maanden na de uitslag. Dit geldt ook voor de bijbehorende cijferlijst en de opgaven die de leerling gebruikte.
U kunt op Mijn diploma's gratis een uittreksel van uw diplomagegevens downloaden.
De basisschool mag de meeste gegevens nog 2 jaar bewaren, nadat uw kind van school is gegaan. De basisschool moet langer bewaren: gegevens over verzuim en in- en uitschrijving (5 jaar na vertrek); gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek).
Als u uw diploma, certificaat of cijferlijst kwijt bent, kunt u een uittreksel aanvragen van uw diplomagegevens. Dit kan digitaal of op papier. U vraagt het document aan bij Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
Vaak staat in het onderwijs- en examenreglement (OER) beschreven hoe lang de school je toets- en examenresultaten bewaart. Gemiddeld is dat zo'n 18 maanden na het behalen van het diploma. Je diploma moet de school op basis van de archiefwet 50 jaar bewaren.
En diploma's zijn de wisselmunt tussen het onderwijssysteem en de arbeidsmarkt. Diploma's hebben ook een belangrijke sociale functie. Ze geven toegang tot beroepen – vaak op een exclusieve manier zoals bij door de overheid beschermde en gereglementeerde beroepen. Ze vormen de sleutel tot sociale mobiliteit.
De geïnformatiseerde en eenvormige registratiefiche geeft per schooljaar en per leerling een beeld van de eventuele afwezigheden (al dan niet problematisch) met de corresponderende code. Deze fiche dient gedurende vijf jaar bewaard (d.w.z. vijf kalenderjaren te rekenen vanaf 31 augustus van het schooljaar in kwestie).
Wettelijke bewaartermijn
Organisaties moeten debiteuren- en crediteurenadministratie en loonbelastingverklaringen zeven jaar bewaren. Medische gegevens moeten zelfs 20 jaar bewaard worden. Deze wettelijke termijnen gaan vóór de bewaartermijnen van persoonsgegevens.
Het is de school die de nodige documenten moet kunnen voorleggen voor de onderwijsinspectie. Het is evenwel mogelijk dat de school je vraagt om deze documenten zelf te bewaren, maar eigenlijk ben je dit dus niet verplicht. Sowieso is de bewaartermijn maximaal één schooljaar.
Op de website van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), is een diplomaregister te vinden.
Indien uw diploma is behaald na 1996 (HBO) of na 2007 (MBO) dient u ook een uittreksel uit het diplomaregister toe te voegen. Wanneer uw diploma niet is opgenomen bij DUO, dan volstaat alleen de scan van uw diploma. MBO-diploma's vanaf 2007 zijn gratis op te vragen.
Een diploma blijft altijd geldig.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Level 4-kwalificaties zijn gelijk aan het eerste jaar van een bachelordiploma en worden beschouwd als geavanceerde leerstof. Ze worden doorgaans behaald na A-levels op de universiteit, een Access to Higher Education-programma of vergelijkbare Level 3-cursussen. Deze gids richt zich op de belangrijkste soorten Level 4-cursussen die beschikbaar zijn.
Wettelijk verplicht bewaren
U moet sommige gegevens uit de salarisadministratie 7 jaar bewaren nadat de werknemer uit dienst is. Die gegevens zijn nodig voor de Belastingdienst. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Bijvoorbeeld voor de vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften of garantiebewijzen. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die je al betaald hebt en rekeningen die je nog moet betalen. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en ook in deze map bewaren.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke voorkeur, seksuele leven, lidmaatschap vakbond, gezondheid.
Kopieën van die documenten moet je ook minstens zeven jaar bijhouden. Van facturen wordt doorgaans aangeraden om ze tien jaar bij te houden. Persoonlijke en familiale documenten, zoals diploma's, geboorteaken, en notariële akten moet je zelfs levenslang bijhouden.
U kunt ook gegevens opvragen bij de onderwijsinstelling waar u examen heeft gedaan. Onderwijsinstellingen moeten hun gegevens tijdelijk bewaren. In het informatieblad 'Mijn diploma kwijt, wat nu? ' leest u onder andere hoe lang de onderwijsinstellingen uw gegevens moeten bewaren.
Zo heeft de Autoriteit Persoonsgegevens als vuistregel gecommuniceerd dat de bewaartermijn voor zowel het leerling- als personeelsdossier twee jaar is.
Als je droomjob bijvoorbeeld in de zorg, voor de klas of in de wetenschappen zit, is het juiste diploma bijna altijd noodzakelijk. Maar ook voor heel wat andere vacatures zal een diploma een voorwaarde blijven om te kunnen solliciteren.
Het algemene diploma is het meest voorkomende type middelbareschooldiploma of -graad. Dit type middelbareschooldiploma wordt gegeven aan studenten die aan de standaardvereisten voor afstuderen hebben voldaan.
Als je geen diploma secundair onderwijs hebt, beslist de hogeschool of universiteit of je kan starten in het hoger onderwijs.