Er is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. Organisaties bepalen zelf hoe lang zij persoonsgegevens bewaren. Hierbij kijken zij naar hoe lang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of worden gebruikt.
Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar voor naheffingen door de Belastingdienst is het slim om uw administratie 5 jaar te bewaren. Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.
Zaken die maximaal 2 jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden. verslagen van functioneringsgesprekken (vastgelegd in de AVG); let op: deze moeten ook minimaal 2 jaar worden bewaard.
Hoelang mag werkgever beoordelingsverslagen bewaren? Voor verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken bestaat geen wettelijke bewaartermijn. In dat geval wordt een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding vaak als redelijk gezien.
Wettelijke bewaartermijnen
U moet gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat de medewerker uit dienst is. Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker moet u 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.
Documenten die te maken hebben met de sollicitatiegegevens van een werknemer mag je maximaal 1 jaar bewaren. Werknemersgegevens mag je maximaal 2 jaar bewaren. De loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs mogen maximaal 5 jaar bewaard worden. Fiscale gegevens moet je minimaal 7 jaar bewaren.
Recht op inzage in personeelsdossier
In principe mag de werknemer zijn volledige personeelsdossier inzien. Wanneer een werknemer daar om verzoekt, dan moet de werkgever binnen vier weken een overzicht van de gegevens aan de werknemer geven.
De Belastingdienst kan wel tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het slim om je administratie voor de Belastingdienst minimaal 5 jaar na je belastingaangifte te bewaren. Denk daarbij aan bankafschriften en loonstroken en administratie over je hypotheek of aftrekposten.
Onder andere medische gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier. Een email van je werknemer waarin hij zich ziek meldt en waarin staat vermeld wat de klachten zijn moeten, formeel gezien, door de werkgever worden vernietigd.
Hoe lang bewaart u uw administratie? U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.
Wettelijke bewaarplicht
Omdat jouw boekhouding de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die snel en goed kunnen controleren. Daarom ben je wettelijk verplicht om de boekhouding, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar te bewaren.
Alle ondernemers in Nederland zijn wettelijk verplicht zeven jaar lang de administratie van hun bedrijf te bewaren.
De Archiefwet kent geen algemene bewaartermijn voor archiefbescheiden. De wet schrijft wel voor dat elk overheidsorgaan moet beschikken over een of meer selectielijsten. Een selectielijst regelt welke categorieën archiefbescheiden op termijn vernietigd moeten worden, en welke voor altijd bewaard blijven.
Bewaarplicht vijf jaar:
Sinds 1 januari 2020, door ingaan van de Wet Arbeidsmarkt in Balans, moet ook de ondertekende arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd bewaard worden. Deze gegevens moet de werkgever vijf jaar bewaren nadat een werknemer uit dienst is.
Als uw WW-uitkering stopt, moet u de documenten die met uw uitkering te maken hebben altijd 2 jaar bewaren. Als wij ernaar vragen, bent u namelijk verplicht om documenten aan ons te laten zien. Dat geldt bijvoorbeeld voor loonstroken, sollicitatiebrieven en arbeidsovereenkomsten.
Op je PC of laptop (via Mijn ING)
In Mijn ING kun je afschriften over je Betaalrekening tot 10 jaar (9 jaar en de afgelopen maanden in het huidige jaar) terugzoeken. Bij een Spaar- en/of Beleggingsrekening kun je tot 2 jaar terug.
Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen.
Wie mag welke personeelsgegevens inzien? Ondersteuners, adviseurs en personeelsfunctionarissen maken deel uit van de organisatie die de persoonsgegevens verwerkt. Ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst of de ambtelijke aanstelling mogen deze functionarissen personeelsgegevens inzien.
Werkgevers kunnen personeelsgegevens zowel verstrekken aan personen binnen de organisatie als aan bepaalde personen of instanties buiten de organisatie. Zoals de Belastingdienst, een advocaat of de vakbond. Werknemers hebben hun gegevens echter in vertrouwen gegeven.
Het is echter redelijk om een verzuim/re-integratiedossier niet langer dan twee jaar na einddatum dienstverband te bewaren. Ook bij werknemers met een niet beëindigd dienstverband kunnen dossiers die langer dan 2 jaar geleden zijn gesloten verwijderd worden. Hierbij wordt alleen de inhoud van het dossier verwijderd.
Wie mogen mijn gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) inzien? Naast een aantal soorten organisaties, zoals de Belastingdienst, mag uzelf uw persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) inzien. Ouders of verzorgers met ouderlijk gezag hebben inzage in gegevens van hun minderjarige kinderen.
Denk aan een kopie van een geldig identiteitsbewijs, het BSN-nummer, datum indiensttreding, functie, salaris, enzovoort. Op grond van artikel 7:655 BW is de werkgever gehouden bepaalde gegevens op verzoek van de werknemer aan hem of haar schriftelijk te verstrekken.