Als je geen tijd hebt om een e-mailbericht te lezen of er actie op te ondernemen als je het ontvangt, kun je het archiveren. Gearchiveerde berichten worden bewaard in een postbus 'Archief' zodat je ze later snel kunt terugvinden.
Als je je inbox wilt opruimen zonder je e-mails te verwijderen, kun je ze archiveren of negeren. Je e-mails worden verplaatst naar het label 'Alle berichten'. Wanneer je een bericht archiveert: Het bericht wordt teruggezet in je inbox wanneer iemand erop reageert.
op je Android-telefoon of -tablet. Log in op je Google-account. Tik onderaan op Bibliotheek. Archief.
Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard.
Of u een e-mailbericht nu verwijdert of archiveert, het verdwijnt uit uw Postvak IN. In Gmail/Google-apps wordt een verwijderd bericht in de prullenbak geplaatst, terwijl een gearchiveerd bericht automatisch naar de map Archiefmap Alle e-mail wordt verplaatst.
Vaak worden gegevens bewaard omdat er aan bepaalde verplichtingen voldaan moet worden, bijvoorbeeld in het geval van contracten. Daarnaast is er natuurlijk de wettelijke bewaarplicht, in Nederland is dit bijvoorbeeld zeven jaar voor administratieve gegevens en interne e-mail; vijf jaar voor personeelsadministratie.
Soms is het zelfs wettelijk verplicht om e-mailberichten te bewaren. Zo geldt voor ondernemers op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen de verplichting om de volledige administratie 7 jaar te bewaren in verband met een eventuele controle van de Belastingdienst.
E-mails in uw postvak archiveren kan erg handig zijn wanneer bijvoorbeeld uw postvak vol zit of omdat u te veel e-mail in uw postvak heeft zitten waardoor het erg moeilijk is om oude e-mail terug te vinden. Daarom is het wijs om uw oude e-mail te archiveren om ruimte vrij te maken voor nieuwe e-mail.
Je kunt berichten voor jezelf verwijderen wanneer je dat wilt. De ander ziet het niet als je dit bericht uit je gesprek op WhatsApp verwijdert. Of je het nu op een iPhone verwijdert of op een Android telefoon.
Wat gebeurt er wanneer je in een geactiveerd gesprek een nieuw bericht krijgt? Jij kan een chat wel gearchiveerd hebben, je kunt nog steeds nieuwe berichten krijgen in dit gesprek. Voorheen werd het gearchiveerde bericht dan automatisch teruggeplaatst in je gewone chatoverzicht.
Je kunt berichten verplaatsen naar de map 'Archief', zodat je postbus 'Inkomend' niet te vol raakt. In tegenstelling tot berichten die je naar de prullenmand verplaatst, blijven gearchiveerde berichten in de map 'Archief' staan totdat je ze verwijdert. Je kunt de map 'Archief' bekijken in de Lijst met postbussen.
Klik op 'meer' en vervolgens in het nieuwe menu op 'Alle berichten'. In de lijst met berichten die verschijnt is je gearchiveerde bericht te vinden.
Klasseren is zowel een papieren aangelegenheid als een digitaal gebeuren, maar het ene hoeft niet af te wijken van het andere. Beter nog, hoe meer beide klassementen op elkaar afgestemd zijn, hoe gemakkelijker klasseren wordt en hoe minder je erover moet nadenken. Hou je privé en professioneel klassement gescheiden.