Met een kilometerregistratiesysteem worden alle ritten en kilometers automatisch bijgehouden. Er wordt een kastje in de auto geplaatst en elke rit die je rijdt wordt geregistreerd. De registratie kan je bekijken via een app of een online account.
Kentekens scannen
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst. Een vorm waarbij willekeurig kentekens worden gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de Ikea of pretparken. Vervolgens wordt gekeken of er bijtelling wordt betaald voor deze auto of dat er een verklaring is getekend.
Gereden kilometers bijhouden
Dit kan door het aantal gereden kilometers te vermenigvuldigen met de vergoeding van 23 cent per kilometer. Let op: Bij controle moet u aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat het gaat om zakelijk gereden kilometers. Bewaar daarom altijd uw kilometeradministratie.
Bewaartermijn voor de Belastingdienst
Dit betekent dat je rittenadministratie tot zeven jaar na het betreffende jaar moet worden bewaard. Het is dus van groot belang om je gegevens zorgvuldig te archiveren, omdat onvolledige of onjuiste administratie kan leiden tot ongewenste fiscale consequenties.
Zowel voor de belastingen als voor de btw moet je alle boekhoudkundige documenten zoals jaarrekeningen, facturen, grootboeken, bankuittreksels, inventarissen, contracten, bestelbonnen, leverbonnen, agenda's, briefwisseling, e-mails,… bewaren. En dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.
Je moet (dagelijks) een rittenregistratie bijhouden als je voor de inkomstenbelasting wilt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met je zakelijke auto.
Belastingvrije vergoeding eigen vervoer
Dan kan uw werkgever u sinds 1 januari 2024 maximaal € 0,23 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt.
Het aantal kilometers vermenigvuldig je met € 0,23 en het totaalbedrag kan je overmaken naar je privérekening als een soort kilometervergoeding of eenmaal per jaar wegstrepen tegen andere privé opnamen uit het bedrijf.
Zet ritregistratie aan in Flitsmeister en houdt automatisch al je ritten bij. Ritregistratie toont je complete route, van begin- tot eind. De app registreert het totaal aantal kilometers, eventuele omrijkilometers, je gemiddelde snelheid en laat zien of je flitsers bent gepasseerd.
Runkeeper is een wandel app die je in staat stelt om je loopacitiviteiten bij te houden. Je app geeft informatie over de afstand die je hebt afgelegd, hoe snel je hebt gewandeld en kan zelfs een schatting maken van het aantal calorieën dat je hebt verbrand tijdens de wandeling.
De app werkt volledig autonoom met deze EasyRit beacon voor iPhone. Zodra je het contact van jouw voertuig aanzet, zal de app automatisch de rit starten.Zet je het contact uit, dan stopt de rit. Eind van de dag heb je jouw ritten keurig in een lijstje staan!
☞Het doen van willekeurige steekproeven
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de rittenregistratie op zonder dat hier aanleiding voor hoeft te zijn. Er wordt dan gecontroleerd of de rittenregistratie kloppend is, dat er niet meer dan 500 kilometer privé gereden is en dat het karakter van ritten juist is.
Slechts een klein percentage van de particulieren en ondernemers wordt jaarlijks 'echt' gecontroleerd door een medewerker van de Belastingdienst. vele voorbeelden waarbij kleine ondernemingen al meerdere keren zijn gecontroleerd in een paar jaar.
Vanaf 1 januari 2024 is er een hogere reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer, zonder dat je hierover belasting betaalt. Dit is alles wat je moet weten over de kilometervergoeding in 2024.
De totale kilometer vergoeding kunt u berekenen door het vastgestelde bedrag per kilometer te vermenigvuldigen met het aantal kilometers dat u reist voor werk. 0,23 x 20 = €4,60 x 2 (heen en terugreis) =€ 9,20 x 214 (dagen per jaar) = €1969,80 kilometervergoeding (per jaar onbelast).
Voor het vierde kwartaal van 2024 is de maximale belastingvrije kilometervergoeding vastgesteld op €0,4293 per kilometer. Voor de jaarlijks geïndexeerde kilometervergoeding is de vergoeding vastgesteld op € 0,4415 per kilometer voor de periode 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025.
Je kunt je rittenregistratie bijhouden door het noteren van je ritten in een papieren logboek of door gebruik te maken van een rittenregistratie-app. Een app kan handig zijn omdat deze automatisch je ritten kan registreren met behulp van GPS.
Hoe houd je een rittenregistratie bij? Begin met het invullen van de verklaring 'geen privégebruik auto' op de website van de Belastingdienst. Zo leg je vast dat je geen bijtelling wilt betalen. Vervolgens moet je iedere rit nauwkeurig registreren.
Verzuimboete. Ondernemingen die geen rekening houden met de bijtelling voor zakelijke auto's kunnen een verzuimboete krijgen. Dat geldt ook als de rittenregistratie niet klopt. Zo'n boete kan flink oplopen, tot maximaal € 5.514,-.
Bewaartermijn administratie
Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u spullen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
Het basistarief in de inkomstenbelasting stijgt in 2024 naar 36,97% (36,93% in 2023). Dit basistarief geldt in 2024 voor een inkomen tot en met € 75.518 (in 2023: € 73.031). Dit grensbedrag is verhoogd door een inflatiecorrectie van 9,4941% toe te passen. Na de inflatiecorrectie is het grensbedrag verlaagd met € 4.447.
Hebt u geen bericht gehad dat u aangifte moet doen voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u dat tot 5 jaar terug doen. In 2025 kunt u dus nog aangifte doen over 2020.