Met een kilometerregistratie bewijst u hoeveel kilometers u per jaar zakelijk rijdt en hoeveel privé. U kunt bijvoorbeeld 1 van de RitRegistratieSystemen (RRS) gebruiken om uw zakelijke kilometers bij te houden. Deze zijn goedgekeurd door de Belastingdienst.
Zzp'ers kunnen tot € 0,23 per zakelijk gereden kilometer aan reiskosten aftrekken van hun opbrengst. Dit is de belastingvrije kilometervergoeding.
Uw werkgever mag een belastingvrije kilometervergoeding hanteren van €0,19 per kilometer. Is uw vergoeding hoger, dan betaalt u over dat deel de normale inkomstenbelasting. Voor de belastingvrije vergoeding per kilometer maakt het niet uit met welk vervoer u reist of hoe u reist.
U mag € 0,21 per kilometer van uw opbrengst aftrekken voor de zakelijke ritten die u met uw eigen auto maakt.
De rittenregistratie bijhouden kun je handmatig doen. Je kunt bijvoorbeeld een boekje in je auto leggen en hierin na elke rit de kilometerstand noteren en erbij vermelden of dit zakelijk of privé is. Dit kun je dan dagelijks of wekelijks in een Excel-bestand zetten.
De regel is dat je in principe de kosten exclusief btw op de factuur zet, en daar vervolgens de btw op heft van het hoofdproduct of de hoofddienst. Dus stel je hoofddienst is belast met 21% btw, dan reken je ook 21% op de doorberekende reiskosten.
De Belastingdienst houdt steekproeven. Ze kijkt dan of jouw registratie compleet is en voldoet aan de eisen. Het kan ook zijn dat de Belastingdienst jou vraagt om inzage in jouw agenda of e-mail, om zo te checken of jouw rittenregistratie klopt. Andere instrumenten zijn het controleren van de tankpasgegevens.
☞Het doen van willekeurige steekproeven
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de rittenregistratie op zonder dat hier aanleiding voor hoeft te zijn. Er wordt dan gecontroleerd of de rittenregistratie kloppend is, dat er niet meer dan 500 kilometer privé gereden is en dat het karakter van ritten juist is.
Een rittenregistratie is niet verplicht, mits u de Belastingdienst ergens van wilt overtuigen. Bijvoorbeeld dat u minder dan 500 privékilometer per jaar in uw zakelijke auto rijdt en dus geen bijtelling hoeft te betalen.
Kilometervergoeding
De meest gebruikte manier om kosten bij je opdrachtgever in rekening te brengen is de kilometervergoeding. Voor elke kilometer die je aflegt breng je dan een bedrag in rekening. Er bestaat geen wettelijke regeling die aangeeft hoe hoog deze kilometervergoeding mag of moet zijn.
Een redelijke kilometervergoeding ligt in 2022 gemiddeld op 30 cent per zakelijke kilometer. Houd er echter rekening mee dat boven de 19 cent per kilometer belasting moet worden betaald. Moet ik btw berekenen over kilometervergoeding? Tot 19 cent per kilometer hoeft u geen btw te berekenen over de kilometer vergoeding.
Als jouw reiskosten worden vergoed dan telt dit als omzet en moet jij hier als ondernemer btw over in rekening brengen. Je factureert je reiskosten dan ook met hetzelfde btw-tarief als de rest van je vergoeding. Uitgaven die je doet om de omzet te realiseren kan je daarnaast opvoeren als zakelijke kosten.
Rijd je direct van huis naar het kantoor of naar een klant?Deze ritten moet je als zakelijke ritten bijhouden, jouw hoofddoel is namelijk zakelijk. Je gaat naar een zakelijke afspraak of naar je werk. Dit is standaard zakelijk.
In 2023 is de kilometervergoeding van €0,19 naar maximaal €0,21 per kilometer belastingvrij gegaan. Verschillende partijen, waaronder de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR), blijven pleiten voor een ruimhartigere regeling voor auto's.
De eerste tien kilometer zijn voor je eigen kosten. Deze tien kilometer zijn aftrekbaar bij de inkomstenbelasting, het wordt namelijk gezien als zakelijke kostenpost. Hiervoor mag je € 0,19 per kilometer rekenen. Tien kilometer x € 0,19 = € 1,90.
Kentekens scannen
Een veelgebruikt controlemiddel van de Belastingdienst. Een vorm waarbij willekeurig kentekens worden gescand, bijvoorbeeld op parkeerplaatsen bij de Ikea of pretparken. Vervolgens wordt gekeken of er bijtelling wordt betaald voor deze auto of dat er een verklaring is getekend.
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit op zakelijke administraties. Toch is de kans op een boekenonderzoek volgens cijfers van de Belastingdienst klein, met 0,4% voor kleine ondernemingen en 2,5% voor middelgrote ondernemingen.
Hoe wordt rittenregistratie gecontroleerd? De Belastingdienst kan de rittenregistratie op verschillende manieren controleren. Namelijk steekproefsgewijs, via een controle op standaard afwijkingen of door het scannen van kentekens.
Kan ik mijn kilometerregistratie afkopen? Ja, dat kan. Je betaalt een vast bedrag aan de Belastingdienst en hoeft dan geen kilometerregistratie bij te houden.
Kilometerregistratie voor de auto
Je vermeld daarin de datum van de rit, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het begin- en eindadres en het type reis (privé of zakelijk). Als je een niet gebruikelijke route hebt gereden dan moet je dit er ook bij vermelden.
De werkgever dient de rittenregistratie te controleren, omdat hij in principe ook aansprakelijk is als deze later niet blijkt te kloppen. De werkgever is immers verantwoordelijk voor toepassing van het juiste bijtellingspercentage, de correcte fiscale waarde en de juiste periode.
Fiscus geeft rekenmethodes voor reiskostenvergoeding
In het algemeen kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) met deze formule: afstand enkele reis x het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze afstand aflegt in een jaar x de vergoeding (waarvan dus € 0,19 per kilometer onbelast is).
De btw over woon-werkverkeer is niet aftrekbaar. De belastingdienst beschouwt dit als privégebruik.
Voor ZZP'ers wordt reistijd doorgaans niet als werktijd beschouwd, tenzij dit specifiek is opgenomen in de overeenkomst met de opdrachtgever.