De regel is dat je in principe de kosten exclusief btw op de factuur zet, en daar vervolgens de btw op heft van het hoofdproduct of de hoofddienst. Dus stel je hoofddienst is belast met 21% btw, dan reken je ook 21% op de doorberekende reiskosten.
Een zzp'er die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal € 0,23 per kilometer onbelast declareren. Een ondernemer mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan € 0,23 per gereden kilometer. Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald.
Factureer je jouw reiskosten, dan bereken je hierover hetzelfde BTW-tarief dat voor jouw geleverde diensten of producten geldt. Dit is vaak 21% of 9%. Behalve als je werkt met BTW verlegd of zonder BTW. Dit geldt ook voor de reiskosten die je hebt gemaakt met het openbaar vervoer.
U mag € 0,21 per kilometer van uw opbrengst aftrekken voor de zakelijke ritten die u met uw eigen auto maakt. Ook als u de auto huurt, mag u € 0,21 per zakelijk gereden kilometer van uw opbrengst aftrekken.
Btw en reiskosten op de factuur
De regel is dat je in principe de kosten exclusief btw op de factuur zet, en daar vervolgens de btw op heft van het hoofdproduct of de hoofddienst. Dus stel je hoofddienst is belast met 21% btw, dan reken je ook 21% op de doorberekende reiskosten.
Twee manieren van factureren
Ook is het voor de klant heel duidelijk: hij/zij weet precies hoeveel er per uur moet worden betaald. Bij de andere manier wordt de kilometervergoeding apart vermeld op de factuur waardoor de klant direct ziet hoeveel er moet worden betaald voor de reiskosten.
In 2023 is de kilometervergoeding van €0,19 naar maximaal €0,21 per kilometer belastingvrij gegaan. Verschillende partijen, waaronder de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR), blijven pleiten voor een ruimhartigere regeling voor auto's.
De btw over woon-werkverkeer is niet aftrekbaar. De belastingdienst beschouwt dit als privégebruik.
Voor de meeste zzp'ers geldt dus het gebruikelijke tarief van 21%. Als je een auto aanschaft mag je zelf bepalen of je deze op de zaak zet of dat je een privéauto voor zakelijk gebruikt. Als je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt moet de auto verplicht op de zaak.
Voor ZZP'ers wordt reistijd doorgaans niet als werktijd beschouwd, tenzij dit specifiek is opgenomen in de overeenkomst met de opdrachtgever.
De km vergoeding voor zzp'ers bedraagt in de meeste gevallen ook gewoon € 0,19 per gereden kilometer. Als de auto ook privé wordt gebruikt, moet je juist weer btw betalen. Let er dus op welke kosten je kunt aftrekken van de belasting. Dat verschilt namelijk per leaseconstructie.
Fiscus geeft rekenmethodes voor reiskostenvergoeding
In het algemeen kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) met deze formule: afstand enkele reis x het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze afstand aflegt in een jaar x de vergoeding (waarvan dus € 0,19 per kilometer onbelast is).
Als je met een auto op naam van de zaak rijdt, zijn alle reiskosten aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Hieronder vallen benzine, verzekeringen, onderhoud, parkeren, wasstraat etc. Deze kosten trek je af onder 'overige bedrijfskosten'. Ook de btw van deze kosten mag je terugvragen.
Reist u met eigen vervoer naar uw werk? Dan kan uw werkgever u sinds 1 januari 2024 maximaal € 0,23 per kilometer vergoeden, zonder dat u hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel u gebruikt.
Met een kilometerregistratie bewijst u hoeveel kilometers u per jaar zakelijk rijdt en hoeveel privé. U kunt bijvoorbeeld 1 van de RitRegistratieSystemen (RRS) gebruiken om uw zakelijke kilometers bij te houden. Deze zijn goedgekeurd door de Belastingdienst.
“Je mag maar € 0,19 per gereden kilometer bij je opdrachtgever in rekening brengen.” “Je hoeft over je kilometervergoeding geen BTW te rekenen.” Het doorberekenen van reiskosten is voor veel ZZP'ers nog niet altijd even duidelijk.
Als je met je privéauto zakelijke kilometers maakt, mag je jezelf € 0,21 per kilometer uitkeren. Die kilometervergoeding is belastingvrij. Tenminste, als je de gemaakte kilometers achteraf kunt verantwoorden op het moment dat de Belastingdienst daarom vraagt. Ook kun je de reiskosten belasten bij de opdrachtgever.
Per 2024 betaal je als ondernemer tot € 30.700 geen inkomstenbelasting (dit was in 2023 tot € 29.800).
De meeste zelfstandigen rekenen een kilometervergoeding van €0,20 tot €0,30 per afgelegde kilometer. Houd er rekening mee dat alles boven €0,21 per kilometer belast wordt. Als u dus €0,30 per kilometer rekent, moet u over €0,09 inkomstenbelasting betalen.
Een redelijke kilometervergoeding ligt in 2022 gemiddeld op 30 cent per zakelijke kilometer. Houd er echter rekening mee dat boven de 19 cent per kilometer belasting moet worden betaald. Moet ik btw berekenen over kilometervergoeding? Tot 19 cent per kilometer hoeft u geen btw te berekenen over de kilometer vergoeding.
Moet de werknemer belasting betalen over de reiskostenvergoeding? Tot € 0,23 per kilometer betaalt een werknemer geen belasting over de reiskostenvergoeding.Over elk bedrag boven de € 0,23 per kilometer betaalt de medewerker loonbelasting, aangezien dit bij zijn of haar loon wordt opgeteld.
Gebruikt u in uw onderneming een vervoermiddel dat uw eigendom is of dat u privé huurt, bijvoorbeeld een auto, motor of een fiets? Dan mag u voor de zakelijke ritten € 0,23 per kilometer aftrekken van uw winst. In 2023 was het aftrekbare bedrag € 0,21.
Woon-werkverkeer valt voor de btw onder privégebruik. Met woon-werkverkeer bedoelen wij het heen en weer reizen van de woon- of verblijfplaats naar een vaste werkplaats.
Er zijn geen regels voor werktijden en rusttijden voor u als zzp'er.