Ook is essentieel dat jouw klant ze accepteert ('aanvaardt'). Jouw klant moet dus de algemene voorwaarden hebben kunnen lezen vóór het tot stand komen van de overeenkomst. Wanneer je de algemene voorwaarden past meestuurt bij de factuur, is dit te laat! Dan is de overeenkomst immers al tot stand gekomen.
Hoe moeten algemene voorwaarden ter hand worden gesteld? Ter hand stellen van de algemene voorwaarden houdt in dat de wederpartij een mogelijkheid heeft om ze in te kunnen zien. Die mogelijkheid moet er zijn vóórdat de overeenkomst wordt gesloten.
Waar moet je op letten? Let er bij het sluiten van een overeenkomst goed op of er algemene voorwaarden van toepassing zijn en welke dat zijn. Lees ze (globaal) door of vraag de verkoper naar de belangrijkste bepalingen. Kijk ook of er tweezijdige voorwaarden zijn.
Zijn algemene voorwaarden verplicht? U bent niet verplicht om algemene voorwaarden te gebruiken. Er zijn altijd wettelijke regels bij een koopovereenkomst voor u en uw klant waar u op kunt terugvallen. Sommige brancheorganisaties verplichten hun leden algemene voorwaarden te gebruiken.
Om algemene voorwaarden rechtskracht te geven, is toestemming nodig van de wederpartij. Deze moet verklaren dat hij of zij akkoord gaat met de algemene voorwaarden. Er is geen wettelijke eis over de wijze waarop deze toestemming moet worden verleend.
De belangrijkste informatie over de aankoop of dienst zelf mag niet in de algemene voorwaarden staan. Deze informatie moet in de overeenkomst staan. Of u moet de informatie mondeling krijgen als u het product koopt. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om de prijs, de kleur van het product of de hoeveelheid.
Door het hanteren van algemene voorwaarden wordt duidelijk welke rechten en plichten jij en je klant hebben. De zogenaamde 'kleine lettertjes' besparen je een hoop tijd en klanten weten precies waar ze aan toe zijn. Daarnaast kunnen algemene voorwaarden de risico's die je als ondernemer loopt verkleinen.
Een contract is niet verplicht. Als je dus al een offerte, die voldoende gedetailleerd is, samen met de algemene voorwaarden aanbiedt, dan heb je na aanvaarding daarvan al een overeenkomst. Je kunt voor een contract kiezen wanneer je offertes heel kort houdt en misschien pas later algemene voorwaarden aan wil bieden.
Het deponeren van algemene voorwaarden kost € 18 per deponering pér kalenderjaar. Dit geldt ook voor vertalingen. Als je bijvoorbeeld jouw algemene inkoopvoorwaarden en de algemene verkoopvoorwaarden bij de KvK deponeert, plus de Duitse vertalingen hiervan, dan zul je in totaal voor vier deponeringen moeten betalen.
Een kort antwoord: nee, je mag in beginsel niet de Algemene Voorwaarden van een concurrent kopiëren. De inhoud van Algemene Voorwaarden wordt veelal beschermd door het Auteursrecht.
De wet bepaalt dat algemene voorwaarden reeds op de overeenkomst van toepassing worden als dat is overeengekomen. Hoe dat moet worden overeengekomen bepaalt de wet niet: daarop zijn de algemene regels van overeenkomstenrecht van toepassing, waarbij uitgangspunt is dat een overeenkomst vormvrij kan worden aangegaan.
Algemene voorwaarden zijn regels die u kunt laten gelden voor iedere overeenkomst die u met uw klant sluit. In de algemene voorwaarden staan bijvoorbeeld regels over de betaling van uw facturen en uw aansprakelijkheid. U voorkomt dat u dit soort punten bij ieder contract opnieuw moet bespreken en vastleggen.
Mooie cijfers. Anderzijds blijkt slechts 30% van de Nederlanders ook de algemene voorwaarden te 'bekijken'. Niet alleen kan dat voor hen nefaste gevolgen hebben, ook voor jou als ondernemer zijn er mogelijks implicaties.
Definitie. Volgens de Geneesmiddelenwet wordt onder ter hand stellen verstaan: “het rechtstreeks verstrekken of doen bezorgen van een geneesmiddel aan de patiënt voorwie het geneesmiddel is bestemd”, danwel aan een aantal nader gedefinieerde beroepsbeoefenaren [1] [2].
Het bieden van een redelijke mogelijkheid om kennis te nemen, kan allereerst geschieden door de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen, wat zoveel betekent als het overhandigen van een fysiek exemplaar.
Terhandstelling is hoofdregel
Hoofdregel bij papieren voorwaarden is dat de algemene voorwaarden op het moment van het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand moeten worden gesteld. Onder 'ter hand stellen' wordt zowel overhandigen als vooraf toesturen verstaan.
Wie kan een contract opstellen of tekenen? Zowel natuurlijke personen als rechtspersonen (zoals een bv) kunnen een contract aangaan. U moet handelingsbekwaam zijn om een geldig contract te sluiten. Dat is niet het geval bij personen die onder curatele (toezicht) staan of jonger zijn dan 18 jaar.
Is een offerte bindend? Nee, een offerte is een vrijblijvend aanbod. Op basis van de offerte kan een potentiële klant besluiten wel of niet in te gaan op het aanbod.
De “Algemene voorwaarden” is een document waarin o.a. de algemene rechten en plichten van uw klanten staan. Vaak hebben de algemene voorwaarden mede als doel de risico's van een bedrijf te beperken. Om die reden staan in algemene voorwaarden meestal aansprakelijkheidsbeperkingen.
In je algemene voorwaarden staat welke regels je hanteert bij het zakendoen. Of je offerte vrijblijvend is bijvoorbeeld en of er een levertijd is. Daar kun je op terugvallen als je een meningsverschil krijgt met een klant of opdrachtgever. Maar met het opstellen van een lijstje regels ben je er nog niet.
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Echter, wanneer je als ondernemer geen algemene voorwaarden hanteert ben je niet goed beschermd tegen conflicten. In bepaalde omstandigheden kan een conflict je veel geld kosten, terwijl dit gemakkelijk voorkomen had kunnen worden met algemene voorwaarden.
“First shot-rule”
In Nederland geldt normaal gesproken dat die algemene voorwaarden gelden waar voor het eerst naar wordt verwezen, tenzij die verwijzing door de andere partij “uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen”. Dit is de zogenaamde “first shot-rule”.