Zich goed voor te bereiden op de vergadering, bijgevoegde stukken goed te lezen en tot zich te nemen. Een standpunt te bepalen over onderwerpen die besproken worden. Eigen standpunt op een heldere wijze te verwoorden tijdens de vergadering. Anderen te helpen om hun standpunten te verwoorden.
Stappenplan werkoverleg
Door altijd een agenda met gesprekspunten op te stellen, voorkom je dat je bij elkaar komt zonder een duidelijk doel. Vraag je werknemers om van tevoren mogelijke agendapunten in te sturen. Hierdoor krijgen je medewerkers een actievere rol en zo betrek je ze meer bij het overleg.
Belangrijk is dat iedereen aan het woord komt in een vergadering. Om dat te bevorderen, kun je alle deelnemers een kaartje geven en vragen daarop hun visie te delen over het onderwerp. Dat kan elk onderwerp zijn. De reactie mag tekst zijn, maar ook een tekening of andere creatieve uiting.
Timemanagement
Een goede timing is erg belangrijk bij een vergadering. Houd de tijd daarom goed in de gaten. Koppel een tijdsduur aan ieder agendapunt en zet dit ook in de agenda. Daardoor weet iedereen hoe lang het kan duren en kunnen jullie elkaar op wijzen als het te lang doorgaat.
Je kunt tijdens een teamoverleg onder andere de volgende onderwerpen bespreken: • personeel: bijvoorbeeld personeelsbezetting, vakantieplanning, ziektecijfers, behoefte aan opleiding, samenwerking; • arbeidsomstandigheden: bijvoorbeeld tocht, kou, stress door onderbezetting, hygiëne, veiligheid; • inhoud werkzaamheden: ...
Werkoverleg bestaat uit regelmatig overleg over het werk op een afdeling tussen leidinggevende en werknemers. Dergelijk overleg heeft onder meer tot doel ideeën te ontwikkelen, meningen te vormen, besluiten te nemen, draagvlak te creëren en het werkproces te verbeteren.
In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren. Een werkoverleg is dus meer dan een werkinstructie of een werkbespreking.
De agenda is een lijst met onderwerpen die aan de orde komen in een vergadering. Meestal staan de belangrijkste zaken bovenaan. Soms staan bij de agenda ook actiepunten vermeld van de vorige vergadering, zodat besproken kan worden in hoeverre geplande acties ook zijn uitgevoerd.
Vraag daarom bij het rondsturen van de agenda expliciet of iemand nog agendapunten wil inbrengen (en waarom). Eventueel kun je dit bij de belangrijkste stakeholders van de vergadering van tevoren al persoonlijk doen.
Als voorzitter bewaak je gang van zaken tijdens een vergadering. Dat begint al bij een goede voorbereiding: het zorgen voor een vergaderlocatie, het uitnodigen van deelnemers en het verspreiden van de agenda en de bijbehorende informatie.
Een werkoverleg is wat anders dan een dagelijkse werkbespreking of een briefing: een werkoverleg wordt voorbereid, heeft een agenda en er wordt een verslag van gemaakt. Inspraak. Medewerkers horen een mate van inspraak te hebben bij een werkoverleg.
Een werkbespreking is een overleg over het werk tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook medewerkers onderling en gaat over het te verrichten werk op korte termijn. Een werkbespreking heeft een instructief karakter.
Formeel overleg is van tevoren vastgesteld overleg, dikwijls voor een bepaalde tijdsduur. De werkzaamheden sluiten aan op de individuele werkzaamheden van de betrokken werknemers, maar vinden in overleg plaats in groepsverband.
Zorg dat de meeting interactief blijft door deelnemers om hun advies of mening te vragen. Vraag collega's om een uitdaging van een team op te lossen. Of laat ze hun eigen moeilijkheden delen zodat anderen een oplossing kunnen bedenken. Maak het niet te ingewikkeld.
Vertel als voorzitter, of vraag aan de voorzitter aan het begin van het overleg waarom we bij elkaar zitten en wat het gaat opleveren. Of stel de vraag: wat zou er misgaan als we dit overleg niet gaan voeren met elkaar. Beloon 'op-tijd-komers' en jezelf door op tijd te starten en te eindigen.
Belangrijke punten voor een succesvolle vergadering zijn: agenda en stukken op tijd bij de deelnemers, grondige voorbereiding op de vergadering door allle leden, actief inbreng leveren tijdens de vergadering door alle leden. Een belangrijke sleutelspeler in het geheel is de voorzitter.
Er bestaan namelijk verschillende vergadertechnieken. Buiten vergaderen, staand vergaderen, een goede voorbereiding, noem het maar op! Vergaderen kan veel tijd in beslag nemen en daarbij is het belangrijk dat dit zo efficiënt mogelijk verloopt zodat tijd kan worden bespaard.