In de inleiding geef je aan wat de aanleiding was om de brief te schrijven.Ook geef je het doel van de brief aan. In de kern werk je deze punten verder uit. Wat daarbij aan de orde moet komen, kan in principe van brief tot brief verschillen, afhankelijk van het doel dat je met de brief hebt.
De aanhef van de brief
Schrijf je aan iemand die je wel kent dan kan je beginnen met “Beste”. Na “Geachte” komt altijd een achternaam, na “Beste” een voornaam. Dus “Geachte heer” of “Beste Piet”. Na de naam zet je altijd een komma.
In de meeste gevallen beginnen formele brieven met " Beste [Titel] [Achternaam] ." Deze opmaak is perfect voor situaties waarin u de naam en titel van de ontvanger kent. Bijvoorbeeld: Beste heer.
Een brief of e-mail aan iemand van wie het gender niet bekend is, kan beginnen met een aanhef als Beste + voornaam/voorletter(s) + achternaam, bijvoorbeeld Beste Kim Verbeek.
Begin met een respectvolle groet
Ongeacht de inhoud van uw brief, probeer te beginnen met een vriendelijke en respectvolle groet. Gebruik de volledige naam van de ontvanger en begin met een groet zoals "Beste mevrouw Adkins", gevolgd door "Ik hoop dat deze brief u in goede gezondheid vindt."
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
Gelukkig maar, want kijk eens hoe adembenemend mooi Aagje de brieven aan haar man Hermanus begint: 'Waarde lief', 'Waarde en zeer beminde lieve kostelijke schat', 'Zeer waarde en geagte teer beminde lieve man en voor altoos uijtverkooren tweede ziel en schat…'
Het is vaak effectief om de inleiding direct te beginnen met een gedurfde stelling, met een vraag aan de lezer of met interessante cijfers. Vraag je lezer bijvoorbeeld “Is bloggen dood?” of presenteer het nog stelliger met “Bloggen is dood”.
De "hook" is de eerste zin van de inleiding van je essay . Deze moet de lezer naar je essay leiden en een idee geven waarom het interessant is. Om een goede hook te schrijven, vermijd je te brede uitspraken of lange, dichte zinnen. Probeer te beginnen met iets dat duidelijk, beknopt en pakkend is en de nieuwsgierigheid van je lezer wekt.
Pakkende beginzin. De inleiding van een essay begin je met een pakkende beginzin. Dit is een eerste zin (of twee) die de lezer direct boeit en betrekt bij jouw essay.
Een goede manier om een inleiding te beginnen, is een persoonlijke anekdote die een direct verband houdt met je schrijfwerk. Vertel bijvoorbeeld hoe jouw eigen interesse voor het onderwerp is ontstaan, of op welk moment je op het idee bent gekomen om je boek of scriptie te schrijven.
De meeste formele brieven beginnen met 'Geachte' voor de naam van de persoon aan wie u schrijft . U kunt ervoor kiezen om voornaam en achternaam te gebruiken, of titel. en achternaam. Als u echter de naam van de persoon aan wie u schrijft niet weet, moet u 'Geachte heer of mevrouw' gebruiken.
Een motivatiebrief begint altijd met dezelfde informatie, ongeacht wie de geadresseerde is. Zet jouw naam en contactgegevens bovenaan de brief, of in de linkerhoek van de pagina.Vervolgens voeg je een witregel toe en zet je hier de bedrijfsgegevens waar je naar schrijft (daarover later meer).
Ken je de ontvanger helemaal niet of is er sprake van een formele situatie, dan gebruik je bij voorkeur 'Geachte'. Ken je de ontvanger of gaat het om een informele situatie, dan gebruik je 'Beste'. Ken je iemand heel goed, dan mag je ook 'Hallo', 'Hi', 'Hoi', 'Dag' of 'Goede…' gebruiken.
Groeten voor zakelijke brieven
De meest formele begroeting is Beste, [titel], en dan de achternaam. Als u niet zeker bent van de voornaamwoorden van de persoon, is het een goed idee om Beste [Voor- en achternaam] of Beste [Voornaam] te gebruiken. Als u de naam van de ontvanger niet weet, kunt u Hallo of Groeten gebruiken .
Een correcte en eigentijdse manier om je brief te beginnen is bijvoorbeeld: Geacht bestuur, Geacht college, Geachte raad, Geachte abonnee, Beste lezer, enz.Het eerste woord van de aanhef krijgt een hoofdletter.De daaropvolgende woorden, mevrouw, bestuur, enz.
Gebruik het juiste niveau van formaliteit, zorg ervoor dat de naam van de ontvanger correct is en neem indien mogelijk een contactnaam op . Acceptabele begroetingen voor een professionele brief zijn onder andere het gebruik van titels en namen (bijv. "Beste meneer Bhumpol") of het aanspreken van specifieke rollen (bijv. "Beste hiring manager").
In formele en officiële boodschappen kunnen lezers het gebruik van ik als eerste woord als onbeleefd ervaren. Door te starten met ik kunt u immers de indruk wekken dat u zichzelf belangrijker vindt dan de lezer. U kunt dat gemakkelijk voorkomen door een ander zinsdeel op de eerste plaats te zetten.
Een zakelijke brief begin je over het algemeen met 'Geachte heer ...' of 'Geachte mevrouw ...' Zeker als je voor het eerst met elkaar correspondeert, en het een formele relatie betreft, heeft dit de voorkeur.
Brief voorbeeld: Aanhef
De aanhef van de brief is afhankelijk van het karakter van de brief en de informatie die je tot je beschikking hebt. Zo is de aanhef bij een formele brief over het algemeen “Geachte”- gevolgd door de naam en bij een niet formele brief “Beste”- gevolgd door de naam.
De begroeting
De begroeting (of groet) in een zakelijke brief is altijd formeel. Het begint vaak met " Beste {Naam van de persoon} ." Zorg er nogmaals voor dat u de titel van de persoon vermeldt als u die weet (zoals Mw., Mevr., Dhr. of Dr.). Als u niet zeker weet wat de titel of het geslacht van de persoon is, gebruik dan gewoon zijn of haar voornaam.