Waar u in het Nederlands Geachte of Beste gebruikt, begint u een Engelse brief altijd met Dear. Ook als u de geadresseerde niet kent. Bijvoorbeeld: Dear Sir/Madam, Dear Ms Jones, Dear Customer. Let goed op de hoofdletter na Dear, ook bij een zelfstandig naamwoord als Customer.
Formele en informele brieven in het Engels kennen vaste regels. Weet je aan wie je de brief schrijft, begin dan met 'Dear Mr [naam]' of 'Dear Ms [naam]'. Je sluit dan af met 'Yours sincerely' of 'Kind regards'.
De gebruikelijkste manier om een e-mail te beëindigen is 'Kind regards'. Een andere optie die vaak gebruikt wordt, is 'Best wishes'. Ook is het mogelijk om alleen met 'Regards' te eindigen. Dit is een kortere variant van 'Kind regards'.
Ondertekening. Wanneer je de ontvanger bij naam kent, kun je “Yours sincerely,”, “Sincerely” of “Best regards,” gebruiken, maar is dat niet het geval, dan schrijf je “Yours faithfully,”. Je handtekening schrijf je vervolgens na een witregel.
Het Engels kent voor het afsluiten van een zakelijke brief twee vormen, waar in het Nederlands Met vriendelijke groet in principe volstaat. Wanneer u de geadresseerde bij naam kent, gebruikt u Yours sincerely. Zo niet, dan gebruikt u Yours faithfully.
De slotformule is de groet waarmee je afsluit. Stem deze af op de andere onderdelen van je brief of e-mail, zoals de aanhef. Bij een formele aanhef gebruik je dus ook een formele of neutrale slotformule. Een veelgebruikte neutrale slotformule is Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten.
Om je brief op een meer formele manier af te sluiten kun je kiezen voor "Met vriendelijke groeten," "Hartelijke groeten," of "Beste groet." Een meer informele brief kun je afsluiten met "Veel liefs," "Groetjes," of "Het beste."
Als u de naam en het geslacht van de geadresseerde weet, is de beste aanhef in een zakelijke brief of e-mail Geachte heer + de achternaam of Geachte mevrouw + de achternaam. Als u het geslacht niet weet, is onder meer Geachte heer of mevrouw + de achternaam gebruikelijk.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
Hoe gaat het? [voorbeeld]
How are you? [vb.]
De aanhef van een Engelse (zakelijke) brief is altijd 'Dear'. Als je de naam en/of titel weet van de geadresseerde, vermeld je dit ook. Achter Mr komt in het Engels geen punt, maar dit wordt wel met een hoofdletter geschreven.
Persoonlijk. Een getrouwde vrouw of een weduwe wordt aangesproken met Mrs (Mrs Jennifer Whitley). Ongetrouwde vrouwen kun je aanspreken met Miss (Miss Jennifer Whitley). Weet je niet of iemand getrouwd is, dan is Mrs de veiligste keus voor vrouwen boven de 60 jaar.
Begin een formele e-mail altijd met een toepasselijke aanhef. Je kunt de geadresseerde het beste bij zijn of haar naam noemen (als je die kent). De aanhef van een formele e-mail begint in principe altijd met 'Geachte...', gevolgd door de aanspreektitel (heer/mevrouw), de achternaam van de persoon en een komma.
Wanneer je een mail stuurt naar iemand die je goed kent, spreek je de persoon op een informele manier aan. Een persoonlijke en informele Engelse mail begint daarom vaak met 'Dear', 'Hi' of 'Hey'. Na deze aanspreektitel volgt de naam van de persoon aan wie de mail gericht is.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.