Woorden die je meent. Als jij een e-mail naar een klant verstuurt met een oplossing voor een probleem of als je een offerte verstrekt hebt, dan kan het beëindigen van de correspondentie met 'neem gerust contact op als u vragen heeft' bijzonder veel nut hebben, en zijn het tevens woorden die je absoluut meent.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
- Wellicht dat u naar aanleiding van deze brief vragen heeft. Neem dan gerust contact met ons op. - Wij willen u graag goed informeren. Mocht u daarom nog vragen hebben, horen wij dit graag.
Je kunt een brief of email afsluiten door in afwachting van uw reactie, of in afwachting van uw reactie verblijf ik te gebruiken. Op deze manier sluit je de brief erg zakelijk af. Het is een klassieke, formele en afstandelijke afsluiting.
Houd het onderwerp kort en krachtig en doeltreffend. Denk iets langer na dan je normaal gesproken deed om tot een goed onderwerp te komen, dit betaalt zich toch weer terug in de reactiesnelheid op je e-mail. Vraag jezelf bij het bedenken van het onderwerp af of de ontvanger ook begrijpt wat je hiermee bedoeld.
Helemaal onderaan je e-mail staat de digitale handtekening of signature. Deze is bedoeld om de ontvanger meer informatie en contactgegevens te bieden.
In formele brieven en e-mails is de aanhef bij voorkeur Geachte heer Jansen of Geachte mevrouw Pauwels of Geachte in combinatie met een ander zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld Geachte lezer, Geacht bestuur.
Begin simpelweg met typen en maak je verhaal. De eerste zin hoeft niet de zin te zijn die je als eerste typt. Denk er pas over na als je de basistekst klaar hebt. Waarschijnlijk bedenk je de eerste zin dan ook veel sneller, omdat je al weet waar je tekst over gaat.
Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
Geachte of Beste
Bij e-mail ligt het wat ingewikkelder. Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk.
Maak samen van de volgende zinnen beleefde vragen: Voorbeeld: - Ik wil dat je het raam dichtdoet: Wil je (misschien) het raam even dicht doen? - Ik vraag of je een potlood voor me hebt. Mag ik (misschien) je potlood even lenen?
Geef de persoon de tijd om te reageren. Reageert die niet? Dan kun je de persoon nogmaals een reminder sturen, met exact dezelfde tekst. Wanneer de persoon reageert dan geeft die meestal zelf wel aan waarom die niet eerder heeft gereageerd op jouw mail.
Een antwoord binnen twee minuten komt het vaakst voor. 90 procent van de emails wordt dezelfde dag nog beantwoord. De helft van alle antwoorden wordt verstuurd binnen 47 minuten. De e-mails zijn niet bepaald breedsprakig.
SLOT : Sluit af met een slotzin. HOE FORMULEERT U EEN EXCUUS ? Het spijt me dat …………………………… Sorry, dat………….
Met die zin bied je de lezer een mogelijkheid tot contact. Je zegt bijvoorbeeld waar hij terecht kan met verdere vragen. Kijk wel uit voor verouderde zinnen als 'In afwachting van uw reactie, verblijf ik. ' Beter is 'Ik zie uw reactie graag tegemoet' of 'Graag horen wij of u gebruik wilt maken van dit aanbod.
Een veilige afsluiting is kiezen voor ''Met vriendelijke groet'' of ''Hartelijke groet''. Met deze afsluiting zit je altijd goed en ben je niet te formeel, maar ook zeker niet informeel. Neem altijd een zin op waarin je aangeeft dat je graag bereid bent om je motivatie toe te lichten.
Maak duidelijk waarom je juist deze werkgever hebt gekozen. Vertel waarom deze vacature bij jou past. Geef in je eigen motivatiebrief concrete en persoonlijke voorbeelden. Verwijs naar je cv voor je opleiding en uitgebreide werkervaring.
Hartelijk dank voor de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek / bedankt voor de uitnodiging. Hierbij wil ik de afspraak op [datum] om [tijdstip] bevestigen. Ik verheug mij erop om u in een persoonlijk gesprek te overtuigen van mijn vaardigheden voor de functie als [titel functie] en kijk uit naar het gesprek.
Een correcte, zakelijke groet hoeft niet overdreven formeel te zijn. De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.