Goede standaardzinnen voor de afsluiting van een zakelijke brief zijn bijvoorbeeld: Ik hoop u hiermee van dienst te zijn geweest. Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Ik dank u bij voorbaat vriendelijk voor uw moeite.
Formele e-mails sluit je af met 'Met vriendelijke groeten' of eventueel zelfs met 'Met de meeste hoogachting', net als een gelijkaardige brief. Wanneer men iemand om een gunst vraagt, is een afsluiting als 'Alvast bedankt' ook gepast.
Doorgaans komen in een zakelijke e-mail dezelfde basiselementen aan bod als in een zakelijke brief: afzender en geadresseerde, onderwerp, aanhef, eigenlijke inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens.
Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail. Adresseer en begroet de ontvanger op een gepaste manier. Vermeld de belangrijkste informatie aan het begin. Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier.
Ken je de ontvanger helemaal niet, of is er sprake van een formele situatie, dan is ook hier Geachte de beste keuze. Bij informelere berichten is Beste een goede optie, maar ook bijvoorbeeld Dag, Hallo of Goedemorgen/-middag zijn mogelijk. Ken je elkaar goed, dan kun je ook nog kiezen voor een aanhef als Hoi of Hi.
Ondertekening. Wanneer je de ontvanger bij naam kent, kun je “Yours sincerely,”, “Sincerely” of “Best regards,” gebruiken, maar is dat niet het geval, dan schrijf je “Yours faithfully,”. Je handtekening schrijf je vervolgens na een witregel.
In een slotzin geef je aan wat je van de lezer verwacht, hoe iets verder gaat of welke actie jij gaat ondernemen. Net als bij openingszinnen is het soms lastig een goede slotzin te vinden. Ook een slotzin moet passen bij de inhoud van de brief of e-mail die je schrijft.
Een brief behoort ingedeeld te zijn in alinea's met daarin een inleidende alinea, eventueel een tweede en derde alinea en een slotalinea. Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef.U sluit de brief af met uw naam en handtekening.
Met vriendelijke groeten en Met vriendelijke groet zijn de gebruikelijkste formuleringen. Die vormen zijn ook zonder met mogelijk: Vriendelijke groeten, Vriendelijke groet. Als een brief of e-mail een duidelijk informeel karakter heeft, zijn ook andere slotgroeten mogelijk: Groeten, Groet, Groetjes, Hartelijke groet.
De meest gebruikelijke slotgroet is: Met vriendelijke groet(en). Te formeel is een slotgroet als: Hoogachtend, of Met hoogachting. Te informeel is een slotgroet als: Groetjes, of Hartelijks.
De gebruikelijkste manier om een e-mail te beëindigen is 'Kind regards'. Een andere optie die vaak gebruikt wordt, is 'Best wishes'. Ook is het mogelijk om alleen met 'Regards' te eindigen. Dit is een kortere variant van 'Kind regards'.
In formele brieven en e-mails is de aanhef bij voorkeur Geachte heer Jansen of Geachte mevrouw Pauwels of Geachte in combinatie met een ander zelfstandig naamwoord, bijvoorbeeld Geachte lezer, Geacht bestuur.
slot (zn) : afloop, afsluiting, beëindiging, besluit, eind, einde, finale, slotscène, slotstuk, sluiting, uiteinde, voleinding, voleindiging.
De 7 tekstdoelen zijn: informeren, instrueren, adviseren, overtuigen, activeren, emotioneren en inspireren. Een tekst heeft minimaal één tekstdoel. Maar een tekst kan ook alle zeven doelen in zich hebben. Hoe beter je vooraf nadenkt over je tekstdoelen, hoe beter je tekst wordt.
Beste is een informele aanspreekvorm, die zowel in brieven en e-mails als in gesproken taal gebruikt wordt. Na een aanspreking met Beste spreken we de gesprekspartner, toehoorder of lezer verder aan met de vertrouwelijke vorm je.
Schrijf in een brief uw naam voluit onder de handtekening, en eventueel uw functie op de regel daaronder. Als uw voornaam zowel voor mannen als voor vrouwen gebruikt wordt, kunt u uw aanschrijftitel vermelden om verwarring te voorkomen. Als u met meer dan één persoon ondertekent, staat de belangrijkste persoon rechts.
Een zakelijke brief is een brief die een bedrijf, stichting of organisatie aan een klant, leverancier of samenwerkingspartner schrijft.