In het algemeen kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) met deze formule: afstand enkele reis x het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze afstand aflegt in een jaar x de vergoeding (waarvan dus € 0,19 per kilometer onbelast is).
Deze regeling houdt in dat als een werknemer 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plek reist, u een vaste onbelaste reiskostenvergoeding mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek reist.
Je recht op reiskostenvergoeding bij woon-werkverkeer
Als er afspraken over reiskosten staan in je cao of arbeidsovereenkomst, heb je er recht op. Je krijgt dan een vaste vergoeding per kilometer van je huis naar je werk en weer terug.
De kosten die je werkgever vergoedt om naar je werk te reizen noem je reiskostenvergoeding. Dit kunnen de kosten zijn die je hebt gemaakt om naar je werk te komen met de auto, bus of trein. Een werkgever vergoedt ook vaak de kosten je maakt om naar een klant te reizen. Deze kosten hoef je dus niet zelf te betalen.
U heeft recht op belastingaftrek als u met het openbaar vervoer naar uw werk gaat en: de afstand van uw huis naar uw werk meer dan 10 kilometer is. dit minimaal 1 dag per week, of minimaal 40 dagen per jaar doet.
Er komt een grote wijziging aan voor het bedrijfsleven in Nederland: per 1 januari 2022 verdwijnt het fenomeen van de vaste reiskostenvergoeding. Werkgevers mogen dan niet zomaar meer een vaste reiskostenvergoeding aan hun medewerkers aanbieden, maar alleen daadwerkelijk gemaakte reizen mogen onbelast vergoed worden.
Er bestaat geen wettelijke verplichting om de reiskosten van het woon-werkverkeer te vergoeden.
In het algemeen kan de werkgever de vaste reiskostenvergoeding berekenen (tool) met deze formule: afstand enkele reis x het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze afstand aflegt in een jaar x de vergoeding (waarvan dus € 0,19 per kilometer onbelast is).
Uw reistijd tussen huis en werk (en terug) telt niet als werktijd.Behalve als u activiteiten uitvoert in opdracht van uw werkgever. Voor beroepschauffeurs telt de reis tussen huis en standplaats niet mee voor het maximale aantal rij-uren per dag.
Voor het eerst sinds 2006 gaat de onbelaste kilometervergoeding omhoog. Vanaf 1 januari mogen werkgevers aan hun personeel niet 19 cent, maar 21 cent per kilometer belastingvrij uitbetalen. In 2024 stijgt dit bedrag naar 23 cent. Daarmee geeft het kabinet gehoor aan de wens van de Tweede Kamer.
Op hoeveel vergoeding kan ik rekenen? Belastingvrij kan je werkgever je voor woon-werkverkeer en dienstreizen vanaf 2023 € 0,21 per kilometer geven, ongeacht het vervoermiddel. Dit geldt alleen wanneer je geen auto of ov-kaart van de zaak hebt. Het km-bedrag is alleen een grens voor de Belastingdienst.
In Nederland geldt in 2023 de volgende regel voor de kilometervergoeding: als je met eigen vervoer naar je werk reist, kan je werkgever je maximaal 21 cent per kilometer vergoeden zonder dat je hierover belasting betaalt. Voor deze maximale kilometervergoeding maakt het niet uit welk vervoermiddel je gebruikt.
Zet de reiskosten apart op de factuur
Vaak willen opdrachtgevers de reiskostenvergoeding apart op de factuur zien staan. Maak daarom een schatting van de kosten voor de reis en zet deze op de factuur als reiskosten of onkosten. Zo ziet de opdrachtgever meteen wat het uurloon is en wat de reiskosten zijn.
Vaste thuiswerk- en reiskostenvergoeding berekenen: zo werkt het. Voor woon-werkverkeer mag je als werkgever sinds 1 januari 2023 €0,21 per kilometer onbelast vergoeden. Voorheen was dit €0,19 per kilometer.
Werkgevers hoeven de reiskostenvergoeding niet te verhogen. Als een werkgever een hogere reiskostenvergoeding vergoedt, geldt het deel boven de € 0,21 (vanaf 1 januari 2024 € 0,22) per kilometer als loon. De werkgever moet hierover loonheffingen inhouden.
Er is geen standaardtarief, voor kilometers mag je in principe vragen wat je wilt. Dit tarief spreek je af met je opdrachtgever. Meestal rekenen freelancers tussen de € 0,20 en € 0,30 exclusief btw per kilometer.
Reistijd tussen je huis en je werk valt meestal niet onder arbeidstijd. Dat betekent dat de reistijd naar je werk voor eigen rekening is. In deze gevallen mag je woon- en werkverkeer wel als reistijd rekenen.
Reistijden voor het woon-werkverkeer beschouwt de wet niet als arbeidstijd. Dat betekent dat uw werknemer de tijd die hij of zij nodig heeft om op het werk te komen of van het werk naar huis te komen niet mag beschouwen als werktijd. Hierover bent u als werkgever dan ook geen reistijdvergoeding verschuldigd.
Voor het bepalen van een vaste reiskostenvergoeding (en ook thuiswerkvergoeding) is de 128-dagenregeling aangepast. Vanaf 2022 geldt deze regeling voor vijf reisdagen. Reist iemand minder dagen, dan moet deze regeling naar rato van het aantal reisdagen worden toegepast.
Sinds 1 juli 2022 is het bedrag van de forfaitaire kilometervergoeding terug gebracht naar € 0,4170/km en blijft geldig tot 30 juni 2023.
Een werknemer die voor zijn/haar werk met een eigen vervoermiddel heen en weer reist, heeft over een maximale reisafstand woning – arbeidsplaats van 35 km.
Over het algemeen worden de grenzen gehanteerd die door het UWV worden gehanteerd: 1,5 uur reistijd enkele reis woon-werk met het openbaar vervoer. Maar in het sociaal plan zijn soms andere grenzen aangegeven. Het is daarom verstandig het sociaal plan van uw werkgever daar op na te slaan.
Met woon-werkverkeer bedoelen wij het heen en weer reizen van de woon- of verblijfplaats naar een vaste werkplaats. Heeft uw werknemer een arbeidsovereenkomst waarin geen vast werkadres staat? Dan gelden alle reizen van de woon- of verblijfplaats naar een bedrijfsadres van u als woon-werkverkeer.
Houd er alleen rekening mee dat alleen de eerste € 0,21 per kilometer belastingvrij is (in 2022 was dat € 0,19). Veel zzp'ers rekenen een bedrag tussen de € 0,25 en de € 0,36 per kilometer aan reiskosten naar hun opdrachtgever toe.