Vaststellen van de notulen De notulen worden gemaakt door een notulist. Dit is een persoon die geen actieve rol vervuld gedurende de vergadering maar zich uitsluitend bezighoudt met het maken van dit gespreksverslag. Het vaststellen van de notulen dient om dit gespreksverslag officieel te bekrachtigen.
Secretaris of notulist: de persoon die notities maakt van de vergadering, actiepunten vastlegt en de notulen opstelt. Deelnemer: iedereen die aanwezig is bij de vergadering en die input kan geven, vragen kan stellen en beslissingen kan nemen.
ChatGPT kan je helpen je schrijfstijl te verbeteren en de notulen zakelijker en neutraler te maken. Samenvatting: Met ChatGPT kun je een overzichtelijke samenvatting maken van je notulen, waardoor de belangrijkste punten snel en duidelijk worden weergegeven.
Alle stemgerechtigden kunnen dan aangeven of de notulen kloppen, waarna gestemd wordt over het vaststellen van de notulen. Daarna zullen meestal de voorzitter en notulist van de vergadering waarin de notulen worden vastgesteld, de notulen ondertekenen.
De wet bepaalt dat, naast de leden van het bureau, alleen de aandeelhouders die er om verzoeken, de notulen zullen ondertekenen. 10. Met welke meerderheid moeten de besluiten van een algemene vergadering worden genomen?
Notulen van het bestuursorgaan worden aan het einde van de vergadering ondertekend door de aanwezige bestuurders. Notulen van een aandeelhoudersvergadering en de aanwezigheidslijst worden aan het einde van de vergadering ondertekend door het bureau en bij voorkeur door alle aanwezige aandeelhouders en bestuurders.
6.2 Notulen van een algemene vergadering dienen te worden ondertekend en gedateerd door de voorzitter van de vergadering of, in geval van overlijden of verhindering van de voorzitter, door een bestuurder die daartoe door de raad van bestuur is gemachtigd , binnen dertig dagen na de algemene vergadering.
Vaststellen van de notulen
De notulen worden gemaakt door een notulist. Dit is een persoon die geen actieve rol vervuld gedurende de vergadering maar zich uitsluitend bezighoudt met het maken van dit gespreksverslag. Het vaststellen van de notulen dient om dit gespreksverslag officieel te bekrachtigen.
Notulen van de Algemene Ledenvergadering en besluiten die per brief zijn genomen, moeten binnen 30 dagen na afloop van de vergadering of na het aannemen van het besluit worden opgesteld, ondertekend en bewaard in een boek.
Iedere algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur of, bij diens afwezigheid, door een gedelegeerd bestuurder of, bij diens afwezigheid, door de oudste bestuurder. De voorzitter duidt de secretaris aan, die niet noodzakelijk aandeelhouder of bestuurder dient te zijn.
Gelukkig kun je met ChatGPT de ouderwetse, tijdrovende methode van het handmatig maken van vergadernotities achterwege laten en AI het zware werk laten doen. Zeg vaarwel tegen krabbelen, stressen of het najagen van actiepunten.
Hoe werkt Fireflies.ai? Fireflies.ai werkt op alle grote videoconferentieplatforms zoals Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en Webex. Deze Ai robot voeg je automatisch toe als notulist aan je meetings. Het kan die meetings transcriberen en omzetten in notulen inclusief samenvattingen, actiepunten, conclusies en meer.
Naast de traditionele aantekeningen, kan een notulist ook besluitenlijsten opstellen, die vooral handig zijn bij het snel terugvinden van genomen besluiten. Goede notulen zijn beknopt, helder en vrij van persoonlijke interpretaties, zodat ze tijdens de volgende vergadering als betrouwbare bron kunnen dienen.
Normaal gesproken is een aangewezen persoon – vaak een bekwame administratieve assistent, secretaresse of toegewijde notulist – verantwoordelijk voor het maken van notulen. Voor formele vergaderingen is de notulist idealiter iemand met ervaring in het nauwkeurig en onpartijdig vastleggen van belangrijke details.
In principe kan iedereen die bij de vergadering aanwezig is notuleren, maar over het algemeen is het de taak van de managementassistent. De notulen moeten worden bewaard, zodat ze later geraadpleegd kunnen worden. Dat kan natuurlijk op papier, maar je kunt ook vergadersoftware gebruiken.
Ja, een AVA kan op elke dag worden gehouden, inclusief een zondag, tenzij een nationale feestdag op een zondag valt . Het bedrijf moet de AVA echter houden binnen kantooruren, d.w.z. van 9.00 tot 18.00 uur, zelfs op een zondag.
Juridische implicaties van het niet bijhouden van notulen
De wet vereist dat elk bedrijf notulen maakt van alle procedures tijdens bestuursvergaderingen en deze tien jaar vanaf de datum van de vergadering bewaart. Elke bestuurder zou een overtreding begaan als het bedrijf niet aan deze vereisten voldoet.
Wie mag aanwezig zijn op de algemene vergadering? De deelname met stemrecht aan de algemene vergadering is voorbehouden voor de leden. Dit zijn doorgaans de oprichters en diegenen die als lid zijn aanvaard na de oprichting. Het minimaal aantal leden moet steeds twee bedragen.
Artikel 50 lid 4 MR 2017 bepaalt dat de notulen van de vergadering van eigenaars worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering, dan wel door de persoon die vanwege de afwezigheid van de voorzitter van de vergadering de leiding van de vergadering had, én het bestuur van de VvE.
- Een gewone vergadering (goed voorbereid, begrijpelijke taal, goede werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 1 uur verslag schrijven. - Een pittige vergadering (je bent goed voorbereid, begrijpt niet altijd waar men over spreekt en hebt geen ideale werkomstandigheden): 1 uur vergaderen = 2 uur uitwerken.
De notulen van de vergadering kunnen handmatig of op een elektronisch apparaat zoals een laptop of iPad worden opgenomen. Na de vergadering bekijkt de recorder de notulen en voert waar nodig bewerkingen uit. De notulen van de vergadering worden vervolgens gedeeld met de groepsdeelnemers.
Notulering kan misverstanden, onduidelijkheden of discussie na de vergadering voorkomen. In notulen leg je duidelijk vast wat op de vergadering is besproken. Zo kan achteraf makkelijk worden teruggelezen en bewezen wat is besproken. Het opstellen van notulen behoort tot de taken van de secretaris.
Als er wijzigingen of correcties worden voorgesteld aan de notulen, moet er een motie worden ingediend, gesteund en aangenomen met een stemming . Ze moeten de exacte bewoordingen van hun suggestie geven. Als een lid niet akkoord gaat met de voorgestelde correctie, kan hij of zij een motie indienen om de notulen te wijzigen met een alternatieve correctie.